ERP-System-Vergleich: Welche Kriterien bei der Auswahl des passenden Systems entscheidend sind – von Anforderungen über Kosten bis zu Cloud- und On-Premise-Optionen.
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Ein modernes ERP-System gilt als Rückgrat der Digitalisierung. Es ermöglicht außerdem die effiziente Verwaltung und Optimierung zentraler Geschäftsprozesse. Immer mehr Unternehmen planen daher, eine (neue) ERP-Software einzuführen. Doch die Auswahl des passenden ERP-Systems ist eine komplexe Aufgabe, die gut durchdacht werden muss. Dieser Ratgeber zeigt, welche Kriterien beim ERP-System-Vergleich wichtig sind.
Die Grundlage: Anforderungen des Unternehmens analysieren
Bevor Sie sich mit verschiedenen ERP-Anbietern beschäftigen, sollten Sie die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens genau festlegen. Jede Branche hat unterschiedliche Prioritäten und Arbeitsprozesse, weshalb es wichtig ist, dass die ERP-Software auf Ihre Geschäftsanforderungen zugeschnitten ist. Erstellen Sie eine Liste der wichtigsten Funktionen, die Ihr ERP-System bieten sollte. Überlegen Sie, welche Abteilungen das System nutzen werden und welche Prozesse automatisiert oder vereinfacht werden sollen.
Typische Anforderungen an ein ERP-System umfassen die Integration von Finanzbuchhaltung, Produktionsplanung, Lagerverwaltung, Vertrieb und Kundenbeziehungsmanagement (CRM). Stellen Sie zudem sicher, dass das System flexibel genug ist, um auch zukünftige Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Besonders wichtig ist dies für Unternehmen, die wachsen und in neue Bereiche expandieren.
ERP-System-Vergleich: Cloud ERP vs. On-Premise-Lösungen
Eine der zentralen Entscheidungen, die Unternehmen bei der Auswahl eines ERP-Systems treffen müssen, ist die Wahl zwischen einer cloudbasierten ERP-Lösung und einer On-Premise-Variante. Cloud-ERP-Systeme bieten den Vorteil, dass sie jederzeit und von überall zugänglich sind, was besonders im Hinblick auf Homeoffice und mobile Arbeit relevant ist. Zudem entfallen hohe Anschaffungskosten für Hardware, da die gesamte Infrastruktur in der Cloud des Anbieters läuft.
On-Premise-Lösungen hingegen bieten volle Kontrolle über die Daten und Systeme, da sie auf eigenen Servern betrieben werden. Diese ERP-Systeme sind besonders für Unternehmen interessant, die strenge Datenschutzrichtlinien einhalten müssen oder spezielle IT-Anforderungen haben. Beim Vergleich sollten Sie daher genau abwägen, welche der beiden Optionen besser zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt.
Funktionen der ERP-Software prüfen
Ein weiterer wichtiger Punkt im ERP-Vergleich sind die angebotenen Funktionen der Anbieter. Hier sollten Sie nicht nur den aktuellen Bedarf berücksichtigen, sondern auch zukünftige Anforderungen im Blick haben. Grundlegende Funktionen wie Finanzmanagement, Warenwirtschaft und Personalwesen sind meist Standard, aber je nach Branche können spezifische Module wie Produktionssteuerung, Logistikmanagement oder Kundenservice erforderlich sein.
ERP-Software-Vergleich: auf Schnittstellen und Brancheneignung achten
Achten Sie außerdem darauf, dass das ERP-System eine einfache Integration mit anderen bereits genutzten Softwarelösungen ermöglicht, wie beispielsweise Ihrem CRM-System oder Ihrem E-Commerce-Tool. Einige ERP-Anbieter verfügen über branchenspezifische Funktionen, die für bestimmte Unternehmen unverzichtbar sind. Oft sind entsprechende Branchenlösungen gegenüber Standardsystemen im Vorteil.
Kosten und Budgetplanung
Auch die Kosten eines ERP-Systems sind ein entscheidender Faktor. Hierbei sollten nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch die laufenden Kosten für Wartung, Updates und Service berücksichtigt werden. Cloud-ERP-Lösungen werden in der Regel im Abo-Modell bereitgestellt, bei dem Unternehmen monatliche oder jährliche Gebühren zahlen. On-Premise-Lösungen hingegen erfordern höhere Anfangsinvestitionen (Anschaffung von Server-Hardware und Lizenzen), dafür sind die laufenden Kosten oft niedriger.
Beim Kostenvergleich sollten Unternehmen auch die versteckten Aufwände im Blick haben. Dazu gehören etwa Schulungskosten für Mitarbeiter, die Anpassung der Software an spezielle Unternehmensprozesse oder der Aufwand für die Implementierung des ERP-Systems. Ein umfassender Kostenvergleich ist daher unerlässlich, um die langfristige Wirtschaftlichkeit der Lösung zu beurteilen.
Anbieter und Servicequalität
Ein weiterer entscheidender Punkt bei der ERP-Auswahl ist die Qualität des Anbieters und dessen Service. Ein ERP-System ist eine langfristige Investition. Somit ist es wichtig, dass der Anbieter nicht nur eine zuverlässige Software bereitstellt, sondern auch einen guten Service anbietet. Dazu gehört ein umfassender Support während und nach der Implementierung sowie regelmäßige Updates und Weiterentwicklungen der ERP-Software.
Lesen Sie Erfahrungsberichte und holen Sie Referenzen ein, um die Servicequalität und Zuverlässigkeit des Anbieters besser einschätzen zu können. Ein guter Anbieter wird zudem individuelle Schulungen anbieten, damit Ihre Mitarbeiter das System optimal nutzen können.
Skalierbarkeit und Flexibilität der ERP-Lösung
Für viele Unternehmen ist die Skalierbarkeit eines ERP-Systems ein entscheidender Faktor. Gerade kleine und mittlere Unternehmen, die ein schnelles Wachstum anstreben, sollten darauf achten, dass die gewählte Lösung mit den steigenden Anforderungen und der Unternehmensgröße mitwächst. Das ERP-System sollte flexibel erweiterbar sein und zusätzliche Funktionen oder Module bieten, wenn sich die Geschäftsanforderungen ändern.
Ein flexibles System kann auch leichter an branchenspezifische Veränderungen oder gesetzliche Vorgaben angepasst werden. Besonders Cloud-ERP-Systeme bieten hier oft den Vorteil, dass sie einfacher skalierbar sind und keine zusätzlichen Investitionen in Hardware erfordern.
Fazit: strukturiertes Vorgehen beim ERP-System-Vergleich ist empfehlenswert
Die Auswahl des richtigen ERP-Systems ist ein entscheidender Schritt für die Effizienz und Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens. Entscheider sollten sich im Vorfeld genau überlegen, welche Anforderungen das ERP-System erfüllen muss, welche Kosten und Serviceleistungen mit dem Anbieter verbunden sind und wie flexibel die Lösung auf zukünftige Veränderungen reagieren kann. Ein umfassender ERP-System-Vergleich, unter Berücksichtigung von Cloud- und On-Premise-Lösungen, hilft dabei, die beste Entscheidung für Ihr Unternehmen zu treffen.
