Vereinsverwaltung geht online – Clubity vereint gleich mehrere Disziplinen

Großsportvereine stehen vor der Herausforderung, eine Vielzahl an Daten und Prozessen effizient zu verwalten. Dies umfasst nicht nur die Mitgliederwerbung und -verwaltung, sondern ebenso die Bereiche Kursorganisation, Abrechnung und Gedankenaustausch mit den Vereinsangehörigen. Konventionelle Herangehensweisen stoßen hier schnell an ihre Grenzen. Systeme auf Papierbasis, oder auf dem Desktop gespeicherte Excel-Listen sind oft übersichtlich, schlecht bis gar nicht gesichert und nicht zuletzt mit hohem Verwaltungsaufwand verbunden.

Sollen die Nerven geschont werden, ist die Einführung einer digitalen Lösung daher unvermeidlich. Neben gesteigerter Effizienz und der Minimierung von Fehlerquellen löst man auf diese Weise auch ein ganz zentrales Problem: die Sicherstellung der Datenschutzkonformität.

Durch Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind die Anforderungen an die Datensicherheit erheblich gestiegen. Vereine müssen sicherstellen, dass die personenbezogenen Daten ihrer Mitglieder sicher und gesetzeskonform gespeichert und verarbeitet werden. Die erheblichen Herausforderungen im Zusammenhang mit einer besonders großen Menge an Personendaten muss nun nicht mehr länger für Kopfzerbrechen sorgen.

Hier kommt Clubity ins Spiel, als eine webbasierte Gesamtlösung, die speziell auf die Bedürfnisse großer Sportvereine angepasst ist. Das Team der Hamburger Speicherhafen GmbH & Co. KG bietet mit ihrer Lösung die Antwort auf die Frage nach einer intuitiven Benutzeroberfläche, die es zugleich Mitgliedern, Mitarbeitenden und Ehrenamtlichen ermöglicht, sofort den Betrieb aufzunehmen. Seit mehr als sechs Jahren arbeitet das Team hierfür eng mit Großsportvereinen zusammen, und dabei erschuf man eine benutzerfreundliche Plattform, die die riesigen Mengen relevanter Daten und Prozesse des Vereinsmanagements unterstützend aufbereitet und vernetzt.

Die Umsetzung ist denkbar einfach und es ist der große Funktionsumfang, mit dem die Plattform zu überzeugen weiß: Egal, ob über das Online-Portal oder per Vereins-App, Mitglieder wie auch Trainer haben jederzeit Zugriff auf sämtliche für sie relevante Informationen. Diese sind auf digitalem Wege im Übrigen immer auf dem neuesten Stand. Die Berücksichtigung der individuellen Vorlieben stärkt die Vereinsgemeinschaft und führt zu mehr Verständigung und Engagement innerhalb des Clubs.

Besonders dürfte das Clubity-Premium-Kurs-Modul ins Auge stechen, welches in die Vereins-App integriert ist. Hier ist eine noch umfassendere Kurs-Verwaltung geboten, einschließlich:

• schneller Gast-Registrierung für die Mitglieder von morgen
• moderner Sportanlagen-Verwaltung
• Kommunikation von Kursabsagen- oder Änderungen per automatisierter Push-oder E-Mail-Benachrichtigung
• Trainer-Verwaltung
• einfacher Wartelisten-Erstellung
• unkompliziertem Buchungssystem
• umfangreicher Analysen

Die Hamburger Speicherhafen GmbH & Co. KG setzt hier auf eine vollständig integrierte Lösung. Dies trägt dazu bei, dass alle Daten zentral und übersichtlich sowie jederzeit verfügbar sind. Die Organisation von Kursen war vermutlich noch nie so einfach: Über eine Zutrittssteuerung und -kontrolle per digitaler Mitgliedskarte – die bereits in der Clubity-App integriert ist – lassen sich wie mit einer sonst üblichen Eintrittskarte die Sportanlagen, Clubhäuser oder Hallen nutzen, wenn entsprechende Hardware verbaut ist. Auf Knopfdruck wird aus Clubity die Druckvorlage für einen Mitgliedsausweis im Scheckkartenformat erzeugt und auch RFID-Medien sind kompatibel. Jedem eingetragenen Mitglied stehen dann in nur wenigen Schritten Türen, Tore und Schranken offen. Oder eben nicht, wenn die entsprechenden Berechtigungen fehlen. Vereine profitieren so von Flexibilität, Sicherheit und maßgeschneiderten Lösungen, die allesamt den Bedürfnissen des Clubs Rechnung tragen.

Ebenfalls erwähnenswert ist der umfassende Abrechnungsbereich mitsamt integriertem Mahnwesen und Datev-Schnittstelle. Das datenschutzkonforme Mitgliederportal (verfügbar als iOS-, Android- und Web-App) birgt eine umfassende Mitgliederverwaltung und detaillierte Auswertungen und Statistiken etwa über neue Mitglieder, die sich direkt über die maximal flexible und konfigurierbare Online-Anmeldung bewerben. Danach tauchen sie im Mitgliederverzeichnis auf und können nach Freischaltung an verschiedenen Bereichen mitwirken. Hierunter befindet sich unter anderem eine Verkaufsliste und bietet fortan den Austausch von Waren jeglicher Art. Die Rechte lassen sich bequem über ein eigens dafür entwickeltes Managementsystem vergeben. Dies alles selbstverständlich unter Einhaltung der DSGVO und auf deutschen Servern.