Effektiv delegieren – wie präzise Ansagen im Alltag den operativen Erfolg sichern

Delegieren in angemessenem Maße gestaltet sich für viele Unternehmer im täglichen Arbeitsalltag noch immer durchaus als große Herausforderung und findet daher oft nur halbherzig und wenig durchdacht zwischen Tür und Angel statt. Allerdings lauert hier eine häufig unterschätzte Gefahr, da unpräzise Anweisungen fast immer zu zeitfressenden Rückfragen oder sogar zur falschen Umsetzung wichtiger Arbeitsschritte führen, die wiederum teure Korrekturen nach sich ziehen können. Wer allerdings die Produktivität seiner Belegschaft effektiv steigern will, muss lernen, Aufgabenverteilungen im Business-Alltag so zu strukturieren, dass Erwartungen, Fristen und Standards klar und unmissverständlich kommuniziert werden. Wie das geht, verraten wir in diesem Artikel.

Die Psychologie der Klarheit: Warum Präzision beim Delegieren Zeit spart

Viele Entscheider sitzen noch immer dem Trugschluss auf, dass Zeit insbesondere durch kurze und knappe Anweisungen gespart werden kann, obwohl in aller Regel genau das Gegenteil der Fall ist, weil unklare Anweisungen zu zeitintensiven Rückfragen und Verzögerungen führen. Sich 2 Minuten Zeit für eine adäquate Anweisung zu nehmen, kann 2 Stunden an Mehrarbeit sparen. Machen Sie sich klar, dass erfolgreiches Delegieren im Kopf mit der eigentlichen Intention beginnt. Definieren Sie ein klares Ziel, noch bevor Sie überhaupt das erste Wort sprechen. Eine halbherzige Anweisung im „Vorbeigehen“ impliziert oftmals spezifisches Wissen beim Gegenüber, das häufig aber gar nicht vorhanden ist – schließlich kann Ihr Mitarbeiter nicht Ihre Gedanken lesen. Gewöhnen Sie sich an, ALLE relevanten Parameter innerhalb von 2 Minuten zu kommunizieren, um eventuelle Reibungsverluste auf ein Minimum zu reduzieren.

Die Checkliste für das schnelle Delegieren im Alltag

Um eine Anweisung möglichst effektiv zu delegieren, sind spezielle Parameter unerlässlich. Dabei geht es im Wesentlichen darum, nicht nur die eigentliche Aufgabe weiterzugeben, sondern auch, mit einem adäquaten Kontext den Rahmen abzustecken und ein besseres Verständnis beim Gegenüber auszulösen.

Achten Sie bei Ihren täglichen Anweisungen auf folgende Punkte:

• Konkretes Endergebnis – Beschreiben Sie genau, wie das fertige Produkt oder die erledigte Aufgabe aussehen soll.
• Verbindliche Deadline – Nennen Sie einen exakten Zeitpunkt statt vager Formulierungen wie „so schnell wie möglich“.
• Priorisierung – Ordnen Sie die neue Aufgabe in die bestehende Arbeitslast des Mitarbeiters ein.
• Verantwortungsbereich – Klären Sie, ob der Mitarbeiter eigenständig entscheiden darf oder bei Zwischenschritten Rücksprache halten muss.
• Rückversicherungs-Check – Lassen Sie den Mitarbeiter das Verständnis der Aufgabe kurz in eigenen Worten zusammenfassen.

Delegieren als Werkzeug der Mitarbeiterentwicklung

Ein wesentlicher Grund, weshalb viele Unternehmer das Delegieren auf ein Minimum reduzieren, ist außerdem in dem Gedanken verankert, dass man glaubt, die Aufgabe nur selbst angemessen umsetzen zu können. Eine Mentalität, die jedoch das Wachstum des ganzen Unternehmens ausbremst, da die Eigenverantwortung und Kompetenz der eigenen Belegschaft nur dann optimiert werden kann, wenn Aufgaben präzise übergeben werden. Vertrauen ist dabei eine der tragenden Säulen für ein adäquates Führungsmanagement. Geben Sie Ihren Mitarbeitern dringend einen Rahmen vor, in dessen Grenzen Sie den Angestellten allerdings eine bestimmte Autonomie gewähren. Das kommt nicht nur der Mitarbeitermotivation zugute, sondern entlastet Sie auch als Unternehmer in erheblichem Maße. Schließlich müssen Sie sich nicht jede noch so minimale Kleinstentscheidung aufbürden, die Ihnen Energie sowie Zeit raubt und Sie von wichtigeren Entscheidungen abhält.

