Kanzleisoftware: Cloud-Lösung als moderne Alternative zu lokalen Systemen

Im Gegensatz zu lokal installierten Systemen hat Cloud-Kanzleisoftware eine ganze Reihe von Vorteilen. Allen voran steht die eingangs bereits erwähnte Möglichkeit, unabhängig von Ort, Zeit und Endgerät auf Akten, Abläufe, Termine und die Buchhaltung zuzugreifen. Insbesondere für flexible Arbeitsmodelle, die mobiles und stationäres Arbeiten kombinieren, ist dies ein klarer Pluspunkt. Bei einigen Cloud-Plattformen können nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die Kunden eingebunden werden. So lassen sich Abläufe fast vollständig digitalisieren, was mit erheblichen Effizienzsteigerungen und mehr Geschwindigkeit einhergeht.

Weiterhin erfordert Kanzleisoftware aus der Cloud keine Installation vor Ort. Ein Endgerät mit einem herkömmlichen Browser genügt, um auf die Lösung zuzugreifen. Auch um Wartung und Updates brauchen sich Nutzer keine Gedanken mehr machen. Diese Aufgaben übernimmt der Softwareanbieter für sie. Bedenken im Hinblick auf die Sicherheit und den Datenschutz sind im Übrigen unbegründet. Seriöse Anbieter betreiben ihre Lösungen in sicheren, ISO-zertifizierten, deutschen Rechenzentren. Hier greifen Sicherheitsstandards auf höchstem Niveau, die Rechtsanwaltskanzleien, Notarkanzleien, juristische Dienstleister und Unternehmen in Eigenregie kaum erreichen können.

Auch hinsichtlich der finanziellen Aufwände haben Cloud-Lösungen für Kanzleien Vorteile. Die Kosten sind transparent, planbar und meist monatlich fällig. Zusätzliche Hardware wie Server wird für den Betrieb nicht benötigt, wodurch weitere Investitionskosten eingespart werden können.

Ein bekannter Name und führender Anbieter im Bereich der Kanzleisoftware ist Renostar. Bereits seit 1982 entwickelt das Unternehmen Softwarelösungen für Anwälte und Notare. Vor wenigen Jahren hat der Anbieter eine vollständig browserbasierte Kanzleisoftware veröffentlicht, welches seither eine zentrale Rolle in seinem Portfolio spielt. Die Plattform trägt den Namen Renostar Legal-Cloud und kann mit allen oben genannten Vorteilen punkten.

Bei der Entwicklung der neuen Kanzleisoftware aus der Cloud war es Renostar wichtig, die Möglichkeiten neuester Technologien zu nutzen. Das Ziel bestand nicht nur darin, die bestehende Kanzleilösung in den Browser zu bringen, sondern auch neue Möglichkeiten für die Nutzer zu schaffen. Im Ergebnis entstand eine Plattform, welche die Rechte und Rollen in der Kanzleiorganisation verwaltet, die Mandantenkommunikation stark vereinfacht und alle Aufgaben in einer Kanzlei unterstützt.

Eine Kernfunktion der Renostar Legal-Cloud ist die elektronische Aktenverwaltung, die rechtsgebietsbezogen individualisierbar ist. Sie verwandelt das papiergebundene Kanzleimanagement in eine benutzerfreundliche, digitale Lösung. Chaotische Papierstapel und überfüllte Aktenschränke werden durch schnell auffindbare, ortsunabhängig verfügbare E-Akten ersetzt. Hilfreich ist außerdem das durchdachte Fristen- und Terminmanagement, welches für Sicherheit sorgt. Gleiches gilt für das Aufgabenmanagement, mit dem individuelle To-do-Listen und Aufgabenzuweisungen im Team abgebildet werden können.

Natürlich lassen sich auch Abrechnungen mit der cloudbasierten Kanzleisoftware erstellen. Das integrierte Forderungsmanagement sorgt dabei für einen guten Überblick über offene Forderungen und unterstützt den gesamten Inkasso-Prozess inklusive Zwangsvollstreckung und Zwangsvollstreckungsformularen.

Positiv hervorzuheben ist darüber hinaus das Feature "Renostar Case Share". Es handelt sich dabei um eine wegweisende Plattform, die Kanzleien mit ihren Mandanten verbindet. Diese ermöglicht eine komfortable Kommunikation über sichere Kanäle. Fristen, Aufgaben und Dokumente werden hier zentral und übersichtlich verwaltet. Beide Seiten sind somit jederzeit auf dem aktuellen Stand und können Informationen besonders einfach miteinander austauschen.

Abgerundet wird der Funktionsumfang durch ein smartes Postfach für die zentrale Nachrichtenverwaltung, eine Zeiterfassung, Statistiken und Analysen sowie Schnittstellen zu branchenüblichen Drittsystemen wie Mail und beA.

Die Renostar-Kanzleisoftware ist mit mehreren Sicherheitsmechanismen ausgestattet, um den Schutz und die Sicherheit von Daten zu gewährleisten. Hierzu zählen unter anderem Zugriffskontrollen, Datenverschlüsselung und regelmäßige Back-ups, mit denen verloren gegangene Informationen im Notfall schnell wiederhergestellt werden können. Gehostet werden sämtliche Daten in zertifizierten Rechenzentren am Standort Deutschland.

Darüber hinaus erfordert die Renostar-Webanwendung keine Installation. Es ist lediglich eine kurze Registrierung erforderlich, um zu starten. Auch das Set-up ist schnell erledigt. Sollten Fragen auftreten, steht das Support-Team des Anbieters jederzeit zur Verfügung. Dies gilt selbstverständlich nicht nur für den Onboarding-Prozess, sondern auch im laufenden Betrieb.