Herausforderung E-Rechnung: Die Software, die bei der Umsetzung hilft

Trotz aller Skepsis im Vorfeld steht die Sache nun fest: Am 22. März wurde das Wachstumschancengesetz der Bundesregierung vom Bundesrat beschlossen. Die Regierung erhofft sich durch diesen Schritt, „Unternehmen wettbewerbsfähiger machen und den Standort Deutschland stärken“ zu können. Steuerliche Entlastungen und der Wegfall von bürokratischen Hürden sollen die deutsche Wirtschaft stärken, gleichzeitig sollen die Weichen hin zur Klimaneutralität gestellt werden.

Zu den konkreten Maßnahmen gehören der Ausbau der steuerlichen Forschungsförderung, verbesserte Abschreibungsmöglichkeiten – und die Einführung der E-Rechnung, die bereits im Koalitionsvertrag von 2021 als Ziel formuliert wurde, um ein bundesweites elektronisches System zur Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen zu erhalten. Der Begriff bezeichnet nicht einfach eine digitale Variante, sondern eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird, um eine effiziente elektronische Verarbeitung zu ermöglichen. Ab 2025 sind alle Firmen im innerdeutschen Geschäftsverkehr verpflichtet, E-Rechnungen im Format Cross Industry Invoice (CII), Universal Business Language (UBL) oder Factur-X/ZUGFeRD anzunehmen; ab 2027 beginnt ihre Pflicht, Rechnungen in dieser Form zu versenden.

Bund und Länder hatten zuvor monatelang diskutiert und die Liste der ursprünglich geplanten Maßnahmen deutlich ausgedünnt. Auch das Entlastungsvolumen wurde von insgesamt 6,3 Milliarden Euro auf fast die Hälfte reduziert. Kritisiert hatten die Deutsche Industrie- und Handelskammer, der Zentralverband des deutschen Handwerks e. V. und weitere Verbände bereits im Sommer 2023 die kurze für die Umstellung gewährte Frist. Bedenken bereitete den Unterzeichnern die Entwertung der Investitionen der Unternehmen in die bisher genutzten Systeme, die Erhöhung des Datenvolumens, die das Risiko einer Überlastung der Infrastruktur mit sich bringt, sowie das Fehlen eines geeigneten Tools. Sie forderten die Zulässigkeit von hybriden elektronischen Rechnungsformaten wie ZUGFeRD.

Das Unternehmen gotomaxx mit Sitz in Hauenstein hat sich auf Lösungen für den Geschäftspostversand inklusive Rechnungseingang und -ausgang spezialisiert. gotomaxx bietet maßgeschneiderte Softwarelösungen, die es Unternehmen ermöglichen, die E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ohne aufwendige Softwareprojekte einzuführen und umzusetzen. „Wir verstehen die Bedürfnisse unserer Kunden und bieten Softwarelösungen, die ihnen helfen, ihre Rechnungsprozesse zu optimieren und sich den Herausforderungen der digitalen Transformation zu stellen“, erklärt Marketingleiterin Corinna Müller. „Unsere Lösungen sind benutzerfreundlich, schnell implementierbar und bieten Unternehmen die Möglichkeit, Zeit und Ressourcen zu sparen“.

Durch die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen werden Fehler reduziert und die Verwaltungskosten erheblich gesenkt. gotomaxx analysiert gemeinsam mit dem Kunden die E-Rechnungsprozesse im Ein- und Ausgang, um die beste Lösung für eine Optimierung der Betriebsabläufe zu finden, ohne dass aufwendige Schulungen erforderlich sind. Der Druckertreiber PDFMAILER erleichtert die Umsetzung der neuen Vorschrift und macht sie zu einer Chance, um sich die Arbeit zu erleichtern. XRechnungen oder ZUGFeRD-Belege lassen sich direkt aus dem ERP-System generieren und per Druck im gewünschten Format an den Empfänger senden. Für den Rechnungseingang und die anschließende Verarbeitung, Archivierung und Verbuchung sind elektronische Archiv-Lösungen und Rechnungseingangsverwaltungen verfügbar.

ZUGFeRD und XRechnung sind standardisierte elektronische Formate, die strukturierte Daten direkt in die Rechnung integrieren können. Sie entsprechen den europäischen Normen.

Mit gotomaxx sind Unternehmen bestens auf die kommende E-Rechnungspflicht vorbereitet und können einer sicheren und gesetzeskonformen Zukunft entgegensehen. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen erhalten genau die Werkzeuge, die sie brauchen, um ihre Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

Die Nutzung von PDFMAILER bedeutet: Nur noch eine Plattform für die komplette Geschäftspost! Verschiedene Versandwege (E-Mail, Webportal oder Post) sind möglich, alle Empfänger werden erreicht. Eine Kopie bleibt im Empfängerportal. PDFMAILER analysiert die per Druckerschnittstelle oder als PDF-Dateien übertragenen Daten, ordnet sie einem Sendeprofil zu und erzeugt mithilfe von Codes auf den Empfänger zugeschnittene Dokumente. Das PDFMAILER-Archiv speichert an eine vordefinierte E-Mail-Adresse gesendete Rechnungen und überträgt sie zur weiteren Verarbeitung an das angebundene ERP-System. Die Struktur der elektronischen Rechnung bleibt vorschriftsgemäß erhalten, Manipulationen sind ausgeschlossen, die Zugänglichkeit für Finanzbehörden ist sichergestellt.

Die Vorteile der Lösung von gotomaxx sowohl für den Rechnungssteller als auch für den Empfänger sind zahlreich: Durch kürzere Durchlaufzeiten wird die Verarbeitung beschleunigt, sodass die Zahlungen pünktlich erfolgen – während die eine Seite ihren Cashflow optimieren kann, hat die andere ihre Liquidität genau im Blick. Der Wegfall von Ausgaben für Papier und Porto spart Geld, die ortsunabhängige Erstellung von Rechnungen ermöglicht ein flexibleres Arbeiten.