Wie ein intelligenter Telefonassistent eine effektive Mitarbeiterentlastung erwirken kann

Eine Studie der Michigan State University zeigt, dass bereits kleine Unterbrechungen im Arbeitsalltag enorme Einschränkungen der Konzentration nach sich ziehen. Doch wie funktioniert eigentlich fokussiertes Arbeiten? Zur Steigerung von Produktivität können bereits einige simple Kniffe helfen. Im ersten Schritt sollten Produktivitätskiller identifiziert und abgestellt werden. Wer beispielsweise sein E-Mail-Programm schließt, läuft weniger Gefahr, immer wieder abgelenkt zu werden. Natürlich ist Erreichbarkeit wichtig, doch sollten diese Programme nicht den ganzen Tag im Hintergrund laufen. Auch das Deaktivieren der Push-Funktion kann hilfreich sein. Stattdessen sollten feste Zeiten festgelegt werden, in denen der digitale Posteingang bearbeitet wird. So werden wichtige Aufgaben priorisiert.

Zudem sollten Besprechungen auf ein Minimum reduziert werden, um den Fokus und die Produktivität zu steigern. Viele Dinge lassen sich via E-Mail oder am Telefon klären und müssen nicht Face to Face besprochen werden. Um Ideen zu sammeln, den Austausch zu fördern und generelle Themen zu klären, kann auch ein Jour Fixe, also ein fester Termin pro Woche, helfen. Wichtig ist es weiterhin, sich realistische Ziele zu setzen. Viele Menschen neigen dazu, lange To-do-Listen zu schreiben, die jedoch kaum abgearbeitet werden. Aufgabenlisten sind sinnvoll. Sie verbildlichen, was zu tun ist und motivieren, Dinge nacheinander abzustreichen. Jedoch sollten sie im Schnitt nicht mehr als drei Aufgaben pro Tag beinhalten. Es ist besser, sich auf weniger Aufgaben zu konzentrieren und diese dafür umso gewissenhafter zu erledigen.

Es kann auch helfen, die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu kategorisieren. Einer beliebten Zeitmanagement-Methode zufolge sollten erst unliebsame Aufgaben erledigt werden, um dafür zu sorgen, dass diese nicht noch am Ende des Arbeitstages auf der Liste stehen. Andernfalls besteht das Risiko, dass diese doch wieder auf den nächsten Tag geschoben werden. Und auch dann finden viele die Möglichkeit, sie weiter hinauszuschieben. Um sich selbst Zeit für produktives Arbeiten zu schaffen, können auch noch ganz andere Maßnahmen helfen. Oberste Maxime ist es dabei, sich die dafür notwendige Zeit aktiv freizuräumen. Andernfalls sorgt eine E-Mail oder ein Call früher oder später dafür, dass die Konzentration flöten geht.

Möglichkeiten, um sich eine störungsfreie Zeit zu schaffen, sind beispielsweise, sich ein "Bitte-nicht-stören-Schild" an die Bürotür zu hängen. Auch können die eigenen Zeitfenster im Outlook-Kalender als "beschäftigt" oder "abwesend" markiert werden. Auch können feste Sprechstunden oder Öffnungszeiten im Unternehmen helfen, außerhalb derer Arbeitende für die Kundschaft nicht erreichbar sind. Nicht zuletzt kann es von Vorteil sein, die Fragen der eigenen Kundschaft proaktiv zu beantworten. Wenn diese häufig die gleichen Fragen stellen, kann es daran liegen, dass Informationen nicht gut genug nach außen kommuniziert werden. In diesem Fall könnten Öffnungs- oder Sprechzeiten auffälliger auf der Website oder bei Google Maps platziert werden. Auch eine FAQ-Seite ist hier hilfreich. Außerdem sollten Kommentare und Fragen der Kundschaft im Internet beantwortet werden. Durch den Dialog sehen auch andere Personen die Antworten.

Während sich E-Mail-Programme einfach ausschalten lassen, ist es mit dem Telefon nicht ganz so einfach. Schließlich wären Kunden schnell verärgert oder verwirrt, wenn sie niemand am anderen Ende der Leitung in Empfang nimmt. Hier kann ein digitaler Telefonassistent Abhilfe schaffen. Er geht für die Mitarbeiter ans Telefon und übernimmt Terminvereinbarungen. Je nachdem, welche Aufgaben im speziellen Anwendungsfall zu erledigen sind. Auch wie der Assistent nach außen auftritt und mit den Anrufenden spricht, bestimmt das Unternehmen selbst.

Das Ergebnis: eine deutliche Zeitersparnis. Die Zeit, die Anrufe sonst in Anspruch nehmen, kann nun deutlich produktiver genutzt werden. In übersichtlichen Tabellen lassen sich die Telefonate und alle relevanten Informationen nachvollziehen, sodass strukturiertes Arbeiten wieder möglich wird. Der Telefonassistent von VITAS spricht mit den Anrufenden wie ein Mensch, nimmt Standardanfragen entgegen und erledigt diese je nach Auswahl vollautomatisiert. In einem unverbindlichen Gespräch mit dem Unternehmen VITAS erhalten Interessenten darüber hinaus detaillierte Einblicke darüber, wie der Telefonassistent funktioniert und auf welche Weise er dem Unternehmen mehr Zeit verschafft.

Der Telefonassistent von VITAS führt zu einer Zeitersparnis. Mit den Integrationen kann der Telefonassistent nicht nur Standardanfragen bearbeiten, sondern auch direkt Termine in den Kalender buchen. Zeitintensive Gespräche zur Terminfindung, die sonst die Mitarbeitenden führen, übernimmt jetzt der Telefonassistent. Der Assistent kann zudem mehrere Gespräche zur gleichen Zeit annehmen und führen. Für die Anrufenden bedeutet das keine besetzten Leitungen mehr und für Unternehmen mehr Kundenzufriedenheit und verfügbare Zeit für produktives Arbeiten. Die VITAS-Plattform ermöglicht die Automatisierung von Standardanfragen. Informationen, die immer wieder von Anrufenden abgefragt werden müssen, erfragt der Assistent selbstständig und zuverlässig. Unternehmen sparen so Zeit und Nerven, da sie nicht mehrmals am Tag das gleiche Gespräch mit den Anrufenden führen müssen.