Im Interview erzählt die Geschäftsführerin der profiforms gmbh über die Zukunft der Softwarebranche

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rau Schröder, Sie sind nicht nur Gesellschafterin und Geschäftsführerin der profiforms gmbh, sondern auch deren Gründerin. Was waren damals Ihre Beweggründe, diesen Schritt zu gehen?

Die Gründung von profiforms fällt in eine Zeit, in der sich neben den IBM-Kanaldruckern erste Formulardrucklösungen (heute ein Teil der Business-Communication-Lösungen), auf Laserdruckern für kleine bis mittlere Druckvolumina etabliert haben. Diese Lösungen waren in Hinsicht auf die vollständige Abbildung der Prozesskette unvollständig und im Handling oft sperrig. Das wollten wir besser machen.

Können Sie uns kurz Ihren Werdegang skizzieren?

Ich komme aus einer IT-affinen Familie, habe mich früh mit dem Bau kleiner Radioempfänger und Ähnlichem beschäftigt, nach erfolgreichem Abitur an einer im Schaltkreisentwurf renommierten Uni, der TU Chemnitz, Hard- und Softwareentwurf und Elektronik studiert und 1995 nach knapp vier Jahren Berufserfahrung mit meinem damaligen Ehemann profiforms gegründet. 1999 kam unsere gemeinsame Tochter auf die Welt. Nach einer dreijährigen Kinderpause bin ich wieder in das Businessleben eingestiegen. Neben dem Verfolgen von technologischen Entwicklungen und, wo sinnvoll, Integration derselben standen regelmäßig betriebswirtschaftliche, juristische und IT-Sicherheit-basierte Weiterbildungen auf dem Programm. Die profiforms gmbh und ihre Kunden sind bis heute in ihren vielen fachlichen Facetten täglich Brot, Herausforderung und erfüllende Berufung für mich.

profiforms verfügt über eine fast 30-jährige Erfahrung mit IT-Systemen im Business-Communication-Umfeld. Können Sie uns sagen, wie sich dieses Berufsfeld in den vergangenen Jahren verändert hat?

Ein wichtiger und aus Sicht unserer Kunden wahrscheinlich der wichtigste Aspekt ist der Funktionsumfang und das Lösungsdesign: Vor 30 Jahren ging es vielfach darum, Durchschreibesätze auf Nadeldruckern durch verwaltete und versionierte Dokumente auf Lasern abzulösen. Später kamen DV-Freimachung, Konsolidierung und Workflowsteuerung als Anforderungen hinzu. Heute benötigen Kunden vernetzte Lösungen, die Jobs, Dokumente und strukturierte Daten zusammenführen, extrahieren und über alle verfügbaren Kanäle also auch Web-Frontends oder smarte Medien zustellen und annehmen.

Intern kommt hinzu, dass sich Softwareentwicklung zu einer Art agilen Software-"Produktion" entwickelt hat. Hier ist ein hohes Maß an Effizienz mit gleichzeitiger Flexibilität erforderlich. Gleichzeitig entwickelt sich der Technologie-Stack, auf dessen Basis Software entwickelt wird, kontinuierlich, mitunter auch recht sprunghaft weiter. Hinzu kommt, dass Mitarbeiter heute ganz anders geführt sein wollen als vor 30 Jahren. Hier mehr Gestaltungsfreiheit zuzulassen, bedeutet häufig einen enormen Zugewinn an kreativen Ansätzen und positiv unerwarteten Lösungen, setzt aber eine teilhabe-orientierte Unternehmenskultur voraus. Zugenommen haben auch deutlich regulatorische Vorgaben, deren halbwegs kosten-ökonomische Umsetzung immer wieder zum Denken neuer Wege herausfordert.

profiforms bedient mittlere und große Kunden überwiegend der Branchen EVU, Banken, Versicherungen und Retailer. Deren Anforderungen an ein professionelles Vorgehen war uns immer Messlatte, mitunter Herausforderung, immer aber auch erreichter Gradmesser unseres Erfolges.

