eEinkauf: bewährter Lösungsweg

Die analoge Abwicklung von Beschaffungsvorgängen gleicht einer Blackbox. Sie ist intransparent, nicht zu steuern, aufwendig und unwirtschaftlich. Strategische Überlegungen und taktische Herangehensweisen, die zu mehr Kooperation/Koordination, Bündelungseffekten, Nachhaltigkeit, Regionalität führen, können nicht greifen. Die Herausforderungen sind Entscheidern hinlänglich bekannt. Jedoch wird der dringend erforderliche "Switch von analog zu digital" regelmäßig aus Gründen knapper Haushaltsmittel und angespannter Personalsituation vertagt. Im Grunde ohne Not, denn mittels einer webbasierten elektronischen Einkaufslösung, verbunden mit weitreichenden Services und Know-how, gelingt der Wandel von "Zettelwirtschaft" zu Daten innerhalb weniger Wochen bei geringsten Anforderungen: Internetzugang.

Immer mehr Verwaltungen und Organisationen haben das Potenzial des eEinkaufs erkannt und steigen auf digitale Lösungen um. Über ein "hauseigenes" Einkaufsportal sollen alle Besteller einer Verwaltung ihre Bedarfe über im Vorfeld ausgeschriebene Rahmenverträge des Zentraleinkaufes umfassend und komfortabel decken. Sämtliche Prozesse, angefangen von der Kontierung, Genehmigung, Weiterleitung an zuständige Lieferanten, Reklamationen, Artikelanfragen oder Berichte werden automatisiert gesteuert. Ab diesem Moment schaffen Daten Transparenz und eröffnen strategische Handlungsmöglichkeiten.

So lassen sich die dem Einkauf vor- und nachgelagerten Themenbereiche eAbrechnung und eAusschreibung/Vergabe digital verknüpfen. Um selbst keinen eigenen Installations- und Softwarepflegeaufwand für einen Onlineshop vorhalten müssen, darüber hinaus Datensicherheit und Anwenderfreundlichkeit gewährleisten zu können, entscheiden sich Verwaltungen für die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Einkaufsdienstleister der Verwaltungsbranche. Der Dienstleister steht darüber hinaus nicht nur in allen Fragen des Katalogmanagements zur Verfügungen, sondern sorgt auch für das Onboarding der jeweiligen Lieferantenkette sowie für die Programmierung erforderlicher Schnittstellen.

Sämtliche Anforderungen werden durch einen deutschen Anbieter erfüllt: TEK-SERVICE AG ist seit 2000 bundesweit tätiges Dienstleistungsunternehmen für den Einkauf der öffentlichen Hand. Mittels webbasierter, barrierefreier Einkaufslösung "made und hosted in Germany" weitreichenden Services und branchenspezifischem Know-how lösen Verwaltungen und Organisationen ihre analoge Beschaffung innerhalb kürzester Zeit durch den eEinkauf ab.

Entlang der Anforderungen ihrer Kunden automatisiert das Unternehmen einkaufsspezifische Prozesse zwischen Bestellern und deren Lieferantenkette. Im Sinne von End-to-end-Beziehungen lassen sich Daten damit automatisiert, DSGVO-konform, zwischen unterschiedlichsten Akteuren, ERP- oder Finanzsystemen steuern. "Auf Knopfdruck" sorgen Berichte für Transparenz und eröffnen damit strategische Optionen. Sämtliche Verfahren haben sich seit Jahrzehnten bewährt und wurden stets optimiert.

Die Praxis zeigt: Sobald sich die Einkaufslösung der TEK-SERVICE AG etabliert hat, erzielen Verwaltungen und Organisationen in kurzer Zeit mess- und spürbare Erfolge. Bedenken im Hinblick auf Steuerungs- oder Kontrollverluste werden aus der Welt geschafft, da der Einkauf der Verwaltung "Owner" seiner Prozesse, Lieferantenstammdaten, Katalogdaten und Bestelldaten bleibt. Dies ist auch ein wichtiger Aspekt, um Abteilungsdenken zu reduzieren und gleichzeitig eine zentrale Steuerung des Einkaufes sicherzustellen.