Intelligenter arbeiten mit Dienstplan-App

Die momentan auf dem Markt erhältlichen Dienstplan-Apps weisen viele Überschneidungen in Hinblick auf den Funktionsumfang auf. Daher kann es sinnvoll sein, die Suche nach dem idealen Produkt auf bereits vorhandene Geräte auszurichten.

Die meisten Dienstplan-Apps gibt es in Versionen für Android und iOS. Sie stehen im Playstore von Google und dem App-Store von Apple zum Download bereit. Die praktischen Helfer kommen in kostenlosen und kostenpflichtigen Varianten daher. Letztere unterscheiden sich weiterhin in der Art der Preisgestaltung. Üblicherweise wird monatlich abgerechnet, für manche Apps werden aber auch Jahrespakete angeboten.

Der Preis hängt zudem von der Unternehmensgröße ab – oder davon, für wie viele Mitarbeiter die Anwendung genutzt werden soll. Praktischerweise bieten nahezu alle Anbieter kostenlose Testversionen an.

Abrufbar für Planer und Mitarbeiter

Ein intuitives Design der App macht es für Vorgesetzte einfacher, den Überblick über die Zeitpläne der Mitarbeiter zu behalten. Gleichzeitig wird es Mitarbeitern durch eine App mit Kommunikationsfunktion auf dem Handy erleichtert, sich mit Fragen und Status-Updates rückmelden zu können. Sie können sich ihre Schichtpläne auch unterwegs oder zu Hause bequem auf dem Smartphone oder Tablet ansehen.

Dienstpläne dienen als Werkzeug der Personaleinsatzplanung in Unternehmen. Ein Dienstplan soll sicherstellen, dass ein durch den Einsatz von Arbeitskräften verfolgtes Ziel erreicht werden kann. Auf ihm werden Arbeitszeiten und Schichten übersichtlich und an einem Ort gesammelt dargestellt.

Die Dienstplanung kann zum Teil auch zur Einhaltung vorab definierter Qualitätsanforderungen und deren Überprüfung beitragen. Wichtig ist, dass alle relevanten Personen stets Zugriff auf die für sie wichtigen Informationen erhalten.

Mittels App kann die Planung von der analogen in die digitale Welt überführt werden. Dienstplan-Apps können zahlreiche Arbeitsabläufe optimieren und dabei helfen, relevante Informationen besser im Blick zu behalten.

Vorteile und Nachteile einer Dienstplan-App

Der Einsatz einer Dienstplan-App kann Unternehmen folgende Vorteile bieten:

• automatische Erstellung von Dienstplänen

• automatische Datenauswertung

• Arbeitszeiterfassung per digitaler Stempeluhr

• Verbesserung der internen Kommunikation

• bessere Arbeitsmoral der Belegschaft durch Berücksichtigung ihrer Wünsche an die Schichtplanung

• automatisierte Abrechnung

• weniger Leerlaufzeiten

• Möglichkeit zum einfachen Datenaustausch

• vereinfachte Urlaubsbeantragung und -planung direkt in der App

Aber auch die Nachteile dieser Form der Dienstplanung sollten nicht verschwiegen werden:

• Bindung an eine bestimmte Software

• unter Umständen wiederkehrende Kosten

• Mitarbeiter können sich kontrolliert oder gar überwacht fühlen

So können Apps helfen, den Dienstplan zu organisieren

Leichtere Kommunikation

In der Regel besitzt eine Dienstplan-App ein integriertes Nachrichtensystem. So können sich Personalplaner oder der Abteilungsleiter mit den Arbeitnehmern austauschen. Gleichzeitig können auch Arbeitskollegen miteinander in Kontakt treten.

Es gibt einige grundlegende Funktionen, die eine gute Dienstplan-App auf jeden Fall bieten sollte. Eine Auflistung der wichtigsten Funktionen findet sich üblicherweise im App-Store oder auf der Website des Herstellers.

Unerlässliche Features, die mehr Kontrolle über den Arbeitsplan liefern und dessen Anfertigung unterstützen:

Bedarf festlegen

In der Regel kann die Dienstplan-App den Personalbedarf für bestimmte Schichten definieren. Auf diese Weise lässt sich nicht nur festlegen, wie viele Mitarbeiter in jeder Schicht benötigt werden, sondern auch, welche Tätigkeiten ausgeführt werden müssen.

