Deep Work für Entscheider: Raus aus der Reaktionsfalle

Heutige Geschäftsführer sind mittlerweile nicht mehr nur Architekten, die geschäftliche Strategien kreieren und verwalten – sie bekleiden immer häufiger auch die Funktion eines „Feuerwehrmannes“, der den ganzen Tag damit beschäftigt ist, bestehende Brände zu löschen und neue zu verhindern. Das führt nicht selten dazu, dass zwischen E-Mails, Ad-hoc-Meetings und Mitarbeiter-Gesprächen die eigentlich wichtigste Ressource auf der Strecke bleibt, nämlich die Zeit für tiefgründiges, strategisches Denken. Oftmals wird dieses Dilemma als „Reaktionsfalle“ bezeichnet, da man als CEO fast nur noch damit beschäftig ist, auf externe Reize zu reagieren, statt die Ausrichtung des Unternehmens zu forcieren, um weiterhin am Markt relevant zu bleiben. Um dieses enge Korsett abzustreifen, ist es erforderlich, alte Strukturen aufzubrechen und neue Wege zu beschreiten. „Deep Work“ lautet hier das Zauberwort. Aber was steckt dahinter und wie kann man sich diesen Ansatz zunutze machen?

Was ist überhaupt „Deep Work“?

Im Wesentlichen beschreibt der Begriff „Deep Work“ die Fähigkeit, sich ablenkungsfrei auf kognitiv anspruchsvolle Aufgaben zu fokussieren, die für die Unternehmensentwicklung erheblich wichtiger sind als der letzte Krankenschein der Sekretärin oder der leere Wasserspender im Pausenraum, da sich um solche Belange nicht zwingend der CEO kümmern muss. Weg von belanglosem Kleinkram, hin zu wertschöpfenden Tätigkeiten lautet die Devise.

Das Paradoxon der ständigen Erreichbarkeit

Oftmals wird auch heute noch an starren Strukturen festgehalten, die allerdings längst neuen Methoden gewichen sein sollten. So wird beispielsweise Präsenz fälschlicherweise nach wie vor mit Produktivität verbunden. Als Unternehmer gilt es allerdings zu verstehen, dass man nicht zwingend vor Ort bzw. verfügbar sein muss, um Anliegen von Mitarbeitern angemessen zu adressieren. Studien zufolge benötigt das Gehirn nach einer Unterbrechung bei komplexen Aufgaben 23 Minuten, um erneut das Level an Konzentration unmittelbar VOR der Unterbrechung zu erreichen. Wer den ganzen Tag Brände löscht, kann zwar unmittelbare Schäden vermeiden, sich aber nicht um langfristige Strategien kümmern.

Radikale Delegationsstrategien: Das „Who, not How“-Prinzip

Um dieser Reaktionsfalle zu entfliehen, ist es von essentieller Bedeutung, zu verstehen, dass man als Geschäftsführer nicht der beste Problemlöser im Unternehmen sein muss, sondern derjenige, der die besten Rahmenbedingungen schafft, wozu auch eine adäquate Delegation gehört. Verantwortungsbereiche zu übertragen, hilft in erheblichem Maße dabei, den Fokus wieder aufs Wesentliche legen zu können.

Zu den entscheidenden Hebeln im Rahmer der Delegation gehören folgende Punkte:

• Definition von Entscheidungskompetenzen – Hier müssen Budgets und Bedingungen vorgegeben werden, innerhalb derer untergeordnete Führungskräfte auch ohne Rücksprache mit dem CEO Entscheidungen treffen dürfen.
• Ergebnis- statt Prozesskontrolle – Legen Sie den Fokus auf das Ziel (das „was?“), nicht auf den Weg (das „wie“?), um die Eigenverantwortung der Mitarbeiter zu fördern und sich gleichzeitig Freiräume für komplexere Aufgaben zu schaffen.

Das Blocken von Fokus-Zeiten: Die Architektur des Tages

Die sogenannte „Deep Work“ fällt allerdings niemandem zufällig in den Schoß, sondern muss bewusst als wesentlicher Bestandteil des Arbeitsalltags in den Workflow integriert werden. In Phasen, in denen zukunftsweisende Entscheidungen für das Unternehmen getroffen werden, muss daher absolute Funkstille herrschen. Ein Ansatz, den auch sehr erfolgreiche Unternehmer wie Mark Zuckerberg oder Jeff Bezos schon früh verstanden haben. Briefen Sie Ihre Sekretärin, in dieser Zeit keine Anrufe durchzustellen und Sie auch vor jedweder anderweitigen Ablenkung abzuschirmen. Keine Emails, kein Klopfen an der Tür – als Chef sind Sie jetzt einfach mal nicht zu sprechen.

Ein praxiserprobtes Zeitmodell für Geschäftsführer ist in diesem Kontext die 60-30-10-Regel:

• 60 % Fokus-Zeit: Reserviert für strategische Projekte, Marktanalysen und langfristige Planung.
• 30 % Kommunikation: Geplante Meetings, Mitarbeitergespräche und operative Abstimmungen.
• 10 % Puffer: Raum für echte Notfälle (die oft gar keine sind).

Eliminierung von Zeitfressern in der Kommunikation

Moderne Werkzeuge zur Kommunikation und Organisation wie Slack, Teams, Zoom etc. haben sich in vielen Situationen zwar als überaus nützliche Tools erwiesen, erzeugen allerdings auch einen sogenannten „Dringlichkeits-Bias“, der Ihnen suggeriert, dass Sie JETZT reagieren müssen. Ein Segen für unmittelbare Kommunikation ohne Reibungsverluste, ein Fluch in Phasen hoher Konzentration. Um sich auch hierbei keinesfalls vom Wesentlichen ablenken zu lassen, haben sich folgende Regeln als hilfreich erwiesen:

• Asynchrone Kommunikation bevorzugen – Machen Sie Ihrem Umfeld klar, dass nicht auf jede Email eine umgehende Antwort erwartet werden kann, nicht auf jeden Anrufversuch ein sofortiger Rückruf etc.
• Das Ende der „Cc-Kultur“ – Kommunizieren Sie klar und deutlich, dass Sie nicht in jeder Mail in Kopie gesetzt werden müssen und auch nicht wollen. Wichtige Infos gehören eher in zentrale Dashboards oder Tools zum Projektmanagement.

Führungskultur im Wandel: Vom Kontrolleur zum Coach

Der vergleichsweise neue „Deep Work“-Ansatz ist letztendlich nur eine längst erprobte Strategie mit neuem Label. Er beschreibt nichts Anderes als das Setzen von Prioritäten und die Konzentration auf das Wesentliche. Dass diese Strategie mit neuer Bezeichnung derzeit eine wahre Renaissance erlebt, hat sich als Segen in vielen Führungsetagen erwiesen, weil nun endlich wieder die eigentlichen Aufgaben einer Führungskraft in den Fokus rücken, was letztendlich dem Unternehmen und damit auch den Mitarbeitern zugutekommt. Als positiver Nebeneffekt zeigt sich zudem, dass die Mitarbeiter dazu angehalten und darin bestärkt werden, selbst kreativ Lösungen zu finden, wenn der Chef nicht zu jedem Zeitpunkt verfügbar ist.  Nicht zuletzt deshalb hat sich „Deep Work“ als Produktivitäts-Booster erweisen, der über sämtliche Branchen hinweg für besseren Workflow und damit auch für konkurrenzfähigere Unternehmen sorgt.

Bildquellen:

stock.adobe.com – Krakenimages.com

stock.adobe.com- Frank H.

stock.adobe.com- Funtap