Personal-Management-Software: wie finden Unternehmen die passende Lösung?

Viele Unternehmen wickeln ihre HR-Prozesse mit mehreren IT-Systemen, über E-Mails und in Teilen sogar noch papiergebunden ab. Dass dies die Transparenz beeinträchtigt, wenig effizient ist und unnötig Ressourcen bindet, liegt auf der Hand. Das Ziel sollte es daher sein, alle administrativen HR-Aufgaben und -Vorgänge in einem zentralen Tool abzubilden. Die Anforderungen an eine derartige Personal-Management-Software sind entsprechend vielfältig.

So sollte die Lösung einen Self-Service für Mitarbeiter ermöglichen, über den sie schnell und einfach Hilfe zu HR-bezogenen Fragen erhalten, den eigenen Urlaub verwalten und eigene Weiterbildungswünsche anstoßen können. Aus Sicht der HR-Mitarbeiter ist eine Plattform wünschenswert, mit der sich alle mitarbeiterbezogenen Daten administrieren lassen. Dies umfasst die digitale Verwaltung von Personalakten ebenso wie das Bewerbermanagement und die Bearbeitung von Anfragen oder Anträgen. Nicht zuletzt sollte die Payroll direkt aus dem System heraus mit Daten versorgt werden können.

Die Liste der Anforderungen lässt sich noch weiter fortsetzen. Klar wird jedoch bereits jetzt, dass die Auswahl einer geeigneten HR-Software nicht trivial ist. Erschwerend kommt hinzu, dass auf dem Markt mittlerweile unzählige Software-Anbieter vorhanden sind. Jede der Lösungen hat eine andere Zielgruppe im Hinblick auf die Unternehmensgröße, die Branche, das Budget und die fachlichen Anforderungen. Grob zu unterscheiden sind folgende Software-Arten:

• KMU-Suite: meist Fokus auf Vereinfachung der klassischen Personaladministration und -betreuung
• Enterprise-Suite: vollständiges Portfolio rund um alle großen Themen der Personaladministration und -betreuung sowie für Recruiting und Personalentwicklung
• Talentsuite: spezialisiert auf Personalentwicklung und Recruiting
• Spezialisierte Lösungen: hochgradig fokussierte Software, zum Beispiel für Bereiche wie Onboarding, digitale Personalakte oder Recruiting

Die Breite des Angebots an Personal-Management-Software ist gleichermaßen Fluch und Segen. Ein Segen, da im Grunde alle HR-Anforderungen ohne individuelle Software-Entwicklung umgesetzt werden können. Ein Fluch, da beim Vergleich und der Entscheidung unzählige Parameter berücksichtigt werden müssen. Pauschale Empfehlungen für die beste HR-IT-Architektur sind jedenfalls nicht möglich. Vielmehr gilt es, für die individuelle, langfristige HR-Strategie den passenden Anbieter (oder eine passende Anbieter-Kombination) auszuwählen. Ohne fachliches Know-how und tiefgreifende Kenntnis des Software-Markts ist dies kaum umsetzbar. An dieser Stelle kommen externe Spezialisten ins Spiel.

Ein erfahrener Dienstleister, der insbesondere mittelständische Unternehmen bei der Auswahl und Einführung einer geeigneten Personal-Management-Software unterstützt, ist die Münchner CLEVIS GmbH. Sie hat bereits über 1.000 Digitalisierungsprojekte im Personalbereich erfolgreich begleitet. Die Experten wissen daher sehr genau, worauf es aus fachlicher Sicht ankommt. Zudem kennen sie den Markt der Anbieter samt deren Stärken und Schwächen seit über zehn Jahren. Gleiches gilt für die (teils komplexen) Lizenzpreismodelle.

CLEVIS arbeitet komplett anbieterunabhängig und unterstützt Software-Projekte im HR-Bereich in jeder Phase. Dies beginnt bereits in der Konzeption, bei der die Spezialisten nicht nur die notwendigen Funktionen, sondern auch den zukünftigen Bedarf und die langfristige Strategie des Managements berücksichtigen. Gleiches gilt für die Anforderungen weiterer Stakeholder wie Führungskräfte, Mitbestimmung, Datenschutz und natürlich auch der Mitarbeiter. Diese fließen ebenfalls in den Auswahlprozess mit ein, um von Beginn an eine maximale Akzeptanz für die Personal-Management-Software zu realisieren.

Die Software-Auswahl folgt bei CLEVIS einem bewährten Ablauf, der folgende Schritte umfasst:

• Scoping-Workshop: Projektziele aus allen Perspektiven beleuchten, Basisanforderungen besprechen
• Erstellung eines Anforderungskatalogs und einer Shortlist passender Anbieter
• Koordination von Demo-Terminen
• Koordination von "Deep-Dive-Workshops" mit detaillierten Use Cases
• Unterstützung bei der Einkaufsverhandlung

Das Ziel dieses Prozesses ist es stets, die Personal-Management-Software zu finden, welche die HR maximal bei der effizienten Steuerung ihrer Prozesse unterstützt, datengestützte und analytische Personalarbeit ermöglicht sowie spürbare Verbesserungen für Mitarbeiter, Führungskräfte und das Management mit sich bringt.