Professionelles Teilnehmermanagement auf Events und Veranstaltungen

Vom ersten Brainstorming für ein geplantes Event bis zur Verabschiedung der zufriedenen Gäste gibt es für Organisator*innen viel zu tun. Vor, während und auch noch nach der Veranstaltung ist eine effektive Kommunikation wichtig, damit alle Teilnehmer*innen immer auf dem aktuellen Stand sind und zum Beispiel über Änderungen im Zeit- und Ablaufplan sofort informiert werden. Eine der Herausforderungen besteht darin, einen reibungslosen Registrierungs- und Anmeldeprozess für die Teilnehmer*innen zu gewährleisten. Durch das toolbasierte Teilnehmermanagement haben die Organisator*innen immer im Blick, wer bereits zu- und wer abgesagt hat und bei welchem Gast noch einmal nachgehakt werden sollte. Das professionelle Teilnehmermanagement bietet eine schlanke Verwaltung von Anmeldeinformationen, Zahlungen und persönlichen Wünschen der eingeladenen Gäste.

Die Software ist speziell dafür entwickelt worden, Organisator*innen bei einer effektiven Planung von Events zu unterstützen. Mithilfe der Teilnehmermanagement-Tools können sie Herausforderungen von der Planung bis zum erfolgreichen Abschluss bewältigen und ein reibungsloses und positives Teilnehmererlebnis gewährleisten. Dabei bleiben die Organisatoren flexibel und können auch auf unvorhergesehene Probleme reagieren, um eine erfolgreiche Veranstaltung zu gewährleisten. Die Nutzung des Tools lohnt sich sowohl für Kleinunternehmer*innen, die sich um die Gäste-Verwaltung und Daten-Erfassung für Events kümmern als auch für mittelständische Unternehmen wie Autohändler, Eventagenturen oder Hersteller, die regelmäßig Haus-Messen veranstalten oder Mitarbeiter-Events organisieren. Selbst Privatpersonen, die größere Events wie Hochzeiten planen, nutzen bereits erfolgreich die guestoo-Software.

Die Software begleitet Veranstalter*innen bereits bei der Event-Vorplanung. Der Gäste-Import gelingt ganz smart per Excel und die Organisator*innen können verschiedene Kennzeichnungen wie eine VIP-Markierung hinterlegen oder Begleitpersonen erlauben. Sie können Einladungen über verschiedene Kommunikationswege wie E-Mail oder SMS versenden oder Links zum Event teilen. Die Veranstalter*innen können individuell festlegen, welche Informationen die Gäste bekommen sollen und welche Informationen sie von ihnen benötigen. Dabei haben sie jederzeit Einblick über alle Anmeldungen und können per Excel-Export Gästelisten herunterladen. Für die Gäste gibt es dabei simple Zu- und Absagefunktionen, sie können auf eine Warteliste gelangen und den Saalplan einsehen. Parallel dazu können bereits Namensschilder in Auftrag gegeben werden.

Der Check-in vor Ort ist simpel und modern: Ein QR-Code wird vom Check-in-Personal eingescannt und die Anwesenheit des Gastes somit im Tool dokumentiert. Dies ist übrigens auch gesplittet möglich, wenn Gast und Begleitperson getrennt anreisen. Auch ein Self-Check-in ist für die Gäste möglich. Während des Events kann über das Teilnehmermanagement eine sogenannte Social Wall eingerichtet werden, auf der die Gäste Bilder und Texte posten, liken oder kommentieren. Außerdem ist es möglich, dass jeder Gast ein kleines Profil von sich erstellt. Damit wird es leichter, auch mit unbekannten Personen schneller ins Gespräch zu kommen.

Selbst nach dem Event können Organisatoren das guestoo-Teilnehmermanagement noch weiter nutzen, um Umfragen zu erstellen, Fotos hochzuladen oder Teilnehmerzertifikate zu verteilen.

Der Einstieg in guestoo ist dank der ausführlichen Dokumentation und der intuitiven Oberfläche ganz einfach und ohne langwierige Demo- und Onboarding-Prozesse möglich. Die Anwender*innen brauchen weder lange Schulungen zu absolvieren noch eine lange Einarbeitungszeit einzuplanen, sondern können direkt loslegen.

Was heute besonders wichtig ist: Alle Daten des Veranstaltungs-Teams sowie der Teilnehmer*innen gehören dem Veranstaltenden und werden im Sinne der DSGVO sicher gespeichert und verarbeitet. Sicherheit und Datenschutz sind gei guestoo ein fester Bestandteil jedes Projektes. Außerdem wird das Teilnehmermanagement jedes Jahr einem sogenannten Pennest unterzogen, bei dem alle Daten auf den Servern in Deutschland liegen. guestoo arbeitet mit einem nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum und gibt auf der eigenen Seite sehr transparent alle Informationen zu den Datenschutzmaßnahmen preis.

Sowohl die Event-Seite als auch die über guestoo versendeten E-Mails können an die eigene Corporate Identity angepasst werden. Dadurch erhalten die teilnehmenden Gäste einen professionellen und einheitlich gestalteten Gesamteindruck. Die Nutzung des Teilnehmermanagements ist für beide Seiten sehr komfortabel und einfach.