Desk Sharing Software mit nahtloser Microsoft-Teams-Integration einführen

Prinzipiell lässt sich hybrides Arbeiten mithilfe von Desk Sharing in jedem Betrieb und in jeder Branche einführen. Um allerdings HR-Manager, Facility-Manager und andere Unternehmensverantwortliche nicht mit erhöhtem Verwaltungsaufwand zu überfordern, ist die Einführung einer geeigneten Desk Sharing Software sinnvoll. Eine solche stellt sicher, dass Schreibtische und andere Ressourcen im Büro buchbar werden und gibt einen Einblick darüber, wo die Kollegen gerade arbeiten – ob im Büro oder beim Mobile Work.

Per mobiler App oder am Desktop können die Mitarbeiter über eine intuitive Benutzeroberfläche Schreibtische und Co. buchen, Meetings organisieren oder Kollegen treffen. Zudem verfügen manche Software-Lösungen über Analyse-Funktionen, mit denen Unternehmensverantwortliche beispielsweise die Auslastung der Büroflächen nachvollziehen und geeignete Entscheidungen zur Optimierung treffen können. Die Einführung und langfristige Nutzung einer unternehmensweiten Desk Sharing Software bietet gleich mehrere Vorteile:

• Kosteneinsparung: Da weniger Büroflächen benötigt werden, können Mietkosten, Reinigungskosten sowie Strom- und Heizkosten eingespart werden.

• Reduzierung des CO₂-Fußabdrucks: Förderung der Nachhaltigkeit und Reduktion von Emissionen und Energieverbrauch im Büro und bei der Kommunikation.

• Sicherheit für Mitarbeiter: Die selbstständige Buchung stellt für Mitarbeiter sicher, dass ein Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

• Förderung von Flexibilität: Verbesserte Work-Life-Balance – auch als relevantes Argument im anhaltenden War for Talents.

• Sozialer Austausch und Produktivität: Verloren geglaubte soziale Interaktion beim hybriden Arbeiten wird durch eine Desk Sharing Software gefördert. Kollegen können etwa bewusst am gleichen Tag einen Arbeitsplatz im Büro buchen oder sich auch außerhalb des Büros verabreden.

Nichtsdestotrotz: Eine Desk Sharing Software gibt Unternehmen zwar einen allgemeinen technischen Rahmen, um soziale Interaktion zu fördern und die Verwaltung des Büros zu optimieren. Die Herausforderungen hybrider Arbeit lassen sich für Unternehmensverantwortliche allerdings nur bewältigen, wenn die Einführung einer solchen Software entsprechend geplant und begleitet wird.

Um hybrides Arbeiten und Desk Sharing schnell und strukturiert einzuführen, gilt es, den Prozess mit allen Mitarbeitern des Unternehmens zu planen und fortlaufend zu begleiten. Wenn die Mitarbeiter die Veränderung mittragen, leidet auch die Unternehmenskultur nicht unter der Transformation.

Zu Beginn sollten Visionen, Ziele und Strategien in Absprache mit den Mitarbeitern festgelegt werden. Bestimmte Optionen einfach auszutesten und in regelmäßigen Feedback-Runden zu besprechen, hilft, das Verhalten und die Bedürfnisse der Belegschaft zu verstehen und zu verbessern.

Nicht zuletzt benötigt hybrides Arbeiten die passende technische Ausstattung. Neben Laptops, Tablets oder anderen Geräten gehört dazu auch eine zentrale Cloud-Lösung, damit jeder Mitarbeiter von jedem Ort aus Zugriff auf relevante Dateien hat.

Optimal wäre es, wenn die Desk Sharing Software nahtlos in bereits genutzte Kommunikationslösungen im Unternehmen integrierbar ist. Mit ihrer Arbeitsplatz-Buchungssoftware für Unternehmen, die direkt über Microsoft Teams funktioniert, hat die Seatti GmbH genau solch eine Lösung geschaffen.

Seatti ist die führende Arbeitsplatz-Buchungssoftware für Unternehmen, die hybrid arbeiten und Microsoft Teams nutzen. Mit nur wenigen Klicks können Mitarbeiter in der Microsoft-Teams-App ohne zusätzliche Schulung Schreibtische, Meetingräume und Parkplätze buchen. Unternehmen erhalten dank umfangreicher und datenschutzkonformer Buchungsdaten-Analysen darüber hinaus ein detailliertes Bild über die Nutzung des Büros.

Die nahtlose Integration in das Microsoft-365-Ökosystem gewährleistet eine einfache Einführung im Unternehmen. Dabei sorgen einfache Azure-AD-, Exchange- und Outlook-Integrationen sowie die anpassbare, mehrstufige Administration für eine lokale Verwaltung. Gleichzeitig besteht die Möglichkeit der Ausweitung auf globale Tenants.

