Mendato – die Softwarelösung für die Reinigungsbranche

Schaut man sich den Umsatz der Gebäudereinigungsbranche an, scheint es ihr hervorragend zu gehen: 22,7 Milliarden Euro waren es im Jahr 2022, wobei die Kunden vor allem Unternehmen und öffentliche Einrichtungen sind. Jedoch sinkt die Anzahl der Beschäftigten und vor allem die der Auszubildenden, die den Nachwuchs sichern sollen: Im Jahre 2006 waren es noch 4.652, zuletzt magere 1.600 (Quelle). Der wachsende Fachkräftemangel macht sich also auch hier bemerkbar.

Oftmals führt dies dazu, dass Gebäudedienstleister Aufträge ablehnen müssen. In dieser Krisensituation suchen Reinigungsunternehmen nach kreativen Lösungen, um weitere Arbeitskräfte zu gewinnen. Eine viel genutzte Strategie ist der verstärkte Einsatz von Hybridpersonal, also von eigenen Mitarbeitenden und spezialisierten Sub- oder Nachunternehmern, um flexibel auf wechselnde Kundenanforderungen reagieren zu können. Da Kosten für Löhne, Sozialversicherungen und Arbeitsausrüstung entfallen, besteht hier auch Potenzial für Einsparungen.

Die Zusammenarbeit mit Subunternehmern bringt jedoch auch Herausforderungen mit sich, wie zum Beispiel eine mangelnde Kontrolle über Arbeitsmethoden und Zeitpläne oder rechtliche Unsicherheiten und Haftungsrisiken. Um diese Hürden zu meistern, benötigen Gebäudedienstleister Lösungen, die eine nahtlose Integration von Subunternehmern in den Arbeitsprozess ermöglichen, die Kommunikation optimieren, für eine präzise Abrechnung sorgen und zur Qualitätssicherung beitragen. Auf diese Weise können sie trotz der bestehenden Schwierigkeiten das Potenzial des Markts ausschöpfen und weiterhin Wachstum erzielen.

Die Software Mendato wurde als umfassende Lösung für Reinigungsunternehmen entwickelt. Sie bietet eine breite Palette von Funktionen, die darauf abzielen, den Betriebsablauf zu optimieren und eine effiziente Personalverwaltung zu gewährleisten. In der Stammplanung bietet Mendato einen vollständigen Überblick über alle Reinigungskräfte, ihre Einsatzorte und Verfügbarkeiten. Urlaubs- und Vertretungsbedarf wird rechtzeitig aufgezeigt. Gleichzeitig macht der Urlaubsplaner die Genehmigungsprozesse von Anträgen einfacher, indem er klar darstellt, welche Person welches Objekt betreut.

In Ausfallsituationen ist es wichtig, schnell Ersatz zu finden; hierzu dient die Springerverwaltung. Sie ermöglicht es den Verantwortlichen, schnell kompetente Vertretungen zu finden, indem sie die Verfügbarkeit und Erfahrung jeder Reinigungskraft filtert. Die Zeiterfassungs- und Lohnbuchhaltungsfunktionen von Mendato sind wichtige Elemente beim Buchhaltungsmanagement. Sie unterstützen sowohl die digitale als auch die klassische Zeiterfassung auf Papier, was die Genauigkeit erhöht. Die erstellten Stundenzettel können einfach exportiert werden, was den Prozess weiter vereinfacht. Für das Controlling stellt Mendato umfangreiche Reportingfunktionen zur Verfügung, die dazu dienen, wichtige Kennzahlen zu verfolgen und zu analysieren.

Auch im Hinblick auf die Verwaltung von Nachunternehmern bietet Mendato eine maßgeschneiderte Lösung. Dank Funktionen wie objektbezogener Disponierung, übersichtlichen Einsatzkalendern und Echtzeit-Kommunikation sind Verantwortliche stets informiert und in der Lage, die besten Partner für ihre Aufträge auszuwählen. Darüber hinaus sorgen die Funktionen zur Qualitätssicherung und Abrechnung dafür, dass die Reinigungsarbeiten weisungsgemäß durchgeführt werden und die Rechnungsstellung effizient abläuft. Die Qualitätssicherung wird durch spezielle Leistungsnachweise erleichtert, während die automatische Gutschriftenerstellung die für Prüfungen benötigte Zeit einspart.

Mendato bietet zahlreiche Vorteile sowohl für Gebäudedienstleister als auch für die Subunternehmer, die mit ihnen zusammenarbeiten. Auch für die Angestellten der Subunternehmen wird vieles einfacher. Die Software gestaltet Abläufe effizienter, fördert eine transparente Kommunikation und bündelt wichtige Dokumente. Die Abrechnung von Hybridpersonal verliert an Komplexität, in Echtzeit an das Backoffice übertragene digitale Leistungsbelege unterstützen die Qualitätssicherung. Keine aufwendigen Absprachen, keine Missverständnisse mehr dank benutzerfreundlicher Programmierung! Mendato macht aus Notlösungen aufgrund von Personalmangel starke Partnerschaften.

Wer sich mit aufstrebenden Unternehmen beschäftigt, kann sich möglicherweise an den zweimaligen Sieger der Wachstumschampion Awards des Magazins Focus erinnern: die TRISCARI Gebäudereinigung GmbH aus Ingolstadt. Die Firma konnte ihren Jahresumsatz von zwei Millionen Euro auf fast zehn Millionen Euro steigern – eine beeindruckende Entwicklung in personell schwierigen Zeiten. Hierfür war laut Geschäftsführer Davide Triscari die Digitalisierung einer der ausschlaggebenden Faktoren. Sie erleichtert die Skalierung und vereinfacht und beschleunigt sämtliche Prozesse inklusive der Einarbeitung neuer Mitarbeitender.

Mit Mendato erhoffte sich die TRISCARI GmbH einen „mitwachsenden“ Partner, der ihr vor allem das Management von Subunternehmern ermöglichen sollte. Sie wurde nicht enttäuscht! Auch die eigenen Angestellten erlernten die Arbeit mit dem neuen Werkzeug dank der Videos in der Online Academy problemlos. Der Wechsel ging reibungslos vonstatten und machte Stundenzettel überflüssig. Ebenso wie TRISCARI hat Mendato bereits Hunderten von weiteren Firmen geholfen.