Wie Unternehmen dank einer digitalen Personalakte HR-Prozesse verschlanken

Kaum ein Dokument ist so sensibel wie die Personalakte – und kaum eines wird so nachlässig verwaltet. Parallel abgelegt in Aktenordnern, auf Festplatten und in E-Mail-Postfächern, gehen Fristen unter, Auskünfte dauern Tage, vom Datenschutz gar nicht zu sprechen. Die digitale Personalakte räumt mit dieser Misere auf.

Praxisfern, umständlich und rechtlich heikel

Vielerorts sind Personalunterlagen noch immer hinterlegt in den Aktenordnern und Festplatten unterschiedlicher Standorte und Abteilungen. Arbeitsverträge ruhen im Schrank der Personalabteilung, Krankmeldungen in einem Sammelordner, Zeugnisse auf einem Netzlaufwerk. Diese Uneinheitlichkeit führt zu Reibungsverlusten: Personaler opfern viel Arbeitszeit für das Suchen, Sortieren und Zuordnen von Dokumenten. Bei Auskunftsersuchen durch Mitarbeiter, Betriebsrat oder Behörden dauert es oft Tage, bis alle Unterlagen zusammengetragen sind.

Fehler bei der Ablage bleiben meist so lange unbemerkt, bis ein Audit oder eine arbeitsrechtliche Auseinandersetzung ansteht. Besonders heikel ist, dass die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ganz klare Zugriffsregelungen, lückenlose, revisionssichere Dokumentation und Löschfristen vorgibt. Mit Dokumenten auf Papier und verstreuten Datensätzen lassen sich diese Vorgaben jedoch nur mit hohem manuellem Aufwand erfüllen und stets unter dem Risiko, Fristen zu versäumen oder den Zugang nicht ausreichend kontrollieren zu können.

Mobiles Arbeiten verschärft das Problem: Wer nicht vor Ort ist, hat auf physische Akten keinen Zugriff. In einer Arbeitswelt, in der sich längst hybride Modelle durchgesetzt haben, ist das immens praxisfern.

Die digitale Personalakte sorgt für Ordnung

Eine digitale Personalakte hingegen bündelt alle Verträge, Bescheinigungen und Beurteilungen eines Mitarbeiters zentral an einem Ort – revisionssicher archiviert, bei vorab definierten Zugriffsrechten und standortunabhängig abrufbar. Neue Dokumente werden automatisch kategorisiert und korrekt abgelegt; Freigaben, etwa bei Vertragsverlängerungen oder Zeugnisanfragen, lassen sich ohne Medienbruch abwickeln.

ELO HR Personnel File heißt die von der ELO Digital Office GmbH speziell für Mittelstand und öffentlichen Sektor entwickelte digitale Personalakte. Sie ist keine Lösung „von der Stange“, sondern wird vom Team des Integrators, der Karlsruher n-komm GmbH, an den spezifischen Bedarf des jeweiligen Kunden angepasst, etwa durch Implementierung der bisherigen Ordnerstruktur, der Zugriffsberechtigungen oder der Definition von Freigabestufen. Die Software schützt Mitarbeiterdaten vor unberechtigtem Einblick, mahnt über einen Kalender und automatische Benachrichtigungen Fristen an und stellt Checklisten, Organigramme sowie spezifische Funktionen für mobiles Arbeiten bereit. Suchfunktionen verkürzen die Recherche auf Sekunden und die selbsterklärende Bedienoberfläche ist ohne lange Einarbeitung beherrschbar.

ELO HR Personnel File lässt sich in bestehende ERP-, HR- und Microsoft-Software einbinden. Das Programm ergänzt also die IT-Landschaft, statt sie zu ersetzen. Das eingespielte Team aus Fachberatern und Softwareentwicklern leistet dabei Beratung, übernimmt die Anpassung und Implementierung, gibt Schulungen und verantwortet den laufenden Support.

Der Gesetzgeber hat die digitale Personalakte übrigens jüngst gestärkt: Die am 1. Januar 2025 in Kraft getretene Regelung mit dem schönen Titel „Bürokratieentlastungsgesetz IV“ erlaubt es Arbeitgebern, Verträge, Arbeitsbedingungen, Zeugnisse sowie Änderungs- und Zusatzvereinbarungen rechtssicher in elektronischer Form oder in einfacher Textform (zum Beispiel per E-Mail) zu übermitteln, sofern nicht zwingend die gesetzliche Schriftform vorgeschrieben ist.

