Qualifizierte elektronische Signatur per Software einfügen

Handschriftliche Signaturen sind insbesondere bei umfangreicher Korrespondenz zeitaufwendig und strapazieren personelle Ressourcen. Insbesondere wenn die Dokumente im Anschluss auf digitalem Wege versandt werden. Während E-Mails schon lange mit digitalen Signaturen versehen werden, gestaltet sich die Nutzung auf physischen Dokumenten als komplex. Unterschriften auf E-Mails dienen nicht der rechtlichen Anerkennung und lassen sich nicht mit einer echten Unterschrift vergleichen. Werden jedoch qualifizierte Signaturen verwendet, ist es möglich, Dokumente in Papierform mit diesen zu versehen. Damit genießen sie die gleiche rechtliche Anerkennung, wie es bei handschriftlich unterzeichneten Dokumenten der Fall ist. Das versetzt Unternehmen in die Lage, selbst sensible Dokumente digital zu signieren und beispielsweise als Anhang mit einer E-Mail zu versenden.
Mittlerweile existieren Systeme, welche automatisiert in der Lage sind, die Signaturen zu überprüfen. Der Empfänger erhält auf einen Blick die Information, ob Signaturen vorhanden sind und oder ob es sich um qualifiziert signierte Dokumente handelt.

Viele Unternehmen nutzen E-Signaturen sehr umfangreich. Dazu bieten zahlreiche Hersteller spezielle Softwarelösungen an. Der Hinweis der Rechtsgültigkeit einer E-Signatur ist bei vielen Angeboten zu finden. Doch das bedeutet nicht, dass die Software tatsächlich in der Lage ist, qualifizierte elektronische Signaturen anzufertigen. Dieser Hinweis bezieht sich zumeist darauf, dass bei Verträgen ohne Formvorschrift beispielsweise auch ein mündlicher Vertragsabschluss zustande kommen kann. Ob der Abschluss letztendlich beweiskräftig ist, wird damit nicht gesagt. Über die maximale Beweiskräftigkeit verfügen nur qualifizierte elektronische Signaturen. Im Bereich der elektronischen Signatur existieren gleich mehrere Standards:

• Einfach elektronische Signatur
• Fortgeschrittene elektronische Signatur
• Qualifizierte elektronische Signatur

Die einfache elektronische Signatur wird für Dokumente gewählt, welche keiner gesetzlichen Formvorschrift unterliegen und bei denen ein Haftungsrisiko nicht relevant ist. Besteht hingegen ein kalkulierbares Haftungsrisiko, wird gerne die fortgeschrittene Signatur verwendet. Ist das Risiko hoch oder existieren gesetzliche Formvorschriften, kommt nur die qualifizierte elektronische Signatur, kurz QES, in Frage.

Der europäische Markt verfügt für Unternehmen über eine große Auswahl an Produkten verschiedenster Signatur-Anbieter. Doch nur wenige haben sich auf das komplexe Thema der qualifizierten elektronischen Signatur fokussiert. Das zeigt sich bereits an den bekannten Größen wie AdobeSign und DocuSign. DocuSign bietet darüber hinaus neben E-Signaturen eine breite Palette an vertragsbezogenen Diensten an. Viele Unternehmen profitieren von dem umfänglichen Angebot, welches über das Signieren hinausgeht.

Um hingegen in den Genuss von fortgeschrittenen oder qualifizierten Signaturen zu kommen, bedarf es mehr. Dann müssen sich Unternehmenskunden zusätzlich für einen Vertrag bei einem Vertrauensdienstanbieter, kurz VDA, entscheiden. Dieser wird angebunden und separat vergütet. Das ist für Unternehmen mit einem erhöhten Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Dieser Prozess ist erforderlich, da jeder E-Signatur mit dem Standard ein digitales qualifiziertes Zertifikat hinzugefügt werden muss. Dieses lässt sich mit einem elektronischen Ausweis vergleichen und lässt sich einer einzelner Person zuordnen. Die Identität des Unterzeichners wird damit sichergestellt. Deshalb ist im Vorfeld eine Identifizierung erforderlich. Im Anschluss werden die Zertifikate von Vertrauensdienstanbietern, die von einer Aufsichtsstelle überprüft werden, ausgestellt.

Für unkomplizierte Lösungen bieten Anbieter wie Skribble eine QES-Software an, bei welcher der VDA und die erforderliche Identifikation integriert sind. Die Anbindung erfolgt standardmäßig und steht direkt nach der Kontoerstellung zur Verfügung. Mitarbeitende sowie Externe können das System nutzen und ihre Dokumente signieren. Die Lösung lässt sich nahtlos in die Nutzerführung integrieren und erspart viel Zeit und Aufwand. Auf zusätzliche Verträge mit Drittanbietern kann verzichtet werden.

Durch die Integration hat die Skribble AG eine Lösung geschaffen, welche Unternehmen einfach und sicher in ihr bestehendes System integrieren können. Damit lassen sich gleich mehrere Rechtsräume abdecken. Denn innerhalb der Europäischen Union gelten andere Definitionen als beispielsweise in der Schweiz. Mit nur einem Anbieter ist es somit möglich, nicht nur national, sondern auch international zu signieren. Rechtliche Schwierigkeiten lassen sich dadurch im Vorhinein umgehen.

Die qualifizierte elektronische Signatur steht für maximalen Datenschutz. Selbst sensible Dokumente, bei welchen hohe Anforderungen hinsichtlich des Datenschutzes und der Sicherheit zu erfüllen sind, lassen sich damit signieren. Zugleich werden die Anforderungen nach ISO 27001 an EU-kompatibles Bank-Level-Hosting und DSGVO-Compliance erfüllt.