E-Rechnung online prüfen: die einfache und kostengünstige Lösung für KMU

In Deutschland stehen Buchhaltungsabteilungen derzeit vor einer großen Umstellung. Betroffen sind auch rund 2,3 Millionen kleine Unternehmen in Deutschland mit ein bis neun Mitarbeitern. Sie haben für diese Umstellung einen besonderen Bedarf an Unterstützung und Tools, doch viele Steuerberater sind bereits jetzt überlastet. Aber auch KMU mit bis zu 50 Mitarbeitern und Multi-Firmen wünschen sich häufig professionelle Hilfe für diesen Veränderungsprozess, um E-Rechnungen richtig empfangen, prüfen und aufbewahren zu können. Denn auch hierbei gilt der Grundsatz: Unwissenheit schützt vor Strafe nicht.

Konkret bedeutet das: Wer eine E-Rechnung falsch verarbeitet, muss mit empfindlichen Strafen rechnen. Kann ein Prüfer in zwei Jahren beispielsweise nachweisen, dass eine E-Rechnung gedruckt wurde, anstatt sie digital zu verarbeiten, so kann die Vorsteuer aberkannt werden. Doch viele Unternehmen erkennen auf den ersten Blick nicht einmal, ob es sich um eine herkömmliche oder um eine E-Rechnung handelt. ZUGFeRD-Rechnungen beispielsweise werden als normale PDF-Datei verschickt, beinhalten aber in einer versteckten Ebene ein technisches XML. Die meisten KMU können diese mit ihren bisherigen Mitteln aber nicht erkennen und eine solche E-Rechnung nicht richtig managen. Als Zwischenfazit lässt sich daher festhalten: Ab Januar muss jede eingehende Rechnung überprüft werden und Unternehmen brauchen ein DMS-System, das schon bei E-Mail-Eingang die E-Rechnungen erkennt, überprüft und richtig behandelt. Bleibt nur die Frage nach dem Wie offen.

Eine Reihe an Aufgaben kommt nun im Zuge der Umstellung auf Unternehmen zu. Der erste sinnvolle Schritt ist hierbei die Anschaffung eines Dokumentenmanagements, um alle Belege an einem Platz zu sammeln und rechtssicher aufzubewahren. Im nächsten Schritt muss der Buchhaltungsablauf digitalisiert werden. Empfehlenswert ist es, diesen direkt mit dem Steuerberater umzusetzen, je nachdem, ob dieser beispielsweise DATEV, lexoffice, SevDesk, AGENDA oder andere Tools einsetzt. Zuletzt müssen Unternehmen ihr eigenes ERP/Fakturierprogramm bis 2027/2028 updaten, um E-Rechnungen schreiben zu können. Die gute Nachricht lautet: Schon jetzt gibt es Möglichkeiten, um eine E-Rechnung komplett online zu prüfen, sogar kostenlos. Obwohl die Herausforderung vor allem für KMU im ersten Moment überwältigend klingt, gelingt die Umstellung in den allermeisten Fällen mit einem überschaubaren finanziellen und zeitlichen Aufwand.

Wie aber sehen diese Möglichkeiten aus? Um eine E-Rechnung kostenlos prüfen zu lassen, hat die Docunout GmbH aus Nürnberg eigene Lösungen entwickelt. Für alle, die gleich beim Mail-Eingang die Überprüfung machen wollen oder grundsätzlich digitalisieren wollen, wird die DMS-Lösung empfohlen. Mit dem Anspruch ein "einfaches, günstiges und universelles Dokumentenmanagement in der Cloud" zu bieten, richten sich diese Lösungen speziell an kleinere Unternehmen mit 1 bis 50 Mitarbeitern und ermöglichen eine kostenlose Validierung und – im Fall der kryptischen X-Rechnung – auch eine praktische Visualisierung. Darüber hinaus lassen sich neben E-Rechnungen auch Verträge, Lieferscheine, Personalia und andere Arten von Dokumenten rechtssicher verwalten. So können Buchhaltungsbeauftragte und Mitarbeiter der Einkaufsabteilung rund fünf bis zehn Eingangsrechnungen pro Monat manuell überprüfen, ohne ihre internen Strukturen grundlegend verändern zu müssen.

KMU, die nach einer Lösung für den Empfang von E-Rechnungen suchen und sich ein Tool für den Unternehmensalltag wünschen, um diese sofort bei Eingang zu prüfen und zu visualisieren, sind bei der Docunout GmbH an der richtigen Adresse. Mit dem hauseigenen E-Rechnungs-Tool belegebox werden:

• schwer lesbare Belege wie die X-Rechnung in Formate umgewandelt, die optisch aufbereitet und damit wesentlich leichter zu prüfen sind


• alle Arten von Belegen zentral an einem Ort aufbewahrt, auch aus Quellen wie E-Mails, Smartphones oder Papierrechnungen


• alle Belege geprüft und kommentiert, bevor sie in der Buchhaltung landen oder bezahlt werden. So bleiben garantiert alle wichtigen Informationen erhalten


• Belege ganz einfach durch das Personal geprüft, recherchiert und gesucht, ohne direkt auf Buchhaltungssysteme zurückgreifen zu müssen


• Dokumente wie Lieferscheine oder Verträge sicher gespeichert, sodass belegebox auch als vielseitiges Archivierungs- und Recherche-Tool fungiert