Shared Desk Software: So klappt Desk Sharing reibungslos

Das "Shared Desk"-Konzept bietet die Möglichkeit, alle vorhandenen Arbeitsplätze flexibel zuzuweisen. Die Mitarbeitenden können täglich entscheiden, an welchem Arbeitsplatz sie arbeiten. Jeder findet einen Platz, denn in der Regel sind bei hybriden Arbeitsmodellen nicht alle Mitarbeitenden gleichzeitig anwesend. Das "Shared Desk"-Konzept kann in zwei Varianten umgesetzt werden. Bei der ersten Variante haben diejenigen, die früher im Büro sind, eine größere Auswahl an freien Plätzen. In größeren Unternehmen empfiehlt sich jedoch die zweite Variante, bei der die Verteilung über eine Shared Desk Software wie Seatti geregelt wird. Hier können die Mitarbeitenden die freien Plätze online einsehen, reservieren und mit dem aktuellen Standort der Kolleginnen und Kollegen abgleichen.

Der Einsatz einer Shared Desk Software bietet zahlreiche Vorteile für Mitarbeitende und Unternehmen. Zum einen erhöht eine solche Lösung die Flexibilität und Sicherheit für die Mitarbeitenden. Durch die Möglichkeit, Arbeitsplätze nach individuellem Bedarf – auch für halbe Arbeitstage – zu buchen, passt sich das System an den jeweiligen Tagesablauf an und unterstützt so die Work-Life-Balance. Darüber hinaus generiert die Software Daten, die das Verhalten der Mitarbeitenden nachvollziehbar machen und es ermöglichen, Bürokonzepte entsprechend anzupassen.

Zum anderen gewinnen Unternehmen durch das transparente Arbeitsplatzmanagement an Planungssicherheit, da sie jederzeit über Informationen zur Belegung von Räumen und Schreibtischen verfügen. Die effizientere Nutzung der Räumlichkeiten birgt zudem ein erhebliches Einsparpotenzial, da nicht jeder Mitarbeitende einen festen Arbeitsplatz benötigt. Auf diese Weise kann das Unternehmen Büroflächen flexibel und für unterschiedliche Zwecke nutzen, was die Anpassung an interne Veränderungen erleichtert.

Darüber hinaus trägt der Einsatz einer Shared Desk Software dazu bei, das Büro als Ort der sozialen und beruflichen Interaktion wieder in den Vordergrund zu rücken. Die kollaborative Nutzung des Arbeitsplatzes fördert den Austausch und das Lernen unter den Mitarbeitenden, stärkt das Teamgefühl und fördert die Kreativität und Innovationskraft des Unternehmens.

Seatti ist eine Shared Desk Software, die über MS-Teams läuft. Durch die Integration in MS-Teams können Mitarbeitende Shared Desks im Büro, Parkplätze oder Besprechungsräume buchen und sich mit Kollegen treffen. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche sind bei der Einführung im Unternehmen keine langwierigen Schulungen notwendig.

Eine Shared Desk Software wie Seatti kann für Unternehmen aller Branchen von Vorteil sein, da sie neben der Verwaltung von Büroarbeitsplätzen auch für die Verwaltung eher untypischer Bereiche wie Laborarbeitsplätze eingesetzt werden kann.