Hindernisse beim Delegieren im täglichen Betrieb überwinden

Selbstdisziplin ist für Sie als Unternehmer die Basis Ihrer täglichen Business-Routinen. Nutzen Sie diese unbedingt auch, um sich bezüglich der Qualität Ihres eigenen Delegierens kontinuierlich zu überprüfen. Trotz bester Absichten schleichen sich bei vielen Unternehmern nämlich immer mal wieder Gewohnheiten ein, die einer effektiven Delegation entgegenstehen. In aller Regel handelt es sich hierbei um (zumindest vermeintlichen) Zeitdruck, der dazu verleitet, Informationen wegzulassen, die als in diesem Kontext nicht wichtig genug erachtet werden. Ein gefährlicher Trugschluss, da diese eingesparten Sekunden nachher Stunden an Mehrarbeit kosten können.

Vermeiden Sie diese typischen Fehler bei schnellen Absprachen:

• Vage Adjektive – Ersetzen Sie Wörter wie „schnell“, „gut“ oder „professionell“ durch messbare Kriterien.
• Mehrere Empfänger – Übergeben Sie eine Aufgabe immer an eine verantwortliche Person, statt sie „in die Runde“ zu werfen.
• Fehlender Kontext – Erklären Sie kurz das „Warum“, damit der Mitarbeiter den Sinn versteht und im Zweifel selbst kluge Abwägungen treffen kann.
• Annahmen treffen – Gehen Sie nie davon aus, dass ein Prozess klar ist, nur weil er „schon immer so gemacht wurde“.
• Unterbrechungen während der Anweisung – Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter in dem Moment Ihre volle Aufmerksamkeit hat, um Kommunikationsfehler zu vermeiden.

Messbarkeit und Feedback: Den Kreis beim Delegieren schließen

Gewissenhaftes Delegieren endet allerdings nicht zwingend mit der Aufgabenerteilung. Nach Abschluss der jeweiligen Aufgabe ist ein Feedback an den Mitarbeiter von großer Bedeutung, um dessen Motivation zu stärken und ihm für die nächste Delegation eine extra Portion Selbstbewusstsein mit auf den Weg zu geben. Ein kurzes: “Genau so hab ich mir das vorgestellt.“ Oder sogar nur ein: “Gut gemacht!“ kann diesbezüglich wahre Wunder wirken. Mit einer solchen kurzen Feedback-Schleife lernt Ihr Team Ihre Qualitätsansprüche besser zu verstehen, was langfristig sogar dazu führen kann, dass das eigentliche Delegieren sogar irgendwann noch ein wenig kürzer gehalten werden kann, weil sich bestimmte Automatismen einstellen.

Delegieren als Kernkompetenz des Alltags

Delegieren ist keine Belastung für Ihre Mitarbeiter, sondern eine Wertschätzung bezüglich deren Fähigkeiten UND auch Ihrer persönlichen Zeit. Letztlich geht es nicht darum, einfach nur Aufgaben als „Ballast“ abzuwerfen, sondern sie wie Schachfiguren strategisch geschickt an den geeigneten Stellen zu platzieren. Beginnen Sie schon morgen damit, beim Delegieren kurz mit dem entsprechenden Mitarbeiter innezuhalten, um den Rahmen abzustecken, Ergebnisse zu definieren und Kontext zu liefern. Sie werden überrascht sein, wie viel produktiver sich dadurch alle relevanten Abläufe in Ihrem Unternehmen gestalten, wenn alle Informationen vollumfänglich kommuniziert werden.

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