Worin sehen Sie die aktuellen Herausforderungen der Digitalisierung?

Im Zeit- und Erfolgsdruck, der Mehrdimensionalität der zu bewältigenden Aufgaben und personellen Engpässen in Konzeption und Umsetzung.

Digitalisierung geht in der Horizontalen einher mit zum Teil gravierenden Prozessumstellungen, die Unternehmen wegen der sich ändernden Märkte und Kundengewohnheiten bewältigen müssen. Das verändert auch die Datenbereitstellung für die Kommunikation und stellt zunehmend komplexe Anforderungen. Hinzu kommt die vertikale Komponente: die Migration von On-Prem-Systemen in die Cloud. Begleitet wird das häufig noch von einem Wechsel zu einem Domain-driven Design der Systeme. Das sind komplexe Aufgaben, die man durchaus mit dem Aufbau eines Eisenbahnnetzes für ein ganzes Land vergleichen kann.

Für die Konzeption solcher Vorhaben braucht es strategische Vordenker, die sich nötigenfalls im Unternehmen gegen hemmende Kräfte durchsetzen. Weiter sind die Kapazitäten zur Umsetzung nötig, die parallel zum laufenden Geschäft erfolgen müssen. Und schließlich braucht es ein gut umgesetztes Change-Management, das die Mitarbeiter mitnimmt. Wer solche Vordenker im Hause hat und deren Qualitäten nutzen und die Lösungen umsetzen und erfolgreich etablieren kann, gehört zu den erfolgreichen Verwertern von Marktchancen.

Welche Stellschrauben nutzen Sie, um Unternehmen auf diesem Weg zu unterstützen?

profiforms bringt sich je nach Kundenwunsch in alle der einzelnen Projektschritte ein, von der Beratung/Konzeption über die Umsetzung bis zum Betrieb und der Dokumentenpflege.

Durch die starken Veränderungen in der Systemarchitektur im Zuge der Digitalisierung ist es nicht ausreichend, Standardprodukte im Portfolio zu haben. Vielfach sind Softwareentwicklungen im Rahmen der Systemvernetzung oder zur Umsetzung besonderer Anforderungen von Kunden erforderlich. Dem Tragen wir Rechnung, indem wir eine Task-Force gebildet haben, die wir für Softwareentwicklungen unseren Kunden innerhalb ihrer Projekte zur Verfügung stellen.

Unter Ihrem Leistungsportfolio führen Sie den Begriff VolumeWork auf. Was bedeutet das?

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, dass Mitarbeiter, die bislang Dokumente gepflegt und versioniert haben, sich bereits im Ruhestand befinden oder denselben in Bälde antreten. Damit geht Know-how und Arbeitsleistung verloren. VolumeWork, als Teil unseres Dienstleistungsangebots, bedeutet, dass wir interessierten Kunden für ein festes Volumen eben diese Leistungen, also das Know-how und die Arbeitsleistung, auf Werksbasis anbieten. Als ein Rundum-sorglos-Paket sozusagen.

Was sind die Kernleistungen der profiforms gmbh?

Wir sind leidenschaftliche Softwareentwickler und setzen das in Standardsoftware um, die das gesamte Leistungsspektrum der Business-Communication umfasst. Das bedeutet Inputverarbeitung, Erzeugen, Zusammenführen, Modifizieren von Dokumenten, Dokumentenanalyse, Verarbeitung von unstrukturierten und strukturierten Daten, Extraktion, Weiterverarbeitung und Bereitstellung von strukturierten Daten, DV-Freimachung, Post- und Portooptimierung, Software-Konsolidierung, Dokumentenlogistik, Erzeugung diverser Ausgangsformate wie PDF, PDF/A, PDF/UA, E-Rechnung, PCL, Postscript und dergleichen.

