Registermodernisierung: die digitale Vernetzung öffentlicher Register

Bis Ende 2028 sollen alle öffentlichen Register auf Bund-, Landes- und Kommunalebene elektronisch miteinander vernetzt werden. Hierbei geht es nicht nur um die Digitalisierung der bestehenden Daten, sondern auch um die Verknüpfung und Interoperabilität auf nationaler und europäischer Ebene. Damit diese Register reibungslos miteinander kommunizieren können, müssen neue Standards entwickelt und bestehende Datenstrukturen angepasst werden. Ein kritischer Aspekt ist die Standardisierung der Daten und Prozesse, die in unterschiedlichen Behörden und Verwaltungen genutzt werden.

Ein weiteres Problem liegt in der Vielzahl der betroffenen Register. Laut dem IT-Planungsrat gibt es in Deutschland mehr als 375 Register und registerähnliche Datenstrukturen. Besonders schwierig wird es, wenn man bedenkt, dass viele dieser Register noch auf Papier basieren. Die Digitalisierung dieser Prozesse und die Schaffung einheitlicher Datenformate sind eine langwierige und kostenintensive Aufgabe, die viele Behörden vor Herausforderungen stellen. Dazu kommt, dass die betroffenen Kommunen und Behörden nicht immer ausreichend vorbereitet oder mit den notwendigen Ressourcen ausgestattet sind.

Die Digitalisierung der Register in Deutschland begann mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) von 2017. Das OZG verpflichtete die öffentliche Verwaltung, bis Ende 2022 sämtliche Verwaltungsdienste auch elektronisch anzubieten, was jedoch nicht umsetzbar war. Aufbauend auf diesem Gesetz wurde das Registermodernisierungsgesetz (RegMoG) verabschiedet, das eine Modernisierung der Registerstruktur bis Ende 2028 vorsieht. Dabei wird besonderer Wert auf die Einführung einer Identifikationsnummer (IdNr) gelegt, die als Grundlage für die Vernetzung und eindeutige Zuordnung von Daten dienen soll.

Die Ergänzung der IdNr betrifft nicht nur die zentralen Register auf Bundesebene, sondern auch jene auf Landes- und kommunaler Ebene. Hier müssen viele bestehende Systeme modernisiert werden, um die neuen Anforderungen zu erfüllen. Es ist zu erwarten, dass die Umsetzung dieser Änderungen in vielen Fällen auf erhebliche technische Hürden stößt. Darüber hinaus wirft die Nutzung einer zentralen Identifikationsnummer Datenschutzfragen auf, da die Sammlung und Vernetzung personenbezogener Daten potenziell zu Missbrauch oder unrechtmäßigem Zugriff führen könnten. Ein weiterer relevanter Punkt ist die Anpassung der deutschen Register an das europäische "Once-Only-Technical-System" (OOTS), das im Rahmen der EU-Verordnung zum Single Digital Gateway (SDG) entwickelt wird. Das SDG verpflichtet die Mitgliedstaaten, grenzüberschreitende elektronische Verwaltungsdienste bereitzustellen und den Austausch von Daten zwischen den Mitgliedsstaaten zu erlauben. Das "Once-Only"-Prinzip zielt darauf ab, dass Bürger und Unternehmen ihre Daten nur einmal eingeben müssen und diese dann in den Verwaltungsprozessen automatisch genutzt werden. Dies erfordert jedoch eine enge Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Ebenen der Verwaltung, welche nun durch einen Staatsvertrag geregelt wurde sowie eine eigene, umfangreiche technische Infrastruktur (NOOTS – National Once Only Technical System), welche es in Deutschland noch aufzubauen gilt.

Das Software- und Beratungshaus Prosoz unterstützt Kommunen und Behörden dabei, die Anforderungen des Registermodernisierungsgesetzes zu erfüllen. Prosoz berät bei der schrittweisen Umstellung auf elektronische Register. Dabei liegt der Fokus auf der Identifikation SDG-relevanter OZG Services für die Integration von bestehenden Systemen in eine gemeinsame digitale Infrastruktur, die den Datenaustausch und die Vernetzung zwischen verschiedenen Verwaltungsbereichen ermöglicht.

Im Rahmen der SDG-VO hilft Prosoz dabei, eine detaillierte Übersicht der Online-Verfahren zu entwerfen, die den SDG-Informationsbereichen gemäß Anhang I der SDG-VO zugeordnet sind und vollständig online abgewickelt werden sollen. Dies umfasst auch die Anbindung an das europäische Once-Only-Technical-System (OOTS), das in Art. 14 der SDG-VO behandelt wird. Zudem begleitet Prosoz die Erstellung einer Registerlandkarte, die den aktuellen Status der Register in Bezug auf ihre Digitalisierungsstufen dokumentiert.