Geschäftsprozesse digitalisieren: in kleinen Schritten zum Erfolg

Wer analoge Informationen und Arbeitsschritte digital abbildet, sorgt für mehr Effizienz, Transparenz, Kundenzentrierung und bessere Zusammenarbeit. Doch wie lassen sich diese Potenziale erschließen? An welcher Stelle sollte man beginnen, um bestehende Geschäftsprozesse zu digitalisieren? Dieser Ratgeber zeigt auf, wie der Einstieg in das Thema Schritt für Schritt gelingt.

Warum sollten Unternehmen ihre Geschäftsprozesse digitalisieren?

Die digitale Transformation ist ein umfassender Prozess, der stufenweise alle Unternehmensbereiche und -prozesse betrifft. Natürlich dient dieser Wandel nicht einem Selbstzweck, sondern wird vollzogen, weil er wirtschaftlich Sinn ergibt. Beispielsweise sind digital vorliegende Informationen wie Kundendaten, Produktinformationen, Verträge, Preislisten, Materialbestände und Aufträge ortsunabhängig und in aktueller Form verfügbar. Hierdurch verbessert sich die Kollaboration von Teams, auch wenn deren Mitglieder räumlich verteilt arbeiten. Weiterhin sind digitale Geschäftsprozesse in aller Regel weitaus schneller, effizienter und transparenter als papiergebundene Abläufe. Viele Routineaufgaben können mittlerweile sogar gänzlich automatisiert werden, was für zusätzliche Einsparungen sorgt und das Personal entlastet. Nicht zuletzt können Kunden durch eine gute Datenverfügbarkeit und digitale Kommunikationsmöglichkeiten noch besser betreut werden. Doch wie lassen sich diese Chancen nun konkret nutzen?

Umsetzung sollte in kleinen Schritten erfolgen

Selbstverständlich kann ein überwiegend analoges Unternehmen nicht von heute auf morgen komplett digitalisiert werden. Vielmehr sollte die Umsetzung in überschaubaren, logisch aufeinander aufbauenden Schritten erfolgen. Welche Schritte dies im Einzelnen sind, hängt von der Branche und dem aktuellen Digitalisierungsgrad ab. So hat ein Online-Händler natürlich andere Prioritäten als beispielsweise ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen oder ein Dienstleistungsbetrieb. Dennoch gibt es einige Gemeinsamkeiten, die auf alle Branchen zutreffen. Diese möchten wir im Folgenden aufgreifen.

So muss jedes Unternehmen, das seine Geschäftsprozesse digitalisieren möchte, im ersten Schritt analoge Informationen in digitale Daten umwandeln. Das heißt, papiergebundene Dokumente müssen (etwa durch Scannen) in ein digitales Format umgewandelt werden. Zudem gilt es, in Zukunft möglichst keine weiteren Papierdokumente mehr zu generieren. Somit sollten ausgedruckte Listen und Formulare zum händischen Ausfüllen durch digitale Dokumente ersetzt werden. Weiterhin sollten die nun digital vorliegenden Inhalte an einem zentralen, für alle Mitarbeiter zugänglichen Ort vorgehalten werden. Hier bietet sich die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) an, das durch gute Suchfunktionen auch das Auffinden benötigter Dateien vereinfacht.

Nach dieser grundlegenden Maßnahme können die ersten Geschäftsprozesse digitalisiert werden. Oft bietet sich hier der Buchhaltungsbereich an. Durch die Einführung einer Buchhaltungssoftware ist es hier möglich, die Prozesse „Ausgangsrechnung“ und „Eingangsrechnung“ digital abzubilden. Im Hinblick auf die E-Rechnungspflicht, die ab 2025 gilt, ist dies ohnehin notwendig.

Einen Schritt weiter geht die Einführung einer CRM-Software. CRM steht für Customer-Relationship-Management und bezeichnet die Verwaltung beziehungsweise Gestaltung von Kundenbeziehungen. CRM-Lösungen ermöglichen es, Geschäftsprozesse in den Bereichen Vertrieb und Marketing zu digitalisieren und zu verbessern. Unter anderem betrifft dies die Pflege und Aktualisierung von Kundendaten, die Erfassung und Nachverfolgung von Kundeninteraktionen sowie die Kundensegmentierung. CRM-gestützte Prozesse verbessern die Kundenorientierung, stärken die Kundenbindung und verbessern so die wirtschaftliche Situation.

Laufen die digitalen Geschäftsprozesse in der Buchhaltung, im Vertrieb und im Marketing stabil, können weitere Unternehmensbereiche in Angriff genommen werden. Dazu zählen je nach Branche der Einkauf, die Lagerhaltung, der Kundenservice oder auch die Produktion. Wichtig ist es an dieser Stelle, keinen Wildwuchs an verschiedensten IT-Lösungen zu generieren. Vielmehr sollte es das Ziel sein, dass möglichst alle Abteilungen in einem einheitlichen System zusammenarbeiten. Dies lässt sich am besten mit einer ERP-Software realisieren. Viele dieser Tools sind modular aufgebaut, sodass nach und nach immer mehr Abteilungen eingebunden werden können. So ist es möglich, die Strategie der kleinen Schritte weiterhin beizubehalten, bis schließlich der gewünschte Endzustand erreicht ist: durchgängige digitale Geschäftsprozesse über alle Unternehmensbereiche hinweg.

Mit der Cloud schneller ans Ziel

Ob Dokumentenverwaltung, Buchhaltung, Kundenmanagement oder weitere Bereiche: Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen erfordert stets die Einführung geeigneter Software-Lösungen. Gerade kleine und mittlere Unternehmen verfügen jedoch oft nicht über große IT-Ressourcen (Budgets, Server, IT-Mitarbeiter), um die Tools im eigenen Haus zu betreiben. In solchen Szenarien ist es empfehlenswert, sich mit Cloud-Lösungen auseinanderzusetzen. Ob DMS, Buchhaltungssoftware, CRM-Tool oder ERP-System: Annähernd jede Art von Software kann heute cloudbasiert im Abo-Modell genutzt werden. Der große Vorteil besteht darin, dass sich der Anbieter um alle technischen Aufgaben wie Betrieb, Wartung, Sicherheit und Updates kümmert. Zudem hält sich der finanzielle Aufwand in Grenzen, da keine eigene Hardware angeschafft werden muss.

Die digitale Transformation ist eine Aufgabe, die nicht auf die lange Bank geschoben werden sollte. Andererseits ist ein überstürztes Vorgehen ebenfalls nicht zu empfehlen. Vielmehr sollten Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse digitalisieren möchten, planvoll agieren. Denn eine Strategie der überschaubaren Schritte hilft dabei, den Einstieg zu finden, stufenweise digitale Kompetenz aufzubauen und die Mitarbeiter nicht zu überfordern. Wer sich an diese Empfehlung hält und schrittweise geeignete Software implementiert, befindet sich auf einem guten Weg in eine Zukunft, in der Digitalkompetenz maßgeblich über die Wettbewerbsfähigkeit entscheiden wird.