Dienstleister in der Reinigung: Rechnung professionell und schnell erstellen

Die Rechnungsstellung in der Gebäudereinigung ist aus mehreren Gründen oft eine komplexe Angelegenheit, die viel Zeit in Anspruch nimmt: Die Dienstleistungen, die von Reinigungsunternehmen angeboten werden, variieren je nach den individuellen Anforderungen jedes Kunden. Dies kann von der Reinigung verschiedener Arten von Oberflächen bis hin zu speziellen Reinigungsverfahren reichen, die alle detailliert protokolliert und ausgewiesen werden müssen.

Reinigungsunternehmen müssen oft eine Vielzahl von Materialien und Ausrüstungen verwenden, um die verschiedenen Aufgaben zu erfüllen. Die Überwachung und Dokumentation dieser Ressourcen ist ein weiterer Faktor, der die Rechnungsstellung zeitintensiv macht. Unvorhergesehene Ereignisse wie Schäden an Eigentum oder zusätzliche Anforderungen seitens des Kunden können während des Reinigungsprozesses auftreten. Auch das führt zu zusätzlichem Dokumentationsaufwand und zu mehr Kommunikationsbedarf.

Darüber hinaus spielen rechtliche und steuerliche Aspekte eine Rolle: Reinigungsunternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Rechnungen den geltenden Vorschriften entsprechen, um rechtliche Probleme zu vermeiden.

Aufgrund dieser Faktoren ist es nicht verwunderlich, dass die Rechnungsstellung in vielen Reinigungsbetrieben auch viel Zeit in Anspruch nimmt. Dank der modernen Technologie und neuen Softwares, die beispielsweise speziell auf die Reinigungsbranche abgestimmt sind, gibt es jedoch Lösungen, die den ganzen Prozess beschleunigen und zum Teil auch automatisieren können.

Eine solche Software bietet die fortytools GmbH an. Speziell für die Reinigungsbranche entwickelt, bietet fortytools die Möglichkeit, jede der drei gängigen Rechnungsvarianten zu nutzen:

1. Berechnung von Monatspauschalen
2. Abrechnung einer Pauschale für eine bestimmte Reinigungsleistung
3. Stundenbasierte Abrechnung (mit zusätzlicher Anfahrtspauschale optional)

Fortytools vereinfacht jedoch den Rechnungsstellungs-Prozess enorm, sodass jede der drei Rechnungsvarianten in kürzester Zeit und mit wenig Aufwand erstellt ist. Zudem können Dienstleister die Varianten in ihrer Rechnung auch kombinieren. Die Rechnungen werden digital in der Kundenakte abgelegt und können auch zum Steuerberater exportiert werden. An die Kunden selbst können die Rechnungen bequem per Mail gesendet werden – die Unternehmen legen in fortytools für jeden Kunden fest, welchen Versandweg die Rechnung nehmen soll. Wird vom Kunden der Versand per Brief gewünscht, können Unternehmen einfach auf den fortytools-Partner Pixelletter zurückgreifen, der dann den gesamten Versand übernimmt – inklusive Ausdrucken der Rechnung.

Die Rechnungen von fortytools sind dabei keine 08/15-Rechnungen, sondern sind im Design anpassbar. Unternehmen können ihr Corporate Design in der Software anlegen und anschließend alle Rechnungen im individualisierten Branding versenden.

Mit der Software von fortytools können Reinigungsunternehmen alle Arten von Leistungen einfach und schnell hinterlegen und abrechnen: Das geht von regelmäßigen Leistungen über Einsatzpauschalen und minutengenaue Abrechnungen bis hin zu Sonderleistungen. Immer am Monatsende kann ein Rechnungslauf gestartet werden, in welchem dann für alle abzurechnenden Leistungen die Rechnungen erstellt werden. Es ist möglich, dabei je nach Einstellungen die Rechnungen für mehrere Objekte zusammenzuführen oder Aufträge aufzuteilen.

Die regelmäßigen Leistungen lassen sich in fortytools mithilfe von Aufträgen verwalten und abrechnen. Darunter fallen häufig Leistungen wie Unterhaltsreinigung oder Treppenhaus- und Büroreinigung. Diese werden in der Regel über eine monatliche Pauschale abgerechnet, indem der wöchentliche Aufwand mit 4,35 multipliziert wird. Gibt es wiederkehrende Leistungen, die weniger oft erbracht werden, werden diese entsprechend anteilig berechnet. Die Abrechnung von Einsätzen erfolgt dabei entweder pauschal oder minutenbasiert. Nachdem der Einsatz bestätigt wurde (beispielsweise durch die Arbeitszeiterfassung des Mitarbeiters), wählt die Software dann das hinterlegte Modell aus und ermittelt die für den Einsatzort festgelegten Sätze. Ob für jeden Einsatz ein eigener Rechnungsposten erstellt werden soll, lässt sich individuell einstellen. Die Rechnungsstellung selbst erfolgt dann in wenigen Klicks.

Auch Sonderleistungen lassen sich ganz einfach in die Rechnungsstellung übernehmen. Wie das funktioniert? Fortytools übernimmt diese Leistungen einfach aus dem zugehörigen Angebot. In der Rechnung können dann jedoch auch noch Korrekturen vorgenommen werden, falls nötig.

Auch Leistungen, die nur quartalsweise oder sogar nur einmal jährlich durchgeführt werden, beispielsweise der Winterdienst, können entsprechend voreingestellt werden, sodass diese in den betreffenden Monaten automatisch in die Rechnung übernommen werden.

Durch die variablen Einstellungsmöglichkeiten und die Automatisierungen von Prozessen sparen Unternehmen Zeit, indem sie mit fortytools Rechnungen einfach, korrekt und mit wenigen Klicks erstellen. Um den ganzen Vorgang unverbindlich auszuprobieren, bietet fortytools die Möglichkeit, die Software 30 Tage kostenlos zu testen.