Für Unternehmen lohnt sich ein Invest in den Digital Workplace. Aber wie?

Die meisten Unternehmen sind heute mit verschiedensten Hard- und Softwarelösungen ausgestattet. Doch diese sind meist weder genug durchdacht noch an die Arbeitsabläufe angepasst. Dadurch sind die Mitarbeitenden in der Nutzung immer wieder auf sich allein gestellt oder müssen sich im Homeoffice mit Übergangslösungen behelfen, um ihre Aufgaben tatsächlich erledigen zu können.

Dies ist selbstverständlich ein No-Go. Aber es passiert trotzdem, wenn der Reifegrad des Digital Workplace noch in den Kinderschuhen steckt.

Das Problem ist, dass häufig eine übergeordnete Workplace-Strategie fehlt: In der Praxis ist man eher historisch hineingewachsen. Mitarbeitenden wurden Laptops sowie diverse Office-Anwendungen zur Verfügung gestellt. Doch ob die Anschaffung von einzelnen Anwendungen gut geplant vor dem Hintergrund eines Zielbildes erfolgte, bleibt zu hinterfragen.

Nach der Einführung erweisen sich Tools oft als nicht genug an die Geschäftsprozesse und den Arbeitsalltag angepasst. Bei wiederholten Anwendungsproblemen greifen Mitarbeitende schnell wieder auf veraltete Arbeitsweisen zurück und das Faxgerät wird wieder angesteckt.

Das Thema "Flexibles Arbeiten" wird so zum Drahtseilakt. Und mit jedem neuen Kompromiss wird die Erwartungshaltung etwas weiter enttäuscht. Was bleibt, ist oftmals Frustration.

Die Kernfrage lautet: Warum schrecken Unternehmen davor zurück, den Digital Workplace zur Chefsache zu erklären? Schließlich ist der digitale Wandel längst nicht mehr aufzuhalten und zwingende Notwendigkeit geworden, um im Wettbewerb zu bestehen. Verhindert die Angst vor explodierenden Kosten den Digital Workplace als Hebel für den Geschäftserfolg?

Wie wird der Digital Workplace sein Geld wert?

Die Effizienz des digitalen Arbeitsplatzes steht und fällt mit dessen Reifegrad. Der Reifegrad beschreibt, wie weit ein Unternehmen bezüglich der Themen Kollaboration, Flexibilität und Digitalisierung anhand des Digital Workplace ist. Die Erfahrung hat gezeigt, dass Ressourcen verschwendet werden, wenn die Umsetzung unzureichend erfolgt.

Um den Reifegrad zu steigern, gilt es im Digital Workplace folgende Faktoren zu beachten:

• Kosten: Welche Lizenzen und Provider sind am besten geeignet?

• Mitarbeitende: Wie behält man den Überblick im Tool-Dschungel und beugt Richtlinienverstößen bei der Verwendung der Tools vor?

• IT: Welche Kapazitäten müssen für die Administration und den laufenden Betrieb bereitgestellt werden?

Um den Reifegrad für den unternehmenseigenen Workplace zu bestimmen, bieten die Beratungsexperten von HiSolutions eine Umfrage und eine detaillierte Checkliste an.

Je nach Reifegrad ergeben sich verschiedene Handlungsoptionen

1. Den Geschäftserfolg unterstützen

Um das Tagesgeschäft zu verbessern, ist es wichtig, die zur Verfügung stehenden Funktionen an die Geschäftsprozesse anzupassen. Nur so kann der Digital Workplace zum Digitalisierungstreiber im eigenen Unternehmen werden.

Um diese optimale Unterstützung der Geschäftsprozesse zu erreichen, empfiehlt es sich, eine aufeinander abgestimmte Tool-Landschaft zu entwickeln und Datenflüsse zu bündeln. Im Zuge dessen müssen selbstverständlich die Rahmenbedingungen, darunter Datenschutz und Informationssicherheit, beachtet werden. Im Anschluss können dann wesentliche Prozessschritte – allen voran Routineaufgaben – automatisiert werden.

Des Weiteren dürfen Unternehmen nicht das "Big Picture" aus den Augen verlieren. Es gilt, weitere Geschäftsprozesse effizienter mit den richtigen Tools zu kombinieren. Dadurch wird zur Verbesserung der Arbeitsabläufe beigetragen. Aktuelle, bereits eingeführte Tools und Arbeitsabläufe müssen analysiert und evaluiert werden. Daraus muss die Entscheidung abgeleitet werden, weiter zu investieren – oder den Workplace unverändert zu belassen.

Die Befähigung von Anwendenden, etwa durch Tool-Schulungen, können ebenfalls hilfreich sein, um neue Funktionen und Möglichkeiten unter Mitarbeitenden bekannt zu machen. Gleiches gilt für Kollaborationsschulungen, mit denen die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team gefördert werden. Im Übrigen ist der Ausbau eines zentralen Wissensmanagements eine Möglichkeit, um das Know-how im Unternehmen für jeden besser zugänglich zu machen.

2. Die Flexibilität erhöhen

Welche Wünsche haben die Mitarbeitenden im Hinblick auf das Thema "flexibles Arbeiten"? Nachfragen hilft.

Wichtig: Um den reibungslosen Ablauf im Digital Workplace zu gewährleisten, sollte der IT-Support kompetent und breit aufgestellt sein. Bei der Umsetzung darf zudem das Thema "Security" nicht vernachlässigt werden. Hinzu kommen gesetzliche Vorgaben. Die Förderung jeglicher Bereiche bedingt eine Kosteninvestition, die je nach Organisationgröße nicht unterschätzt werden darf.

Auch für Krisenfälle wie zum Beispiel Cyberattacken sollte man gewappnet sein:

Zur Früherkennung von Risiken und für eine schnellstmögliche Wiederaufnahme des regulären Betriebs nach einer Unterbrechung ist ein krisensicheres Business Continuity Management sinnvoll.

Das Hauptaugenmerk sollte auf einer Optimierung der Funktionen liegen. Zuerst kommen die Anforderungen der Mitarbeitenden, aus welchen sich die benötigten Funktionen ableiten. Dann folgen viele weitere Überlegungen: Welche Tools sind für die Geschäftsprozesse geeignet und welche Kosten tragen diese? Ist vor der Einführung ein Pilotprojekt notwendig? Kann die Security der IT-Abteilung dieses oder jenes Tool verantworten? Diverse Fragen, deren Beantwortung sinnvoll und notwendig ist, die aber nicht sämtlich intern geklärt werden können.

Grundsätzlich sollten folgende Bereiche abgedeckt werden: Zusammenarbeit, Kommunikation, Content und Koordination - oder auf Englisch die 4Cs "Collaboration, Communication, Content, Coordination". Die Experten von HiSolutions empfehlen, diesbezüglich eine Evaluierung durchzuführen.

Durch den Digital Workplace die Digitalisierung voranbringen

Der Digital Workplace hat das Potenzial, die digitale Transformation im eigenen Unternehmen voranzutreiben und die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen. Um dieses Potenzial vollends auszuschöpfen, muss der Reifegrad des Digital Workplace den Anforderungen gerecht werden. Hier wird jedoch häufig nicht adäquat investiert. Eine Fehlentscheidung, denn einem gezielten Investment Bereich im Digital Workplace folgen eine gesteigerte Produktivität, Automatisierung und Mitarbeiterzufriedenheit, die sich in der Summe im Umsatz widerspiegeln.