Eine Software digitalisiert die Jugendhilfe

Die Verpflichtung zur Einführung der E-Rechnung basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die in Deutschland durch die XRechnung- und ZUGFeRD-Standards umgesetzt wird. Ziel dieser Neuerung ist es, den Rechnungsaustausch zwischen Auftraggebern und ihren Dienstleistern zu vereinfachen, Kosten zu senken und die Transparenz zu erhöhen. Ab 2025 müssen Einrichtungen für Jugendhilfe in der Lage sein, Rechnungen elektronisch zu versenden und zu empfangen. Dies erfordert nicht nur eine Umstellung der internen Prozesse, sondern auch eine Integration neuer Technologien.

Der Standard XRechnung beispielsweise ermöglicht die Erstellung und den Versand von Rechnungen im XML-Format. ZUGFeRD ist eine hybride Lösung aus XML und PDF. Beide Formate sorgen dafür, dass die Rechnungen sowohl maschinell als auch weiterhin manuell lesbar sind. Die Herausforderung besteht nun darin, diese technischen Anforderungen in den bestehenden Arbeitsabläufen der Jugendhilfe zu integrieren, ohne dass es zu zusätzlichen Belastungen für das ohnehin stark ausgelastete Personal kommt. Hier setzen spezialisierte Softwarelösungen an, die nicht nur die technische Umsetzung unterstützen, sondern auch die alltägliche Arbeit in den Einrichtungen erleichtern.

Die Jugendhilfe-Software von Kilanka bietet eine umfangreiche Lösung für alle Bereiche der Kinder- und Jugendhilfe. Von der ambulanten Jugendhilfe bis hin zum großen Trägerverbund aus der stationären Betreuung – Kilanka ist flexibel einsetzbar und passt sich den individuellen Anforderungen der jeweiligen Einrichtung an. Dabei liegt der Fokus stets auf einer einfachen Bedienbarkeit und der Optimierung der alltäglichen Abläufe.

Ein zentrales Merkmal der Kilanka-Software ist die Möglichkeit zur umfassenden Dokumentation. Mitarbeiter können Berichte, Hilfeplangespräche oder Verlaufsdokumentationen direkt in der Software erfassen – und das auch mobil über die Kilanka-App. Diese hilft den Mitarbeitenden, ihre Dokumentation direkt vor Ort zu erstellen, was insbesondere in der ambulanten Jugendhilfe eine enorme Zeitersparnis darstellt. Alle Daten werden in einer zentralen Datenbank gesammelt, die es erlaubt, Informationen aus verschiedenen Einrichtungsteilen zusammenzuführen und für Auswertungen nutzbar zu machen. Ein weiterer großer Vorteil von Kilanka ist die effiziente Personal- und Einsatzplanung. Gerade in der stationären Jugendhilfe, wo Schichtpläne komplex und häufig kurzfristig geändert werden müssen, sorgt die Software für klare Strukturen und Transparenz. Durch die digitale Erfassung von Arbeitszeiten, Urlaubstagen und Überstunden können Mitarbeitende und Verwaltung jederzeit den Überblick behalten. Die integrierte App ermöglicht es außerdem, Dienstpläne und Schichtänderungen auch mobil abzurufen und zu aktualisieren.

Eine der besonderen Funktionen von Kilanka ist die Unterstützung des neuen E-Rechnungsstandards. Durch die Integration des ZUGFeRD-Formats im Profil XRechnung können alle Rechnungen in der gesetzlich geforderten Form erstellt und versendet werden. Die XRechnung wird im XML-Format erzeugt und in eine klassische PDF-Rechnung eingebunden. Dabei wird der Rechnungsversand per E-Mail beibehalten, sodass keine Umstellung in den bisherigen Kommunikationswegen notwendig ist.

Für die Buchhaltung bedeutet dies eine enorme Erleichterung. Kilanka ermöglicht es, automatisierte Rechnungsläufe zu starten, die ohne manuelles Zutun große Mengen an Leistungsabrechnungen generieren. Diese können dann vor dem endgültigen Versand noch einmal manuell überprüft und bearbeitet werden, falls dies notwendig ist. Kilanka unterstützt auch spezielle Abrechnungsarten wie die Spitzabrechnung, die beispielsweise im ambulanten betreuten Wohnen genutzt wird. Hierbei werden bereits gezahlte Abschläge pro Klient erfasst und auf der Rechnung automatisch von der Forderung abgezogen, was die Notwendigkeit manueller Korrekturen deutlich verringert. Die Flexibilität der Software zeigt sich zudem in der Unterstützung zahlreicher Finanzbuchhaltungssysteme. Durch Schnittstellen zu Programmen wie DATEV, Sage oder Simba ist ein einfacher Export der Abrechnungsdaten möglich, was die Integration in bestehende Buchhaltungsprozesse vereinfacht.