Zusammen mit den Datenschutzbeauftragten und Betriebsräten großer DAX-Konzerne entwickelt, deckt Seatti als vollständig integrierte Lösung sämtliche organisatorischen und kollaborativen Bedürfnisse rund um das hybride Arbeiten ab:

• Arbeitsplatzbuchung: Zwischen verschiedenen Bereichen und Büros wählen, direkt verfügbare Tische und Ausstattung sehen, einfach für einen ausgewählten Zeitraum den FlexDesk buchen

• Remote Arbeitsort-Planung: Teilen, wann und wo man mobil arbeitet, um beispielsweise Kollegen in der Nähe zu treffen

• Meetingraum- und Parkplatz-Reservierung: Lieblingsparkplatz buchen oder Meetingraum reservieren

• Standortübersicht: Übersicht, wer wann wo arbeitet – ob Office oder Mobile Work

• Datenanalyse: Anonymisierte Auslastungsdaten verschiedener Büros, Bereiche und Tische für ausgewählte Zeiträume – auch für mobile Arbeitsorte

• Administration: Bürokapazitäten, Buchungsberechtigungen, Namensgebungen und vieles mehr mit wenigen Klicks selbstständig verwalten

Die Benefits der Desk Sharing Software Seatti für die einzelnen Abteilungen

Gleich mehrere Abteilungen im Unternehmen können sich angesichts zahlreicher Benefits über die Einführung der Arbeitsplatz-Buchungssoftware Seatti freuen:

IT-Services

... können eine intuitive Software für hybrides Arbeiten ohne größeren Mehraufwand bei der Integration in die Systemlandschaft oder Schulung der Mitarbeiter einführen. Dank der nahtlosen Integration in Microsoft Teams und Azure AD können dabei bestehende Nutzerrechte und Gruppen ins neue System einfach übernommen werden. Alternativ kann Seatti auch vollumfänglich als Web-App im Browser betrieben werden. Umfassender Datenschutz ist gewährleistet.

HR-Abteilung

... kann die Attraktivität als Arbeitgeber und die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern sowie den Austausch im Team aktiv fördern. Als technologische Lösung setzt Seatti die Unternehmenskultur hybrid fort und schafft Abhilfe bezüglich vermeintlich mangelnder sozialer Interaktion und Organisation von Events im hybriden Arbeitsmodell.

Workplace Management sowie Facility- und Real-Estate-Management

... kann Büroflächen an das "New Normal" anpassen und optimieren sowie Mitarbeitern die Möglichkeit geben, sowohl fokussiert allein zu arbeiten als auch Flächen für Zusammenarbeit und informellen Austausch zu nutzen. Zudem müssen im Zuge der Energiekrise und Nachhaltigkeit bestehende Flächen besser genutzt werden. Die integrierte Datenanalyse von Seatti ermöglicht, datengetriebene Entscheidungen bezüglich der Büronutzung zu treffen. Einige Kunden von Seatti konnten bis zu 50 Prozent Kosten durch die teilweise Schließung ganzer Bürostockwerke einsparen.

DSGVO-Beauftragte und Betriebsräte

... haben die Gewissheit, dass der Datenschutz und die Datensicherheit in Seatti vollumfänglich gegeben sind. Mit pseudonymisierten Nutzerdaten und anonymisierten Buchungsdaten kann Seatti nicht als Kontrolltool missbraucht werden. Die Software wurde zusammen mit Datenschutzbeauftragen und Betriebsräten entwickelt – sämtliche Daten liegen auf deutschen Servern.

Mitarbeiter

... müssen keine weitere Mitarbeiter-App installieren, sondern können einfach Microsoft Teams nutzen, um intuitiv Arbeitsplätze, Meetingräume oder Parkplätze zu buchen oder sich mit Kollegen zu verabreden. Jede Funktion in Seatti wurde designt, um die Nutzung maximal einfach, unkompliziert und schnell zu machen. Flexibleres Arbeiten mit verbesserter Work-Life-Balance wird mit Seatti möglich.

Als Remote-first-Start-up mit Hubs in Berlin und München wurde die Seatti GmbH 2019 ins Leben gerufen. Christopher Bieri, einer der Gründer, arbeitete zuvor bei Tesla in Amsterdam und war dort mit Schwierigkeiten konfrontiert, Shared Desks zu finden und Kollegen zu treffen. Die daraus entstandene Mission lautet, möglichst vielen Menschen zu ermöglichen, Arbeitszeit und -ort nach ihren eigenen Vorlieben zu gestalten. Das Ziel der Seatti GmbH ist, flexible und hybride Arbeitssituationen zu schaffen, von denen sowohl Mitarbeiter als auch Unternehmen profitieren. Zu diesem Zweck wurde die Desk Sharing Software Seatti entwickelt. Mit dieser lassen sich zum Einen Büroflächen effizienter nutzen. Zum anderen fördert die Software den sozialen Austausch und die Kollaboration in hybrid arbeitenden Teams.

Heute besteht das Team der Seatti GmbH aus 30 Personen und repräsentiert mehr als 13 Nationen. Die Arbeitsplatz-Buchungssoftware Seatti wird bereits in 19 Ländern auf fünf Kontinenten genutzt. Bisherige Kunden zeigen sich begeistert. So resümiert etwa Dr. Ralph Müller, Vorstand der Deutschen Industriebank IKB:

"Mit dem Desk-Booking-Tool von Seatti konnte die IKB in kürzester Zeit auf Desk Sharing umstellen. Wir konnten damit unsere Büroflächen um ein Drittel reduzieren. Unsere Mitarbeitenden haben auch dank des intuitiven und hilfreichen Tools diese Umstellung sehr gut aufgenommen."