E-Rechnung erstellen: ab 2025 Pflicht

Die E-Rechnung als zentrales Element der digitalen Transformation in Deutschland basiert auf dem standardisierten Format XRechnung. Dieses Format definiert eine einheitliche und strukturierte Art und Weise, Rechnungen elektronisch zu erstellen und auszutauschen. Hauptziel des XRechnungs-Formats ist es, die maschinelle Lesbarkeit und die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen zu ermöglichen, um so die Effizienz zu steigern und Fehlerquellen zu minimieren. Die Bedeutung dieser Umstellung geht weit über die technischen Aspekte hinaus und wirft die Frage auf: Wer muss die E-Rechnung nutzen und welche Vorteile ergeben sich daraus?

Für wen ist die E-Rechnung verpflichtend?

1. Öffentliche Auftraggeber: Seit dem 27. November 2020 müssen Bundesbehörden E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die Regelungen für Bundesländer und Kommunen können variieren, jedoch haben viele bereits ähnliche Anforderungen eingeführt oder planen diese.


2. Lieferanten und Dienstleister: Unternehmen, die öffentliche Aufträge oberhalb des EU-Schwellenwertes abwickeln, müssen ihre Rechnungen elektronisch stellen. Diese Regelung betrifft Bundesbehörden sowie öffentliche Auftraggeber auf Länder- und kommunaler Ebene.


3. Innerdeutscher Geschäftsverkehr (B2B-Bereich):

• Ab 2025 ist es für Unternehmen verpflichtend, E-Rechnungen empfangen zu können.


• Ab 2027 müssen Unternehmen im B2B-Bereich auch E-Rechnungen senden. Für Kleinunternehmen mit einem Umsatz unter 800.000 Euro gibt es einen Aufschub bis 2028.

Ausnahmen: Die E-Rechnungspflicht betrifft hauptsächlich Rechnungen zwischen Firmen. Rechnungen an Privatkunden oder aus dem Ausland sowie Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen über steuerfreie Leistungen sind von dieser Pflicht ausgenommen.

Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Rechnungsprozesse abwickeln. Diese digitale Transformation bietet zahlreiche Vorteile, die weit über reine Effizienzsteigerungen hinausgehen.

Durch die Einführung der E-Rechnung werden Geschäftsprozesse deutlich optimiert. Digitale Workflows ersetzen manuelle Eingriffe, was zu einer durchgängigeren, fehlerfreien und schnelleren Bearbeitung führt. Dies bedeutet eine erhebliche Zeitersparnis, da Aufgaben wie Datenerfassung, Prüfung und Archivierung automatisiert werden. E-Rechnungen können direkt in bestehende Buchhaltungssysteme integriert werden, um Finanzdaten in Echtzeit zu synchronisieren und einen sofortigen Überblick über ausstehende oder bezahlte Rechnungen zu erhalten.

Die Automatisierung des Rechnungsausgangs und -eingangs führt zu einer wesentlich effizienteren Rechnungsbearbeitung. E-Rechnungen können schneller erstellt, versendet und verarbeitet werden als papierbasierte Rechnungen. Dies liegt nicht nur daran, dass die physische Versandzeit entfällt, sondern auch daran, dass die digitale Formatierung eine direkte Verarbeitung und Verbuchung ermöglicht. Durch die automatische Datenerfassung und -verarbeitung werden zudem menschliche Fehler minimiert, was die Zuverlässigkeit des gesamten Abrechnungsprozesses erhöht.

Durch die Verwendung standardisierter Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD werden die Datenstrukturen vereinheitlicht, was die maschinelle Lesbarkeit und Verarbeitung erleichtert. Dies trägt erheblich zur Reduzierung von Fehlern bei, da Inkonsistenzen oder Unstimmigkeiten in den Daten automatisch erkannt werden können. Die Bearbeitungszeit von Rechnungen wird erheblich verkürzt, da manuelle Kontrollen und Korrekturen minimiert werden. Dies führt zu schnelleren Zahlungszyklen und verbessert die Liquidität der Unternehmen.

Gut zu wissen: Spezialisierte Anbieter wie gotomaxx bieten umfassende Lösungen an, die über die reine Erstellung von E-Rechnungen hinausgehen. So nutzt gotomaxx beispielsweise die Druckfunktion von Unternehmenssoftware, um neben PDF-Ausgaben auch XML-Datensätze im ZUGFeRD-Format zu erzeugen.

gotomaxx bietet eine umfassende Lösung für die Erstellung und Verwaltung von E-Rechnungen, die zahlreiche Vorteile mit sich bringt. Hier sind einige Gründe, warum die Erstellung von E-Rechnungen mit gotomaxx eine kluge Entscheidung für Unternehmen ist:

• gotomaxx-Software lässt sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren, was die Umstellung auf E-Rechnungen erheblich vereinfacht. Die Benutzerfreundlichkeit steht im Vordergrund, sodass auch Nutzer ohne technisches Fachwissen E-Rechnungen effektiv erstellen und verwalten können.


• Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben ist beim elektronischen Rechnungsaustausch essenziell. gotomaxx gewährleistet, dass alle E-Rechnungen den aktuellen Standards und Anforderungen, wie beispielsweise dem XRechnungs-Format in Deutschland, entsprechen. Dies minimiert das Risiko von Compliance-Problemen und sorgt für reibungslose Geschäftsabläufe.


• Mit gotomaxx können Unternehmen den gesamten Rechnungsprozess automatisieren, von der Erstellung bis zum Versand und der Archivierung. Dies führt zu einer signifikanten Reduktion von Bearbeitungszeiten und -kosten. Die Automatisierung reduziert zudem Fehlerquoten, die bei manueller Rechnungserstellung auftreten können.


• Die papierlose Rechnungsstellung mit gotomaxx trägt zum Umweltschutz bei, indem sie den Papierverbrauch und damit verbundene Ressourcen wie Transport und Lagerung reduziert. Unternehmen leisten so einen wertvollen Beitrag zur Nachhaltigkeit.


• Datenschutz und -sicherheit sind bei der elektronischen Rechnungsstellung von größter Bedeutung. gotomaxx bietet sichere Lösungen, die sicherstellen, dass alle Daten während der Übertragung und Speicherung geschützt sind. Dies gibt Unternehmen und ihren Partnern ein hohes Maß an Vertrauen in den Prozess.


• gotomaxx-Software ist flexibel und skalierbar, was bedeutet, dass sie sowohl für kleine als auch für große Unternehmen geeignet ist. Die Lösung kann an das Wachstum und die sich ändernden Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden, ohne dass eine vollständige Überarbeitung des Systems erforderlich ist.