Office 365 for Business: Diese Vorteile bietet Office aus der Cloud

Zahlreiche Unternehmen stehen derzeit vor der Entscheidung, ob sie Systeme weiterhin lokal betreiben oder besser auf Software-as-a-Service umsteigen sollen. Immerhin verursacht der Eigenbetrieb hohe Personalaufwände, Kosten und teils auch Sicherheitsrisiken. Zudem mangelt es oft an Flexibilität und Skalierbarkeit. Dies betrifft Anwendungen aller Art, so auch die eingesetzte Bürosoftware. Mit der Business-Variante von Office 365 stellt Microsoft an dieser Stelle ein kostensparendes, sicheres, umfangreiches und somit sehr attraktives Lösungspaket zur Verfügung. Neben den gewohnten Office-Programmen wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook beinhaltet es auch einige neuere Anwendungen wie OneNote, Sharepoint und Teams. Mit OneDrive kommt obendrein ein großer Cloudspeicher hinzu.

Im Gegensatz zur klassischen On-Premise-Variante bietet Office 365 for Business einige Vorteile. Diese werden im Folgenden näher beschrieben:

Office 365 Business ist das ideale Werkzeug für flexibles Arbeiten. Alle Mitarbeitende können unabhängig von Ort und Zeit auf die benötigten Daten, Dokumente und Dateien zugreifen. Notwendig sind dazu lediglich eine Internetverbindung und ein beliebiges internetfähiges Endgerät. Kompatibilitätsprobleme zwischen verschiedenen Anwendungen und Endgeräten gehören damit ebenfalls der Vergangenheit an.

Auch in puncto Kollaboration ist Office 365 für Unternehmen äußerst hilfreich. Herzstück ist hier die neue Kommunikationsplattform Microsoft Teams. Sie ermöglicht es Teams, über Chat, Telefonie und Videokonferenz in Kontakt zu bleiben und sich ad hoc untereinander auszutauschen. Zudem lassen sich themenbezogene Kanäle einrichten, denen Dateien und Dokumente zugeordnet werden können. Obendrein lässt sich Teams in weitere Office-Programme wie Word, Planner oder SharePoint integrieren, wodurch ein kollaboratives Arbeiten an Dateien, Plänen oder sonstigen Office-Objekten möglich wird.

Vorteil Nummer 3: personelle und finanzielle Entlastung

Aus IT-Sicht hat Office 365 for Business ebenfalls klare Vorzüge. So werden die Kosten für Hardware und Wartung minimiert. Hinzu kommt eine hervorragende Skalierbarkeit: Der benötigte Leistungsumfang lässt sich jederzeit dem aktuellen Bedarf anpassen. Selbst in dynamischen Geschäftsfeldern ist damit stets eine hohe Flexibilität gegeben.

Zudem steht mit Office 365 jederzeit die aktuelle Version sämtlicher Anwendungen zur Verfügung. Um die Updates kümmert sich Microsoft. Zusätzliche Kosten entstehen dabei (im Gegensatz zu klassischen Lizenzen) nicht. Somit herrschen Kostensicherheit und Planbarkeit.

Vorteil Nummer 4: Steigerung der IT-Sicherheit

Entgegen der landläufigen Meinung gehen Unternehmen mit Office 365 keine Sicherheitsrisiken ein. Im Gegenteil: Die Lösung ist mit klarem Fokus auf Sicherheit, Compliance und Datenschutz ausgelegt. Sie bietet die meisten verfügbaren Compliance-Zertifizierungen in einem einzigen Cloud-Service überhaupt an – darunter beispielsweise ISO, DSGVO, NIST und HIPAA. Auf Wunsch können Unternehmen ihre Daten zudem ausschließlich in Deutschland speichern lassen.

Darüber hinaus verfügt Office 365 Business über fortschrittliche Sicherheitsfeatures wie Multi-Faktor-Authentifizierung, Anti-Virus und Anti-Spam für E-Mails sowie Anti-Virus für Dateien in SharePoint und in Teams. Die Speicherung sämtlicher Dateien erfolgt AES-256-verschlüsselt. Nicht zuletzt verfügt Microsoft über ein umfassendes Backup-Management in der Cloud, welches das Risiko von Datenverlusten auf ein Minimum senkt.

Migration sollte durch Experten begleitet werden

Beim Umstieg auf Office 365 sollten sich Unternehmen von erfahrenen Experten unterstützen lassen. Ein Anbieter dieser Art ist die Ulmer Toowoxx IT GmbH. Sie hat die Office 365-Produkte vollumfänglich selbst im Einsatz und verfügt daher über tiefes praktisches Fachwissen. Der IT-Dienstleister begleitet Unternehmen aller Branchen in jeder Projektphase – von der Planung bis zum endgültigen Live-Betrieb. Oft wählen die Spezialisten dabei ein Vorgehen in mehreren Schritten. Denn je nach Unternehmensgröße kann die Migration zu Office 365 durchaus in Monaten gemessen werden. Daher ist es häufig zielführend, die einzelnen Dienste nacheinander in die Cloud zu überführen, während andere noch für begrenzte Zeit lokal verbleiben.

Im Verbund mit der IQunit IT GmbH bietet Toowoxx außerdem zahlreiche Schulungen rund um das Thema Microsoft 365 Business an. Diese befassen sich unter anderem mit Bereichen wie der DSGVO, Active Directory, Exchange, Information Protection und der sicheren Teams-Einführung.