Wie anspruchsvolles Vereinsmanagement durch Software verschlankt wird

Dank der Digitalisierung sind die Zeiten überquellender Aktenordner in der Vereinsverwaltung weitgehend vorbei. Von einem schlanken, zentralen Management sind die meisten Abteilungen dennoch weit entfernt. Die Umstellung von Papier auf digitale Datenspeicherung führt oft zu einer neuen Art von Chaos. In der Regel herrscht in Vereinen ein fröhliches Durcheinander unterschiedlicher Programme. Kommunikationsanwendungen wie WhatsApp, Dropbox, Zoom und Facebook stoßen auf Verwaltungstools wie Excel-Listen und ausufernde E-Mail-Verteiler.

Das strukturelle Durcheinander bringt Probleme, die im Laufe der Zeit überhand nehmen. Unterschiedliche, nicht-synchronisierte Programme erzeugen Datensilos, erfordern zeitaufwendige Pflege, Medienbrüche sind unvermeidlich, Verantwortlichkeiten und Rollen sind nicht klar delegiert. Daten werden umständlich an fünf Speicherorten gesucht, Rundmails kommen mit Fehlermeldungen zurück und wo wurde noch mal das Protokoll der letzten Vollversammlung abgelegt? Am Ende steigt der Frust über den hohen Einsatz von Zeit und Nerven, Verantwortung möchte dann niemand mehr tragen.

Hinzu kommt, dass unstrukturiertes, dezentralisiertes Verwalten von Daten eine hohe Transferleistung bedeutet. Die durch den Papierverzicht bewirkte Minimierung von Energie und Umweltbelastung wird wieder zunichte gemacht.

Kleine Vereine mögen sich mit einem Provisorium noch zu helfen wissen. Viele Organisationen erfordern jedoch ein anspruchsvolles Management, etwa wenn Mitgliederzahlen in die Hunderte oder gar Tausende gehen, wenn Beteiligte über ganz Deutschland oder international verteilt sind, wenn diverse Gruppen, Gremien und Sonderfunktionen in der Verwaltung bedacht werden müssen, wenn langjährige Traditionen integriert werden wollen oder wenn neben dem normalen Vereinsalltag aufwendige Veranstaltungen organisiert werden.

Dann ist eine Software zweckmäßig, die alle notwendigen Funktionen in einer einzigen Plattform bündelt. Über sie sollte zum Beispiel die einheitliche Verwaltung der Mitglieder durch Self-Service und intelligente Mitgliederlisten möglich sein. Gruppen müssen sich in offene und geschlossene, vereinsinterne oder verbandsweite einteilen lassen, eine synchronisierte Kommunikation per E-Mail, Forum, Telefon, Videochat und Homepage stattfinden. Daten zu Personen, Adressen, Veranstaltungen kann eine zeitgemäße Software automatisiert exportieren, aktuelle Protokolle verteilen und alte Dateien archivieren.

Mitglieder werden eingeladen, sich nach individuell gewählten Teilnehmerlisten selbst zu organisieren, Vereinsmagazine oder Rundmails eigenständig zu abonnieren, Fotos, Impressionen, Geburtstagsgrüße zu teilen, Fahrgemeinschaften und ähnliches zu gründen. Amtsinhabern, Funktionären, Administratoren und anderen Rollen lassen sich spezifische Zugriffsrechte einräumen.

Vereinsmanagement mittels eine zentralen, multifunktionalen Software verschlankt die Verwaltung nicht nur, es macht sie auch sicherer und wirtschaftlicher.

Anbieter eines solchen Programms ist die SUUS UG aus Leipzig. Im Jahr 2014 gegründet vernetzen von dem Unternehmen entwickelte und betreute Intranets mittlerweile tausende Vereinsmitglieder weltweit. Software-Lösungen entwickelt SUUS dabei stets aus der Nutzer-Perspektive, der Mehrwert für Kunden steht an erster Stelle.

Das Angebot der SUUS-Software richtet sich an Vereine wie an Verbände und enthält immer die Funktion zur Mitgliederverwaltung. Jeder Teilnehmer erhält einen eigenen Zugang und eine Profilseite. Zu den Modulen/Funktionen gehört zum Beispiel ein sogenanntes "Digest": eine individuelle E-Mail-Zusammenfassung für jeden Abonnenten. Ein anderes verwaltet Anmeldungen und Beitragslisten zu Veranstaltungen und so fort.

Alleinstellungsmerkmal von SUUS ist das maßgeschneiderte Eingehen auf Kundenbedürfnisse, das weit über die Leistungen genereller Vereinssoftware hinausgeht. Die Maßanfertigung ist nur minimal kostspieliger, als alhergebrachte Vereinssoftware, macht sich aber bezahlt. Beispielsweise kann mit der Zielgruppe in ihrem jeweiligen Sprachduktus kommuniziert werden, was zur erhöhten Akzeptanz der Software führt. Älteren Vereinsmitglieder etwa wird damit die Scheu vor der Nutzung genommen.

Mit SUUS erhalten Vereine zudem ein skalierbares System: Wächst die Organisation oder der Verwaltungsaufwand, wächst die Plattform mit. Der Software-Entwickler verspricht seinen Kunden, dass sie auch in zwanzig Jahren und darüber hinaus noch eine State-of-the-Art-Lösung betreiben.

Wie oben betont, leistet zentrale, effiziente Datenverwaltung mit SUUS außerdem einen wertvollen Beitrag zum Klimaschutz: ganz einfach dadurch, dass sie Energie sowie eine Menge an Papier einspart.

Als letzte Vorzüge seien Datensicherheit und Datenschutz genannt. Die Einführung der Datenschutzgrundverordnung war ein wichtiger Schritt für den sicheren Umgang mit personenbezogenen Informationen, hat die Vereins- und Verbandsarbeit jedoch vor Herausforderungen gestellt. Organisationen, die keine DSGVO-Konformität gewährleisten, bewegen sich – oft ohne es zu wissen – juristisch auf dünnem Eis. Liegt eine Einwilligung aller Mitglieder zur Datenverarbeitung vor? Gibt es eine Datenschutzerklärung? Wie wird das Recht auf Einsichtnahme sichergestellt? Werden Daten revisionssicher archiviert? Diese und weitere Probleme nimmt die SUUS-Software ab, indem sie alle Informationen DSGVO-konform erhebt und speichert.

Für Datensicherheit hingegen sorgt sie, indem SUUS höchste Standards erfüllt: Sie verfügt über eine verschlüsselte Datenbank, eine garantierte Datenisolation sowie eine verschlüsselte Datenübertragung und läuft über Rechenzentren, die nach ISO 270001 zertifiziert sind.