Dienstleistung, Arbeitsplatz Sharing

Arbeitsplatz-Sharing für mehr Flexibilität und Effizienz im Büro

Bild zum Artikel Arbeitsplätze flexibel buchen

Banauten GmbH // Mit Flexopus unkompliziert Arbeitsplätze buchen

Im dynamischen und schnelllebigen Geschäftsumfeld von heute sind Flexibilität und Effizienz entscheidende Faktoren für den Erfolg eines Unternehmens. Ein innovativer Ansatz zur Maximierung dieser beiden Schlüsselelemente ist das Arbeitsplatz-Sharing. Durch die Beseitigung traditioneller fester Arbeitsplätze und die Einführung einer flexiblen Arbeitsplatzstruktur können Unternehmen ihre Räumlichkeiten effizienter nutzen, die Zusammenarbeit fördern und eine agile Arbeitsumgebung schaffen, die den Anforderungen des modernen Arbeitslebens gerecht wird.
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Arbeitsplatz-Sharing einfach erklärt

Desk Sharing oder Schreibtisch-Teilen ist ein Ansatz, bei dem Arbeitsplätze in einem Büro nicht einer spezifischen Person zugeordnet sind, sondern flexibel von jedem genutzt werden können, der gerade einen Arbeitsplatz benötigt. Dieses Modell ermöglicht eine effizientere Nutzung der Büroräume und bietet gleichzeitig die Flexibilität, die in der heutigen mobilen und digitalen Arbeitswelt benötigt wird.

Mit einem System wie Flexopus gestaltet sich als einfacher und intuitiver Prozess. Das System ermöglicht es Unternehmen, einen "Lageplan" ihres Büros zu erstellen, der alle Arbeitsplätze auflistet. Mitarbeiter haben die Möglichkeit, sich in das System einzuloggen und einen freien Arbeitsplatz zu reservieren.

Über Flexopus: Das kann die Desk-Booking-Software

Arbeitsplatz-Sharing mit Flexopus
Einfach nach Ausstattungsmerkmalen filtern Banauten GmbH

Flexopus ist eine vielseitige Desk-Booking-Software, die umfassende Funktionen für ein modernes Arbeitsplatzmanagement bietet. Das System ermöglicht die Verwaltung von Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen und Parkplätzen und bietet einen nahtlosen Buchungsprozess für hybride Teams. Zu den Kernfunktionen gehört der Live-Belegungsplan, der es den Mitarbeitern ermöglicht, die Verfügbarkeit und Nutzung der Arbeitsplätze im Büro in Echtzeit zu überprüfen. Die Integration mit Kalenderanwendungen wie Outlook, Google und Apple erleichtert die Verwaltung von Buchungen. Check-in- und Check-out-Funktionen ermöglichen es, nicht genutzte Buchungen nach einer bestimmten Zeit automatisch zu stornieren, um Ressourcen zu schonen.

Nutzerfreundliche Software als Schlüssel zum Erfolg: Die Benutzerfreundlichkeit von Flexopus liegt in seinem intuitiven Buchungsprozess, der ohne jegliche Anleitung ganz einfach funktioniert. Benutzer können zudem in einer übersichtlichen Darstellung ihre aktuellen Buchungen einsehen sowie diese automatisch in ihren Kalender, zum Beispiel in Outlook integrieren. Weiter können sie Reservierungen ändern oder stornieren oder sich über eine interaktive Kartennavigation den Standort ihrer Buchung auf einer Karte anzeigen lassen. Darüber hinaus ermöglicht eine intelligente Suchfunktion, schnell herauszufinden, wann und wo sich bestimmte Teammitglieder im Büro aufhalten.

Durch die Möglichkeit beim Arbeitsplatz-Sharing nach Ausstattungsmerkmalen zu filtern, können Mitarbeiter Arbeitsplätze und Besprechungsräume finden, die ihren spezifischen Anforderungen entsprechen. Flexopus bietet eine mehrsprachige Benutzeroberfläche mit Übersetzungen in über 10 Sprachen, darunter Englisch, Deutsch, und Spanisch.