• Über die digitale Personalakte
• Mehr über ELO HR Personnel File

Weniger Aufwand, mehr Sicherheit: Was eine Umstellung bringt

Dank ELO HR Personnel File finden Personaler Dokumente sekundenschnell und können zügig Auskunft an Mitarbeiter oder externe Stellen erteilen. Die revisionssichere Ablage stellt im Hintergrund sicher, dass Aufbewahrungsfristen und Datenschutzvorgaben verlässlich eingehalten werden. Die Papier- und Druckkosten sinken, Lagerflächen für Aktenordner entfallen und HR-Aufgaben von der Einstellung bis zum Austritt lassen sich weitgehend automatisieren. Self-Service-Funktionen entlasten die Personalabteilung, weil Mitarbeitende Stammdatenänderungen selbständig hinterlegen können. Verantwortliche gewinnen mehr Freiraum für wertschöpfende Arbeit.

Organisationen mit mehreren Standorten oder einer hohen Home-Office-Quote profitieren überdies vom ortsunabhängigen Zugriff auf Personalakten, abgesichert durch abgestufte Berechtigungen. Durchlässigkeit geht somit nicht zulasten des Datenschutzes.

„Die digitale Personalakte von ELO ermöglicht Unternehmen einen modernen, effizienten und sicheren Umgang mit sensiblen Personaldaten. Gemeinsam mit unseren Kunden schaffen wir die Grundlage für zukunftsfähige HR-Prozesse und eine nachhaltige Digitalisierung im Personalwesen“, versichert Alexander Kühn, Geschäftsführer der n-komm GmbH.

Für einen ersten Eindruck der Leistungsstärke und Funktionen von ELO HR Personnel File steht auf der Website ein Leitfaden mit zwölf Tipps zur Einführung der digitalen Personalakte sowie eine Online-Demo bereit.

Seit der Gründung im Jahr 2000 begleitet n-komm seine Kunden bei der Transformation von Geschäftsprozessen, mit dem Schwerpunkt auf Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management. Die Firma beschäftigt heute über 80 Mitarbeiter und hat sich als spezialisierter Partner für die Digitalisierung im Mittelstand etabliert. Zu den Kunden zählen unter anderem die Saarpor Klaus Eckhardt GmbH Neunkirchen Kunststoffe KG, das Festspielhaus Baden-Baden, der Bezirksverband Pfalz und die Stadt Ellwangen.

• Was sind die Vorteile einer digitalen Personalakte?

  Eine digitale Personalakte bündelt vertrauliche Mitarbeiterdokumente zentral, revisionssicher und standortunabhängig. Sie ermöglicht effiziente HR-Prozesse, verkürzt Suchzeiten und verbessert den Datenschutz.

• Wie unterstützt ELO HR Personnel File Unternehmen?

  ELO HR Personnel File bietet Anpassungsfähigkeit an spezifische Unternehmensbedürfnisse, erleichtert das Management von Zugriffsberechtigungen, Mahnungen und mobilem Arbeiten und optimiert durch Integration in bestehende Software die Effizienz.

• Warum ist die Umstellung auf eine digitale Personalakte sinnvoll?

  Die Umstellung reduziert Papier- und Druckkosten, erleichtert den datenschutzkonformen Zugriff auf Informationen, ermöglicht Self-Service-Funktionen für Mitarbeitende und sorgt für einen sichereren Umgang mit sensiblen Personaldaten.

• Welche rechtlichen Änderungen beeinflussen die Nutzung digitaler Personalakten?

  Das Bürokratieentlastungsgesetz IV erlaubt ab 2025 die rechtssichere elektronische Übermittlung von arbeitsrelevanten Dokumenten, wo nicht gesetzlich eine Schriftform vorgeschrieben ist.

• Wie profitieren Unternehmen von der Integration von ELO HR Personnel File in bestehende Systeme?

  Die Integration ergänzt die bestehende IT-Infrastruktur ohne sie zu ersetzen, verbessert die HR-Prozess-Effizienz und bietet durch die Eingliederung in ERP-, HR- und Microsoft-Systeme einen reibungslosen Ablauf.