Zeitgemäßes Flächenmanagement für optimale Büroplatznutzung

In Unternehmen, Behörden und öffentliche Einrichtungen kann eine gelungene Raumaufteilung nicht nur für eine bessere Ausnutzung der vorhandenen Fläche sorgen, sondern auch für höhere Produktivität, Energieeinsparung und gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit. Damit diese Effekte eintreten, sind mehrere Parameter zu berücksichtigen.

Grundsätzlich beschränkt die Größe der verfügbaren Fläche die Anzahl und Art der Arbeitsplätze. Durch effiziente Aufteilung können ungenutzte Bereiche jedoch vermieden und Platz für Konferenzzimmer, Pausenräume und Rückzugsorte gewonnen werden. Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeitsbereich, gemeinschaftlichen und privaten Zonen fördert Teamgeist und Wohlbefinden des Einzelnen.

Ausschlaggebend für die Gestaltung von Büroflächen ist die Unternehmenskultur. Offene, flexible Arbeitsumgebungen unterstützen kreative, kollaborative Tätigkeiten, die spontane Kommunikation verlangen. Traditionellere Unternehmen bevorzugen möglicherweise getrennte Büros und klar definierte Abteilungen. Konzentriertes Arbeiten erfordert ruhige, abgeschirmte Bereiche. Die Raumgestaltung sollte die Werte und die Arbeitsweise des Unternehmens widerspiegeln.

Rechtliche Vorgaben wie Arbeitsschutzgesetze und Barrierefreiheit spielen ebenfalls in die Raumplanung hinein. Arbeitsplätze müssen gesetzlichen Anforderungen in Hinsicht auf Ergonomie, ausreichende Beleuchtung sowie Belüftung entsprechen und sollten barrierefrei zugänglich sein.

Um die systematische Berücksichtigung all dieser Parameter und die effiziente, bedarfsgerechte Nutzung von Büroflächen hat sich eine eigene Disziplin entwickelt: das Flächenmanagement.

Professionelles Flächenmanagement verbessert die Raumplanung in fünf Hinsichten. Erstens lässt sich die Anzahl der Büros sowie der genutzten Flächen reduzieren, ohne die Mitarbeiterzahl zu verringern. Die frei gewordenen Räumlichkeiten können abgegeben oder vermietet, die Betriebskosten gesenkt werden.

Zweitens können neue Mitarbeiter beschäftigt werden, ohne dass bauliche Erweiterungen oder zusätzliche Mietflächen erforderlich sind. Auch wird neuen Bürokonzepten – etwa flexibler Platzwahl oder hybridem Arbeiten – und dem Wunsch nach dynamischer, agiler Tätigkeit entsprochen.

Drittens erfolgt eine genaue Abstimmung der Räumlichkeiten auf organisatorische Bedürfnisse und innerbetriebliche Prozesse. Dies verschlankt die alltägliche Arbeit, spart Laufwege, fördert den kommunikativen Austausch und führt zu höherer Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit.

Viertens trägt Flächenmanagement zum Klimaschutz bei. Gebäudenutzung verursacht etwa 38 Prozent der weltweiten CO₂-Emissionen. Durch Auslastungsanalysen können Leerstände erkannt und Möglichkeiten zur Energieeinsparung identifiziert werden. Ein Unternehmen demonstriert dadurch sein Engagement für Nachhaltigkeit.

Schließlich erleichtert Flächenmanagement fünftens den reibungslosen Ablauf während Sanierungsmaßnahmen und Umzügen. Eine smarte Belegungsplanung hilft, alle Angestellten während Umbauten angemessen unterzubringen, sodass der Betrieb weitergeht. Bei Ortswechseln koordiniert ein detaillierter Flächen- und Zeitplan den gemeinsamen Umzug von Abteilungen, die eng miteinander arbeiten.

Ein smarte Lösung für professionelles Flächenmanagement wird von der Berliner ReCoTech GmbH vertrieben. Die Gesellschaft entwickelte eine Software, die Büros auf Einsparpotenzial bei Flächen und Kosten analysiert. Dazu werden die bestehenden Flächen auf zeitgemäße Bürokonzepte mit effizienten Strukturen und kurzen Laufwegen abgebildet und automatisch Verbesserungsmöglichkeiten berechnet. Kommerzielle Kunden wie das Hasso-Plattner-Institut und Bombardier profitieren bereits von der Software – aber auch Organisationen wie die Berliner Wasserbetriebe und das Polizeipräsidium München sowie die Städte Gelsenkirchen, Darmstadt und weitere.

Die ReCoTech-Software realisiert Flächenmanagement durch eine Vielzahl sich ergänzender Funktionen. Zunächst erfasst sie mithilfe eines Algorithmus schnell und präzise die aktuelle Raumsituation. Die Analyse des Ist-Zustands zeigt auf, wie effektiv die gegenwärtige Nutzung überhaupt ist, welcher tatsächliche Flächenbedarf besteht und ob Optimierungen vorgenommen werden können.

Ist das der Fall, lässt sich im Anschluss automatisch die optimale Belegung und Platzierung von Arbeitsplätzen errechnen – unter Berücksichtigung der oben aufgezählten unternehmensspezifischen Parameter.

Weitere Funktionen decken den Neubezug von Büroräumlichkeiten ab beziehungsweise den Umzug an einen anderen Standort. In diesen Situationen plant ReCoTech die effiziente Aufteilung von Beginn an, sodass es gar nicht erst zur Verschwendung der "Ressource Raum" kommt.

Ein besonderes Feature ist die Simulation der Flächen-Neueinteilung im Falle von Mitarbeiterzuwachs. Sie ermöglicht die vorausschauende Planung und Anpassung der Büroflächen an zukünftige Anforderungen.

Alle aufgeführten Funktionen werden grafisch aufbereitet und dargestellt, sodass Verständlichkeit und Nachvollziehbarkeit der Daten auch für jeden Laien gegeben sind.