Optionen für individuelle Konfiguration wichtig: Jeder Benutzer verfügt über ein persönliches Profil, in dem er persönliche Informationen sowie Benachrichtigungs- und Datenschutzeinstellungen speichern kann. Buchungsbestätigungen und Erinnerungen können per E-Mail verschickt werden und Push-Benachrichtigungen stellen sicher, dass keine Buchung vergessen wird. Flexopus bietet auch die Möglichkeit, Berechtigungen für bestimmte Gebäude, Stockwerke und Objekte zu verwalten und Gästebuchungen für externe Partner zu ermöglichen.

Gut zu wissen: Um mit Flexopus zu starten, müssen grundlegende Informationen über das Büro, einschließlich der Anzahl der Arbeitsplätze, deren Standort und Ausstattungsmerkmale, eingegeben werden.

Wie bereitet man ein Unternehmen am besten auf die Umstellung zum Arbeitsplatz-Sharing vor?

Die Umstellung eines Unternehmens zum Arbeitsplatz-Sharing erfordert eine sorgfältige Planung und Vorbereitung. Es gibt verschiedene Schritte, die den Übergang erleichtern können:

  • Kommunikation: Zunächst sollten das Konzept und die Vorteile von Arbeitsplatz-Sharing klar kommuniziert werden. Es sollte sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter verstehen, warum diese Veränderung eingeführt wird und welche Vorteile sie davon haben. Flexopus unterstützt hier auf Wunsch als Partner bei der Change-Kommunikation.

  • Schulung: Es sollten Schulungen angeboten werden, in denen den Mitarbeitern erklärt wird, wie das Sharing-System von Arbeitsplätzen funktioniert und wie sie alle damit verbundenen Tools und Technologien nutzen können. Eine Softwarelösung wie Flexopus kann hier durch die Bereitstellung von Onboarding-Ressourcen unterstützend wirken.

  • Support: Während der Umstellungsphase sollte ein ausreichender Support gewährleistet sein, um aufkommende Fragen oder Bedenken zu klären.

  • Pilotprojekt: Durch die Durchführung eines Pilotprojekts kann die Machbarkeit von Arbeitsplatz-Sharing getestet und eventuell auftretende Probleme identifiziert und gelöst werden.

  • Feedback: Regelmäßiges Feedback von den Mitarbeitern sollte eingeholt werden, um zu verstehen, wie das Arbeitsplatz-Sharing-System in der Praxis funktioniert und wo Verbesserungen notwendig sind.

  • Anpassung: Es sollte die Bereitschaft bestehen, Anpassungen auf der Grundlage des gesammelten Feedbacks und der Erfahrungen aus dem Pilotprojekt und der ersten Phase der Implementierung vorzunehmen.


Mit diesen Schritten und einem geeigneten Tool wie Flexopus ist eine erfolgreiche Umstellung auf Arbeitsplatz-Sharing möglich, um die Vorteile flexibler Arbeitsmodelle optimal zu nutzen.

Demo anfordern Eine Arbeitsplatz-Sharing-Anwendung bietet viele Vorteile. Sie erhöht die Effizienz bei der Nutzung von Büroflächen, fördert die Zusammenarbeit und Flexibilität und kann darüber hinaus zu erheblichen Kosteneinsparungen beitragen. Als Schlüsselelement des modernen Arbeitsplatzes ist Desk-Sharing eine wesentliche Komponente bei der Gestaltung flexibler Arbeitsumgebungen. Wenn eine Arbeitsplatz-Sharing-App in Betracht gezogen wird, bietet Flexopus eine intuitive Lösung.
Impressum
Flexopus GmbH
Herr Philipp Wahju
Schlosserstrasse 2
70180 Stuttgart
Deutschland
USt-IdNr.: DE348076557
HRB 781714
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