Ressourcenplanung im Projektmanagement optimieren mit Workflow-Vorlage

Als Ressourcenplanung wird im Projektmanagement der Prozess bezeichnet, der die verfügbaren Ressourcen den einzelnen Aufgaben zuweist, sodass diese zuverlässig und fristgerecht erledigt werden können. Hierbei handelt es sich entweder um menschliche oder um sogenannte nicht-menschliche Ressourcen, zum Beispiel Geld, Wissen oder Infrastruktur. Die meisten Einzelaufgaben in einem Projekt erfordern demnach nicht nur eine Ressource, sondern mehrere, was die Projektplanung äußerst komplex macht. Das Hauptziel der Ressourcenplanung ist die optimale Verteilung der Ressourcen für eine maximale Effizienz. Sie wird daher umgangssprachlich auch als Ressourcenzuweisung bezeichnet.

Die Ressourcenplanung bringt neben der gesteigerten Effizienz aber noch weitere Vorteile mit sich, wie die Möglichkeit zur präzisen Verfolgung und Verwaltung der Ressourcenkapazitäten. Dadurch sinken die Projektrisiken und es entstehen wertvolle "Learnings" für die Zukunft. Gleichzeitig erlaubt die sorgfältige Ressourcenplanung die Vermeidung einer Überausstattung, sprich es werden weder Zeit noch Geld verschwendet. Trotzdem stehen sie jederzeit in ausreichender Menge zur Verfügung, um die Erwartungen der Stakeholder zufriedenstellend zu erfüllen, Projektmeilensteine einzuhalten und das Projekt erfolgreich abzuschließen. Die Ressourcenplanung könnte somit auch als Herzstück des Projektmanagements bezeichnet werden. Denn sie alleine reicht zwar für den gewünschten Erfolg noch nicht aus, ist aber eine unverzichtbare Grundvoraussetzung.

Aktuelle Zahlen des Project Management Institutes ergaben, dass nur 46 Prozent der jungen Unternehmen regelmäßig Projekte innerhalb des Budgets abschließen – bei etablierten Unternehmen sind es nur 67 Prozent. Noch schwieriger gestaltet es sich für die Befragten, die Deadlines einzuhalten: Nur rund 39 Prozent der Projekte werden pünktlich abgeschlossen, 21 Prozent der Projekte von Start-ups scheitern vollständig. Dies bedeutet nicht nur unnötige Kosten, sondern kann auch zahlreiche Folgeprobleme nach sich ziehen, wie Konflikte oder eine steigende Fluktuation im Team, Liquiditätsengpässe, Verzögerungen bei anderen Projekten, einen Image-Schaden oder den Verlust von Kunden, weshalb ein schlechtes Projektmanagement sogar existenzgefährdend werden kann.

Die sorgfältige Ressourcenplanung hilft also dabei, Projektressourcen von Anfang an realistisch zu ermitteln, diese richtig zu berechnen und zu verteilen. Dadurch werden Engpässe vermieden, was wiederum die Mitarbeitenden entlastet und langfristig zufriedener, leistungsfähiger sowie loyaler macht. Damit dies gelingt, läuft die Ressourcenplanung üblicherweise in drei Phasen ab:

1. Bewertung der Ressourcen, um ein erstes Bild vom Projektumfang sowie den verfügbaren Ressourcen zu erhalten. Es gilt zu analysieren, welche Aufgaben erledigt werden müssen und welche Ressourcen dafür jeweils notwendig sind. Daraufhin können diese Anforderungen und Ressourcen abgeglichen werden, als Basis für die Budgetplanung sowie den Zeitplan.

2. Zuteilung der Ressourcen für die passenden Aufgaben. Je mehr Ressourcen dabei benötigt werden, desto komplexer wird die Aufgabe. Die Work-Management-Plattform von monday.com unterstützt den gesamten Prozess, von der Zuweisung der Aufgaben über die Kommunikation mit dem Team bis zur Verfolgung des Fortschrittes.

3. Überwachung, denn in der zweiten Phase wird auch eine Über- oder Unterausstattung ersichtlich, weshalb die Ressourcenplanung im Projektverlauf kontinuierlich überwacht, neu bewertet sowie optimiert werden muss.

Moderne Technologien sind also eine große Hilfe bei der Ressourcenplanung und können den Erfolg von Projekten und damit dem Unternehmen im Gesamten fördern. Denn Ressourcen sind bekanntlich begrenzt, und wenn diese richtig eingesetzt werden sollen, ohne dass das Team ausbrennt, ist eine Work-Management-Plattform wie monday.com heutzutage unverzichtbar. Es muss sich flexibel sowie leicht in die bestehenden Prozesse und Systeme integrieren lassen, erklären die Experten von Monday Work Management. Sie haben deshalb eine Vorlage für das Ressourcenmanagement entwickelt, die die Zuweisung von Ressourcen optimiert, gleichzeitig für bessere Transparenz sorgt und Ressourcenkonflikte verhindert. "Diese Vorlage ist auch deshalb so gut, weil sie den Standort der Assets in den Mittelpunkt stellt", fassen sie zusammen, sprich mit monday.com können die Anwender jederzeit sehen, wo sich ihre Ressourcen befinden, wer sie nutzt und für welche Aufgabe.