Arbeitsplatz-Buchungssystem für eine effiziente und sichere Umsetzung von Desk Sharing

Desk Sharing, auch als "Hot Desking" bekannt, ist ein Bürokonzept, bei dem Arbeitsplätze nicht einem bestimmten Mitarbeiter zugewiesen sind, sondern je nach Bedarf von jedem genutzt werden können. Dieses Konzept kommt in Zeiten flexibler Arbeitszeiten und wachsender Beliebtheit von Homeoffice immer häufiger zum Einsatz.

Die Vorteile von Desk Sharing liegen auf der Hand: Ressourceneffizienz und Flexibilität. Unternehmen können auf diese Weise Büroflächen und damit Kosten sparen, da sie weniger physische Schreibtische benötigen. Arbeitnehmer profitieren von einer größeren Flexibilität und Autonomie bei der Wahl ihres Arbeitsplatzes, was zu einer Steigerung der Motivation, Zufriedenheit und Produktivität führt. Aber auch der Teamgeist und die Zusammenarbeit können durch Desk Sharing gefördert werden. Denn die dynamische Arbeitsumgebung ermöglicht es den Mitarbeitern, sich häufiger mit verschiedenen Kollegen zu vernetzen, wodurch eine stärkere Teambindung und bessere Kommunikation entstehen kann.

Trotz aller Vorteile birgt Desk Sharing auch Herausforderungen. So müssen Unternehmen sicherstellen, dass alle Mitarbeiter Zugang zu den Ressourcen haben, die sie für ihre Arbeit benötigen. Ebenso sollten die Richtlinien für den Umgang mit persönlichen Gegenständen am Arbeitsplatz klar definiert sein (Stichwort: Clean Desk Policy). Vor allem gilt es, in robuste und datenschutzkonforme Technologien zu investieren, um die flexible Nutzung der Arbeitsplätze aus organisatorischer Sicht optimal umsetzen zu können. Ein Beispiel für solch eine Lösung ist Flexopus – ein Desk-Booking-System, das von der gleichnamigen Flexopus GmbH aus Stuttgart entwickelt wurde – made and hosted in germany.

Flexopus ist eine benutzerfreundliche App zur Unterstützung von Desk-Sharing-Konzepten in Unternehmen. Die als Web-App, iOS-App und Adroid-App sowie MS-Teams-App verfügbare Anwendung ermöglicht es Mitarbeitern, Arbeitsplätze, Konferenzräume oder Parkplätze innerhalb weniger Schritte auf einem digitalen Lageplan zu finden, zu reservieren und zu buchen. Dank der mobilen Verfügbarkeit der Anwendung können Buchungen auch unterwegs vorgenommen werden.

Ein besonderes Feature von Flexopus ist die optionale Integration von QR-Codes, die das Ein- und Auschecken vereinfachen und eine spontane Buchung ermöglichen. Mitarbeiter können den QR-Code an einem Arbeitsplatz oder Besprechungsraum scannen, um die Verfügbarkeit zu überprüfen und eine sofortige Buchung durchzuführen.

Für eine reibungslose Integration in bestehende Arbeitsabläufe bietet Flexopus außerdem Schnittstellen zu gängigen Unternehmensanwendungen wie Microsoft Teams und Outlook. Diese nahtlose Einbindung ermöglicht es Nutzern, Buchungen in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung vorzunehmen, wobei die Flexopus-Outlook-Erweiterung durch eine grafische Oberfläche und detaillierte Ansichten von Grundrissen die Benutzererfahrung bei Besprechungsraumbuchungen weiter verbessert.

Ein Arbeitsplatz-Buchungssystem verarbeitet große Mengen an Daten von Mitarbeitern. Daher sollte der Datenschutz bei der Auswahl einer Lösung stets ein gewichtiges Kriterium sein. Flexopus bietet Unternehmen in diesem Kontext ein Höchstmaß an Sicherheit.

Das System wurde nicht nur in Deutschland entwickelt, sondern wird auch bewusst hier gehostet. Das heißt: Die Anwendungsdaten werden ausschließlich auf Servern gespeichert, die sich innerhalb der Bundesrepublik Deutschland befinden. Das Rechenzentrum ist zudem ISO 27001 zertifiziert – ein weltweit anerkannter Standard, der strenge Anforderungen an IT-Sicherheitsverfahren und ISMS (Informationssicherheits-Managementsysteme) stellt.

Weiterhin ist Flexopus vollständig DSGVO-konform und bietet zusätzliche Funktionen zum Schutz personenbezogener Daten. Dazu gehört unter anderem die Möglichkeit, die Anonymisierung beziehungsweise Löschung persönlicher Daten nach einem festgelegten Zeitraum zu bestimmen. Während dieser Prozess die Privatsphäre der Mitarbeiter schützt, bleiben dennoch allgemeine Buchungsinformationen (welcher Arbeitsplatz war wann belegt, ohne Infos über den Nutzer) für Auslastungsanalysen erhalten.

Schließlich gibt die Desk-Sharing-App den Nutzern die Möglichkeit, selbst zu entscheiden, ob ihre Buchungen und ihr Name im System für alle Mitarbeiter sichtbar sein sollen oder nicht. Mit diesen Eigenschaften gewährleistet das Arbeitsplatz-Buchungssystem eine individuelle Kontrolle über die persönlichen Daten und trägt zusätzlich zur Sicherheit und Privatsphäre der Nutzer bei.

Durchdachtes Rechte- und Rollenmanagement rundet die Desk Sharing Software ab

Im Hinblick auf die IT-Compliance ist außerdem das umfangreiche Rechte- und Rollenmanagement von Flexopus positiv hervorzuheben. Verfügbar sind folgende Rollen, die jeweils unterschiedliche Berechtigungen enthalten:

• Administrator: uneingeschränkter Zugriff auf das Backend, Verwaltung der Software
• Standort-Manager: Standorte inklusive vorhandener Buchungen managen und analysieren
• Gruppen-Manager: Buchungen für definierte Teams erstellen und verwalten
• Flexopus Benutzer: Rolle für Mitarbeiter zum Buchen von Objekten