Ebenfalls dazugehörig ist die Bedienung der einzelnen elektronischen und smarten Zustellkanäle, Druckvorbereitung von Dokumenten, Anbindung von Web-Frontends, Briefschreibung für Dokumente, die nicht automatisiert erzeugt werden können und menschliches Eingreifen benötigen, Workflows für die Freigabe solcher Dokumente, Lösungen, um im Homeoffice erzeugte Dokumente in die zentralen Dokumentenprozesse eines Unternehmens einzusteuern und nicht zuletzt die Steuerung der individuellen Ansprache eines Kunden in Abhängigkeit seiner persönlichen Situation.

Hinzu kommt die oben erwähnte Auftragsentwicklung. Damit aus diesem Baukasten etwas entsteht, das die Bedürfnisse der Kunden trifft, hören wir zu, beraten, konzeptionieren und setzen die Projekte um – jeweils unter Berücksichtigung der vorhandenen und/oder angestrebten IT-Infrastruktur der Kunden. Das ist die Passion unserer Projekt-Mitarbeiter. Die entstandenen Lösungen können On-Prem oder in der von uns betriebenen Cloud zum Einsatz kommen. Wenn gewünscht, betreiben wir die Lösung beim Kunden und pflegen die Dokumente.

Können Sie uns Ihren Slogan: "Communication – we are simply making it" näher erklären?

Wir sind trotz aller Komplexität unserer Themen große Liebhaber von Stringenz und Pragmatismus. In diesem Sinn bedeutet unser Slogan, dass wir die Aufgaben wo immer möglich mit unseren Kunden pragmatisch angehen und dass die entstehenden Lösungen einfach, also von so geringer Komplexität und so leicht und effizient bedienbar wie möglich sein sollen.

Inwiefern unterscheidet sich das von Ihnen offerierte Angebot von Mitbewerbern?

Das hängt recht stark von dem Mitbewerber ab, mit dem wir verglichen werden. Wir setzen auf Standardsoftware, die wir mit unserer Auftragsentwicklung ergänzen, wenn das in dem jeweiligen Projekt notwendig wird. Dieses Vorgehen kennen wir lediglich von Beratungshäusern, nicht von unmittelbaren Mitbewerbern. Wir legen Wert darauf, dass alle Prozessschritte und Kanäle von uns abgedeckt werden können, was sich in schlanken, leicht monitor- und logbaren Lösungen, ohne Informationsverlust, widerspiegelt.

Alle unsere Lösungen sind sowohl On-Prem als auch als Cloud-Service oder gemischt verfügbar. Das unterstützt länger laufende Migrationskonzepte in deren einzelnen Phasen. Und zuletzt, aber von sehr hoher Priorität machen wir möglich, was sich der Kunde jeweils wünscht. Ganz im Sinne von Communication – we are simply making it.

Welche Pläne haben Sie für die Zukunft?

Wir stehen in Zeiten intensivster Umbrüche. In naher Zukunft sind gesetzliche Anforderungen wie E-Rechnung oder Barrierefreiheit umzusetzen. Veränderungen in der Kommunikation im Allgemeinen bedeuten, dass Dokumente zahlenmäßig abnehmen, die verbleibenden Dokumente wegen des entstehenden Urkundencharakters an Bedeutung zunehmen werden. Kommunikation wird sich vermehrt zum Austausch strukturierter Daten entwickeln, die bei Bedarf für den Menschen lesbar dargestellt werden und deren "Unverändertheit" nachgewiesen werden muss.

Kommunikationskanäle und Gewohnheiten des Endverbrauchers und Anforderungen an dessen Ansprache ändern sich. KI verspricht Arbeitsentlastung und Effizienzsteigerung und sollte, wo immer möglich, eingesetzt werden. Für die sehr komplex gewordenen IT-Systeme muss für Unternehmen kostengünstiger Betrieb oder Zugang zu Lösungen möglich sein.

Beim Bewältigen dieser Umbrüche und der daraus resultierenden Aufgabestellungen an Business-Communication-Systems wollen wir Unternehmen mit ganzem Engagement unterstützen. Dafür entwickeln wir unsere Lösungen, unsere Kompetenzen, kurz: profiforms weiter.