bAV-Verwaltung: Alt- und Neuverträge einfach, sicher und effizient digital verwalten

Die grundlegende Schwierigkeit bei der bAV-Verwaltung liegt in den diversen parallel laufenden Versorgungsordnungen, die die Durchführung der bAV im Unternehmen regeln. Eine besondere Schwierigkeit ergibt sich aus der Tatsache, dass bei Veränderungen an der bAV neue Versorgungsordnungen geschlossen werden, während bestehende Mitarbeitende in der alten Ordnung verbleiben. Somit entstehen zahlreiche geschlossene Versorgungsordnungen, die aktive, ausgeschiedene oder verrentete Mitarbeitende verwalten müssen. Darüber hinaus umfassen die unterschiedlichen Versorgungsordnungen auch unterschiedliche Regelungen bezüglich der Anspruchsberechtigten, der zugesagten Beiträge und weiterer Details.

HR-Verantwortliche stehen daher vor der Herausforderung, den Überblick über diese Vielzahl von Regelungen zu behalten. Besonders schwierig wird das, weil Altverträge häufig nicht digital vorliegen – im besten Fall existieren Scans, im schlimmsten Fall sind die Verträge ausgedruckt im Archiv abgelegt oder gar verschollen.

In Unternehmen mit langer Tradition stapeln sich somit Altverträge, deren Inhalte nicht immer bekannt sind. Um all die Verträge manuell zu verwalten oder sogar zu digitalisieren, bräuchte es immense Ressourcen im Personal. Diese fehlen jedoch oft – oder die Mitarbeitenden verfügen nicht über das notwendige Fachwissen, um die komplexen Regelungen der bAV effizient zu managen.

Verschärft wird das Problem noch dadurch, dass die geringen personellen Ressourcen auch für andere Herausforderungen genutzt werden müssen – beispielsweise die Sicherstellung ausreichender Fachkräfte im Unternehmen. Die Beschäftigung mit der bAV wird somit zu einer zeitaufwendigen und arbeitsintensiven Aufgabe, für die es oft weder die Kapazitäten noch die notwendige Übersicht gibt.

Um bei diesem Thema Abhilfe zu schaffen und es Unternehmen zu ermöglichen, einfach und effizient die betriebliche Altersvorsorge zu managen, hat die Penzilla GmbH ein spezielles Tool entwickelt. Dieses Tool digitalisiert alle bAV-Verträge und zieht sich dank Schnittstelle alle nötigen Mitarbeiterinformationen eigenständig aus dem System. In nur drei Minuten lässt sich Penzilla in das jeweilige HR-System integrieren und hält die Mitarbeiterdaten immer aktuell. Darüber hinaus dokumentiert es lückenlos alle Vorgänge und Verträge von bAV-Vertrag bis hin zur jährlichen Standmitteilung, sodass sowohl Arbeitgebende als auch Arbeitnehmende jederzeit unkompliziert auf die Dokumente zugreifen können. Garantiert bleiben dabei alle Compliance-Vorschriften gewahrt.

Im Penzilla Cockpit können die HR-Verantwortlichen alle Versorgungsordnungen und Durchführungswege im Blick behalten, ebenso wie die Zahl der Versicherten und die Höhe der Verbindlichkeiten. Im Employer-Dashboard gibt es Informationen darüber, welche Mitarbeitenden bereits eine bAV haben und welche nicht. Automatische Erinnerungen stellen sicher, dass alle Mitarbeitenden Informationen zur bAV erhalten. Mit nur einem Klick können die Verantwortlichen zudem für jeden einzelnen Mitarbeitenden sehen, welche Verträge und Zusagen beispielsweise in Bezug auf garantierte Rentenleistungen und enthaltene Zusatzleistungen gemacht wurden.

Ein weiteres Plus: Über Penzilla können auch die Mitarbeitenden selbst Änderungen an ihren Verträgen vornehmen, diese verwalten oder einen Beratungstermin buchen. Ob es um eine Beitragsfreistellung oder -anpassung, eine Entgeltumwandlungsvereinbarung oder schlicht um den Überblick über das angesparte Guthaben geht – die Mitarbeitenden können auf alles selbst zugreifen. Für die HR-Verantwortlichen bedeutet dies eine immense Arbeitserleichterung, da sie fast keinen Aufwand mehr mit der bAV-Verwaltung für ihre Mitarbeitenden haben. Sie haben aber dank Penzilla stets die volle Kontrolle und eine Komplettübersicht über alle eingegangenen Verpflichtungen.

Unternehmen, die mit Penzilla arbeiten, profitieren von bis zu 40 Prozent Kosteneinsparungen durch effizientere Prozesse. Die Kosten für die Software gehen beim Basic-Paket mit 3,50 Euro pro Monat los.