Das beA revolutioniert die Kommunikation zwischen Anwälten und Gerichten

Um einen sicheren und rechtswirksamen Austausch elektronischer Dokumente zwischen Bürgern, Behörden und Gerichten zu ermöglichen, wurden Gesetze wie das Zustellungsreformgesetz und das Formvorschriftenanpassungsgesetz geschaffen. Diese erweitern die zulässigen Schriftformen um die elektronische Form. So ist es seit dem Justizkommunikationsgesetz möglich, Gerichtsakten elektronisch zu führen. Zur Wahrung der Schriftform ist sogar die Übermittlung elektronischer Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) zulässig.

Aufgrund der Änderung der Bundesrechtsanwaltsordnung ist die Bundesrechtsanwaltskammer verpflichtet, für jeden zugelassenen Rechtsanwalt ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA) einzurichten. Die Rechtsanwaltsverzeichnis- und -postfachverordnung regelt die Einzelheiten des beA. Seit dem 1. Januar 2018 kann bei Verwendung eines sicheren Übermittlungsweges und bei Einreichung durch die Rechtsanwältin oder den Rechtsanwalt selbst auf die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur verzichtet werden. Das Gesetz zur Neuordnung des Rechts der Syndikusanwältinnen und Syndikusanwälte sieht vor, dass diese ab dem 1. Oktober 2016 ein beA und Doppelzulassungsanwälte zwei getrennte beA erhalten können.

Ab dem 1. Januar 2022 ist das beA für die meisten Rechtsanwält:innen verpflichtend. Für Anwält:innen, die Haufe Advolux nutzen, ist das kein Problem, denn die Kanzleisoftware hat die beA-Funktionalitäten in das Posteingangs- und Postausgangsmanagement integriert.

Bei Haufe Advolux wurde die beA-Funktion in die Kanzleisoftware integriert, was viele Vorteile mit sich bringt. Vor allem im Hinblick auf den Komfort und die Integration in die bestehenden Kanzleiabläufe. Das beA wird wie jedes andere Postfach (Briefpost, E-Mail) behandelt und entsprechend von den Rechtsanwält:innen und Fachangestellten verwaltet. Durch die vollständige Integration des beA können elektronische Signaturen hinterlegt werden. Über eine Rechteverwaltung kann geregelt werden, wer welche beA-Nachricht versenden oder freigeben darf.

Seit Anfang September 2022 können Advolux-Kunden, die eine neue beA-Karte von der BNotK erhalten haben, die neue Fernsignatur nutzen.

Die Vorteile der beA-Vollintegration in Haufe Advolux auf einen Blick

Die Verwaltung der Zugriffsrechte auf die Postfächer der Anwält:innen der Kanzlei erfolgt ausschließlich über Haufe Advolux. Es werden keine zusätzlichen beA-Karten für die Mitarbeiter:innen benötigt und die Zugriffsrechte können komfortabel an einer Stelle in der Software eingestellt werden. Der Versand von Nachrichten kann vom Signaturprozess getrennt werden und die Einhaltung der Schriftform für materiell-rechtliche Erklärungen gemäß §§ 126 Abs. 3, 126a BGB wird durch die digitale Signatur gewährleistet. Darüber hinaus verfügt Haufe Advolux über einen integrierten Posteingang und Postausgang für verschiedene Kommunikationsmedien. Arbeitsplätze, an denen elektronisch signiert wird, benötigen zwar einen Kartenleser, aber die ständige Eingabe der PIN entfällt. Dies führt insgesamt dazu, dass die Arbeit mit der Anwaltssoftware deutlich komfortabler ist als mit dem beA-Web-Client.

Haufe Advolux ist eine Kanzleisoftware, die von der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG entwickelt wurde. Es handelt sich um eine Komplettlösung zur Verwaltung der Arbeitsabläufe in Anwaltskanzleien, einschließlich Zeiterfassung, Dokumentenverwaltung, Mandantenverwaltung, Rechnungsstellung und Buchhaltung. Die Software ist über eine einzige Benutzeroberfläche zugänglich und intuitiv bedienbar. Sie kann auf Windows-, Mac- und Linux-Computern verwendet werden. Haufe Advolux bietet seinen Nutzer:innen einen umfassenden Support und alle Updates innerhalb eines Jahres sind in der Jahresmiete enthalten. Die Anzahl der benötigten Lizenzen hängt von der Anzahl der Benutzer:innen ab, die die Software gleichzeitig verwenden, und nicht von der Gesamtzahl der Mitarbeiter:innen in der Kanzlei. Für die Nutzung der Software ist keine spezielle Schulung erforderlich, da die Benutzeroberfläche selbsterklärend ist. Haufe Advolux kann auch in einem Rechenzentrum gehostet werden, und die Benutzer:innen können über das Internet auf ihre Daten zugreifen.