Vorteile der Digitalisierung: Arztpraxis-Assistenz effizient und patientenfreundlich gestalten

Seit Jahren nimmt der Aufwand für Administration, Koordination und Organisation in Arztpraxen immer weiter zu. Das verursacht nicht nur Kosten, sondern strapaziert auch Nerven und bindet vor allem wertvolle Ressourcen. Wenn zeitraubende Routineaufgaben von der To-Do-Liste verschwinden, bleibt mehr Zeit für die schwierigen Aufgaben, wo organisatorische Fähigkeiten wirklich gebraucht werden.

Doch welche Aufgaben sind das? Typische Routineaufgaben sind zum Beispiel das Beantworten von Telefonanfragen, die telefonische Terminvergabe und die Bearbeitung der Bestellung von Folgerezepten. Auch das Abfragen von Untersuchungsergebnissen erledigen viele Patientinnen und Patienten heute am Telefon. Viele Aufgaben lassen sich direkt erledigen, andere benötigen Nacharbeit.

In anderen Brachen schon Standard: KI-gestützte Assistenz

In vielen Branchen übernehmen schon länger KI-gestützte Assistenzsysteme einen großen Teil der Routineaufgaben. Sie ermöglichen es den Anrufenden, gezielt mit der richtigen Person zu sprechen oder sogar direkt bestimmte Funktionen am Telefon abzuwickeln. Nicht alle, aber doch einige dieser Funktionen lassen sich auch auf die Abläufe und Aufgaben in einer Arztpraxis übertragen.

reventix kooperiert mit der KI-gestützten Sprechstundenhilfe "Aaron.ai". Kunden können diese KI-Assistenz problemlos in ihre reventix-Telefonanlage integrieren. Die virtuelle Telefonanlage ermöglicht Arztpraxen die Automatisierung von zahlreichen zeitraubenden Routinetätigkeiten. Das reduziert nicht nur den Arbeitsaufwand für das Praxispersonal erheblich, sondern verbessert die Patientenerfahrung durch Verfügbarkeit rund um die Uhr und verringert das Risiko von Fehlern bei der Terminbuchung sowie der Terminvereinbarung und -verwaltung. Die Browser-basierte Anwendung kann von allen Endgeräten genutzt werden und lässt sich in gängige Praxisverwaltungssysteme integrieren.

Interessant ist ein Blick auf die umfangreichen Funktionen der digitalen Sprechstunden-Assistenz. Die Telefonanlage stellt den ersten Kontakt zum Patienten dar. Die Praxis kann spezifische Anrufkategorien wie Termin, Befund, Rezept oder Rückruf auswählen und festlegen. Die Anfragen werden automatisch in Kategorien eingeteilt. Auch die Reaktionen auf eine Anfrage sind anpassbar: Soll ein Dialog mehr Informationen erfragen, eine Ansage abgespielt oder eine Weiterleitung initiiert werden? Je nach Art und Kategorie der Anfrage greift das System im Rahmen der datenschutzkonformen Datenverarbeitung auf die notwendigen Patientendaten zu und hinterlegt so die Anfrage direkt beim Patienten. Gesprochene Patientenanfragen werden in Text konvertiert und gespeichert.

Es besteht die Möglichkeit, Anfragen mit Notizen zu versehen, um so die weitere Bearbeitung in die richtige Richtung zu lenken. In einigen Kategorien lässt sich die Anfrage direkt mit einer SMS beantworten. Die Vorlagen für diese SMS erstellt die Praxis nach den eigenen Vorgaben. Eine typische Anwendung ist die Bearbeitung von Terminbuchungen, -änderungen oder -stornierungen. Das System kann sogar automatische Terminänderungen versenden und bietet dafür eine mehrsprachige Unterstützung.

Welche Vorteile bietet die digitale Assistenz?

Die KI-gestützte Sprechstunden-Assistenz von reventix bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich. Allem voran bedeutet die digitale Assistenz eine enorme Zeitersparnis: Aaron.ai automatisiert Routineaufgaben wie Terminbuchungen und spart dem Praxispersonal wertvolle Zeit. Viele Patienten wissen die neue Verfügbarkeit rund um die Uhr sehr zu schätzen, denn sie können jederzeit Termine buchen oder ändern, auch außerhalb der regulären Praxisöffnungszeiten. Umfragen belegen, dass die einfache und intuitive Nutzung der KI-basierten Assistenten die Zufriedenheit der Patienten steigert und so die allgemeine Patientenerfahrung mit der Praxis verbessert.

Für die Praxis ermöglicht das System eine effizientere Terminplanung. Aaron.ai hilft, die Auslastung und Abläufe in der Praxis zu optimieren und Leerlaufzeiten zu reduzieren. Damit die KI-gestützte Telefonanlage zur Praxis passt, ist sie gut skalierbar. Im Rahmen der Integration wird die digitale Assistenz an die individuelle Praxisgröße angepasst. Sie lässt sich auch für Gemeinschaftspraxen problemlos einsetzen. Für eine nahtlose Integration hat Aaron.ai nützliche Schnittstellen, um die Sprechstundenhilfe mit nur wenigen Klicks direkt in die Cloud-Telefonanlage von reventix zu integrieren.

Das von zwei Studenten am Fraunhofer-Institut gegründete Technologie-Unternehmen reventix arbeitet mit klaren Eckpunkten: kundenfreundlicher, schneller und geschulter Service, moderne Technologie, sichere Systeme, skalierbar und nachhaltig. Um das zu erreichen, setzt reventix auf einen hervorragenden, direkten Service ohne Warteschleifen, nachhaltige Konzepte, ein umfangreiches Produktportfolio und das klare Ziel, Kosten und Ressourcen für die Anwender zu sparen, wann immer möglich. Größtes Augenmerk gilt dabei der Sicherheit, welche komplett als "made in Germany" bezeichnet werden kann. Gerade für die Digitalisierung der Arztpraxis sind diese Attribute essenziell.