Cloudbasierte Lohnabrechnungsprogramme überzeugen

Damit am Monatsende alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer pünktlich ihr korrekt ermitteltes Gehalt auf dem Konto haben, gilt es in der Lohnbuchhaltung einiges zu beachten. Eine passende Software sollte Funktionen haben, die den Workflow und wichtige Meldungen innerhalb des Payroll-Prozesses optimieren und vor allem das aktuelle Steuerrecht exakt abbilden. Häufig sind inhouse-gewartete Programme aufgrund des hohen Arbeitsaufkommens in IT- und Buchhaltungsabteilung nicht auf dem neuesten Stand, während bei cloudbasierten Programmen Updates automatisch aufgespielt werden.

Laut § 195 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Deutschland bis zu drei Jahre nach Erhalt des Lohnzettels Einspruch gegen die Lohnabrechnung ihres Arbeitgebers einlegen. Ein Lohnprogramm unterstützt neben der bloßen Gehaltsabrechnung bei der Auszahlung von Zuschlägen, Zulagen, Boni, Abschlägen, Vorschüssen oder Lohnkorrekturen, um nur einige Beispiele zu nennen. HR-Verantwortliche werden dadurch auf vielfache Weise entlastet, da händische Korrekturen in Sonderfällen viel Zeit in Anspruch nehmen.

Darüber hinaus verfügen cloudbasierte Lohnprogramme über Schnittstellen zur digitalen Personalakte. Hier lassen sich sämtliche relevante Daten zum Lohn hinterlegen. Mit einer cleveren IT-Lösung haben Unternehmen zugleich ein Reporting-Tool für die eingetragenen KPIs in der Hand.

Folgende Fragen sind ebenfalls von Belang, wenn es darum geht, sich für ein passendes Lohnabrechnungsprogramm zu entscheiden:

1. Ist der Support gut erreichbar?
2. Lassen sich alle Lohnarten abrechnen?
3. Verfügt das Programm über Schnittstellen zu anderen HR-Tools?
4. Ist das Tool GKV-zertifiziert entsprechend der Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV)?
5. Sind Schnittstellen für die Krankenversicherung (DAKOTA) und das Finanzamt (ELSTER) integriert?

Weitere Sonderfälle wie die Auszahlung von Boni, Schichtzuschlägen oder die Übermittlung von Sofortmeldungen werden zum Kinderspiel, indem diese Prozesse teilweise automatisiert werden. Bei einem guten Lohnabrechnungsprogramm laufen alle relevanten Payroll-Prozesse im Hintergrund. Personalverantwortliche gewinnen so Zeit, um sich um die Mitarbeitenden zu kümmern. Ein Lohnabrechnungsprogramm, das alle relevanten Schnittstellen und Sonderfälle des Steuerrechts abbildet, ist ONE Payroll.

Infoniqa hat mit ONE Payroll eine smarte Lösung für die Lohnbuchhaltung entwickelt, bei der Anwenderinnen und Anwender ortsunabhängig auf das nützliche Tool zugreifen können. Das ist besonders bei flexiblen Arbeitsmodellen mit Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice hilfreich, denn so liegen wichtige Abrechnungen oder fristgerechte Meldungen nicht mehr auf Halde, bis der Mitarbeitende wieder an seinem Büroarbeitsplatz ist.

Ohne ein Lohnprogramm können Betriebe bei der Abrechnung die immer komplexeren Vorgaben im Steuerrecht kaum umsetzen. Mittels cloudbasierter Lösung ist das Prozedere deutlich weniger fehleranfällig. Schließlich lassen sich in wenigen Minuten neue Mitarbeitende anlegen, Provisionen hinzufügen, Auslagen verwalten sowie relevante Daten und Meldungen an Behörden übermitteln und noch vieles mehr.

ONE Payroll verfügt sowohl über das GKV-Zertifikat entsprechend der DEÜV als auch über benötigte Schnittstellen wie DAKOTA für die Krankenversicherung und ELSTER für das Finanzamt. Darüber lassen sich die Lohnsteuermeldungen automatisch an das Finanzamt übertragen.

In einigen Branchen sind gewisse Besonderheiten wie Rabatte für Mitarbeitende zu berücksichtigen. Die Rabattfreibeträge gelten für die Produkte des Unternehmens und werden mit dem Lohn oder Gehalt verrechnet. Dabei müssen die geltenden Rabattfreibeträge berücksichtigt werden. So dürfen Mitarbeitende pro Jahr Zuwendungen von maximal 1.080 Euro ohne Lohnsteuer und ohne Sozialabgaben erhalten. Mit einem Lohnabrechnungsprogramm wie ONE Payroll sind die Meldungen mit wenigen Klicks erledigt und Unternehmen sind auf der sicheren Seite. Denn: Bei Verstößen kann es teuer werden.

Eine weitere Stolperfalle sind die sogenannten Sofortmeldungen. In der Gastronomie- und Hotellerie-Branche besteht für Arbeitgebende die Verpflichtung, 24 Stunden vor Arbeitsantritt eine Sofortmeldung für neue Mitarbeitende an die Deutsche Rentenversicherung zu übermitteln. Fehlt eine solche Meldung, werden Unternehmen der Schwarzarbeit verdächtigt. Mit ONE Payroll ist eine solche Meldung in wenigen Sekunden erledigt. Namhafte Kunden wie Deichmann, Neckermann oder Fressnapf vertrauen ihre Lohnbuchhaltung bereits Infoniqa an.