Ebenso kann bei einem Schichtwechsel effektiv verhindert werden, dass Mitarbeiter mit wichtigen Fachkenntnissen an den jeweiligen Tagen ausfallen.

Mitarbeiterintegration

Einige Dienstplanungs-Apps lassen Arbeitnehmern Freiheiten bei der Dienstplangestaltung. So können sie sich aktiv an der Planung beteiligen und damit die eigentlich dafür Verantwortlichen entlasten. Das sorgt für mündige Mitarbeiter und mehr Zufriedenheit mit dem eigenen Dienstplan.

Darüber hinaus können Kollegen untereinander Dienste tauschen, ohne dies explizit mit dem Arbeitgeber besprechen zu müssen. Die Dienstplan-App legt automatisch alle Variablen für den Tausch fest. So lassen sich Überbuchungen und unerwünschte Abwesenheiten verhindern.

Zeiterfassung

Bei der Personalzeiterfassung ist die Erfassung und Speicherung von Arbeitszeitdaten gemeint. Das sind für gewöhnlich Daten wie Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen. Zeiterfassung hat Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Sie hilft Mitarbeitern, sich besser zu fokussieren und Routinen im Arbeitsalltag zu verfeinern.

Für Unternehmen bringt das Betreiben eines Zeiterfassungssystems diverse Möglichkeiten zur Prozess-Optimierung – von der bloßen Erfassung von Überstunden bis hin zur Budgetüberwachung. Programme mit Zeiterfassungsmöglichkeit können ein wertvolles Werkzeug sein, um zahlreiche betriebliche Abläufe zu verbessern.

Abrechnung

Lohnabrechnungen können direkt auf Grundlage der erfassten Mitarbeiter erstellt werden. Zur Berechnung werden einfach die im Tool getrackten Stunden herangezogen. Die Bescheide werden automatisch in der App berechnet und unmittelbar verschickt. Diese Funktionalität bieten allerdings nur einige höherpreisige Dienstplanungs-Apps.

Urlaubsplanung

Idealerweise können Mitarbeiter direkt in der App Urlaubsanträge stellen. Ein derartiges Feature vereinfacht und beschleunigt den Genehmigungsablauf. Es unterstützt beide Seiten bei einer effizienten Urlaubsplanung.

Sinnvollerweise können Mitarbeiter von der Anwendung E-Mails erhalten oder auf anderem Wege über die Bearbeitung ihres Antrags benachrichtigt werden. Für Arbeitnehmer spielt Nachverfolgbarkeit und Integration in eine Kalender-Darstellung eine wichtige Rolle.

Optional kann auch eine Exportfunktion – etwa als Excel-Liste oder im CSV-Format – gewünscht sein.

Datenanalyse

Daten aus verschiedenen App-Bereichen, etwa Mitarbeiterprofile, Abwesenheitsanträge oder Stundenkonten, können abgerufen und bewertet werden. So kann das Programm die Eignung jedes Mitarbeiters für eine bestimmte Schicht beurteilen.

Diese leistungsstarke Datenanalyse nimmt dem Unternehmen viele Stunden der Informationssammlung, des Abgleichs und der Entscheidungsfindung ab.

Fazit: Es ist Zeit für smarte Schichtplanung

Haben Personalabteilung oder Teamleitung regelmäßig Schwierigkeiten, Dienstpläne zu erstellen? Ist die Mitarbeiterschaft schlicht zu groß geworden, um sie auf manuellem Wege in einer vernünftigen Schichtplanung unterzubringen? Dann ist es Zeit für eine bessere, smarte Lösung.

Moderne Anwendungen bieten von Haus aus eine exzellente Übersicht über alle Bereiche der Dienstplanung. Automatische Auswertungsverfahren und die Integration der Mitarbeiter bringen zusätzliche Dynamik in die Planung. Schluss mit einzelnen Tabellen und Zettelwirtschaft – der smarte Schichtplan wird mit einer App erstellt.