Bald geht es los mit der E-Rechnungspflicht. Ist dies eine sinnvolle Maßnahme, damit Unternehmen und Kanzleien die Digitalisierung stärker „forcieren“?
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Die E-Rechnungspflicht steht vor der Tür und Sie sind unsicher, welche Veränderungen auf Ihr Unternehmen zukommen werden? Ausnahmen, Übergangsfristen, aber auch diverse Vorteile: Im folgenden Beitrag finden Sie praxisnahe Tipps zu den gesetzlichen Vorgaben und erfahren mehr über die Chancen einer effizienten Invoice-Software für Mittelständler.
Sind alle Unternehmen ab nächstes Jahr von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Wer zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet ist, und wer nicht, wird in der E-Rechnungsverordnung des Bundes geregelt. Die Verordnung macht eine klare Ansage bezüglich des Empfangs von E-Rechnungen. So gibt es ab dem ersten Januar 2025 keine Ausnahmen mehr. Das heißt für kleine wie große Unternehmen, dass sie ab diesem Zeitpunkt in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen und entsprechend weiterzuverarbeiten.
Beim Versand von E-Rechnungen räumt der Gesetzgeber kleinen und mittleren Unternehmen bis 2028 eine Übergangsfrist ein. Aber grundsätzlich gilt bereits ab dem ersten Januar 2027 die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung, wenn Ihr Umsatz im Jahr 2026 höher als 800.000 Euro gewesen ist. Ab dem ersten Januar 2028 ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich für alle Pflicht – also auch für Unternehmen mit weniger als 800.000 Euro Jahresumsatz.
Auf die inneren Werte kommt es an: Was genau ist eine E-Rechnung?
Eine gültige E-Rechnung ist kein beliebiges digitales Format, sondern ein Dokument mit einer XML-Struktur. Diese ermöglicht eine optimale elektronische Erfassung und Verarbeitung. Darüber hinaus lassen sich Medienbrüche entsprechend verhindern. Die bekanntesten unterstützten E-Rechnungs-Formate in Deutschland sind XRechnung, ZUGFeRD und EDI. Im Zusammenhang mit der E-Rechnungspflicht hört man außerdem häufig von der Norm EN16931.
Was steckt hinter der Norm?
Im Jahr 2017 entstand eine Initiative, die ein standardisiertes Format für den europäischen Rechnungsaustausch forderte. Mit der Norm EN16931 wird festgelegt, wie eine elektronische Rechnung für den grenzüberschreitenden Handel aussehen sollte. Durchgesetzt hatte sich die Richtlinie primär bei Unternehmen, die hauptsächlich von öffentlichen Aufträgen leben. Die Umstellung betrifft also auch Lieferanten, die für den Bund und seine Behörden tätig sind.
In Deutschland hat sich die XRechnung als Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber etabliert. Das Beispiel zeigt, dass ein einheitliches Invoicing die Kommunikation verbessern und auch die Weiterverarbeitung erleichtern kann. Aus Sicht der Behörden hat dies vor allem den Vorteil, dass die dazugehörigen Steuerdaten sicher und fehlerfrei an die jeweilige Finanzbehörde übermittelt werden können.
Zum Thema Umsatzsteuergesetz und Aufbewahrungspflicht
Laut § 14b Abs. 1 S. 1 UstG sind Sie als Unternehmer verpflichtet, Rechnungen über einen Zeitraum von zehn Jahren aufzubewahren. Das bedeutet vor allem eins: nämlich Aktenschränke voll von alten Belegen, sortiert nach Jahr und Datum. Dies soll bald der Vergangenheit angehören, denn die Speicherung der elektronischen Rechnung erfolgt digital. Es muss also immer die Original-E-Rechnung archiviert werden – ein Ausdruck ist möglich, jedoch kein gültiger Ersatz.
Weitere Vorteile der digitalen Umstellung für Mittelständler
• Präzise und schnell: Befürworter der digitalen Umstellung und E-Rechnungspflicht weisen vor allem auf die niedrigere Fehlerquote und schnellere Bearbeitung hin.
• Sparsam: Wenn Sie auf gedruckte Rechnungen verzichten, sparen Sie nicht nur Material- und Portokosten, sondern reduzieren auch den Verwaltungsaufwand.
• Verbesserte Compliance: Durch die automatisierte Übertragung und Archivierung von Rechnungen können Sie sicherstellen, dass Sie stets gesetzeskonform handeln, insbesondere bei der Einhaltung steuerlicher Vorschriften.
• Datenanalysen und Reporting: Mit digitalen Lösungen stehen Ihnen umfassende Analyse- und Reporting-Tools zur Verfügung, um den Überblick über die Finanzen zu behalten und fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.
Wie können Sie am besten Ihre Buchhaltung digitalisieren?
In Zeiten von vielen verschiedenen Cloud-Anbietern und Software-as-a-Service-Lösungen haben Sie die Qual der Wahl. Neben den bekannten Buchhaltungssystemen gibt es auch kleinere Softwarefirmen, die interessante Lösungen anbieten. Wenn Sie nicht nur die aktuelle Pflicht bezüglich der E-Rechnung erfüllen möchten, sondern allgemein Prozesse optimieren und automatisieren möchten, lautet das Stichwort für Sie ERP: Enterprise Resource Planning.
Fazit:
Die E-Rechnungspflicht in Deutschland markiert einen deutlichen Schritt in Richtung Digitalisierung. Im Fokus steht der B2B-Sektor, aber auch für mittelständische Unternehmen ergeben sich schon bald drastische Veränderungen. Ab 2025 beziehungsweise nach dem Ende der Übergangsfrist müssen Sie elektronische Rechnungen nutzen, was eine Anpassung Ihrer internen Prozesse erfordert, aber auch Chancen für eine schnellere und transparentere Transaktionsabwicklung bietet. Wenn Sie planen, ein neues ERP-System einzuführen, kann diese Umstellung auch als größere Investition für die Zukunft betrachtet werden. Denn auf diese Weise stärken Sie die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens. Dabei sollten Sie jedoch unbedingt den Kosten-Nutzen-Faktor beachten. Schließlich gibt es keine „One-fits-all-Lösung” in diesem Bereich.
