Die IT fit für die Zukunft machen: erfolgreiche IT-Transformation mit Business Process Management in fünf Schritten

Der englische Begriff BPM (Business Process Management) lässt sich mit Geschäftsprozessmanagement übersetzen. Darunter ist die Planung, Umsetzung, Überwachung, Analyse und Optimierung von Prozessen in Unternehmen zu verstehen. Die Ziele von BPM sind vielfältig. Sie umfassen neben der Effizienzsteigerung von Abläufen, Kostensenkungen und Qualitätssteigerungen auch die Erhöhung der Prozessflexibilität und Transparenz.

BPM ist eng mit der IT-Transformation verknüpft, die die Modernisierung und Optimierung der IT-Landschaft eines Unternehmens zum Ziel hat. Durch eine IT-Transformation mit BPM können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Investitionen in neue Technologien maximalen Nutzen bringen und ihre Geschäftsprozesse kontinuierlich verbessert werden.

Was sind die Vorteile einer IT-Transformation?

Die Vorteile einer IT-Transformation sind klar ersichtlich: Unternehmen, die mit modernen Systemen ausgestattet sind, sind nicht nur resilienter, sondern können auch schneller auf neue Marktanforderungen und Kundenwünsche reagieren. Zusätzlich eröffnet sich für Unternehmen die Möglichkeit, ihre Geschäftsmodelle und -prozesse zu überdenken und eine solide Grundlage für nachhaltigen Erfolg zu schaffen. Vor allem sichert die IT-Transformation durch fortschrittliche Technologien wie hochintegrierte und intelligent automatisierte Systeme einen langfristigen Wettbewerbsvorteil, der den Weg für künftiges Wachstum ebnet. Bei der IT-Transformation profitieren Unternehmen besonders von diesen Aspekten:

• Anpassungsfähigkeit und Erweiterbarkeit: Eine zeitgemäße IT-Landschaft fördert Wachstum sowie Innovation und macht Unternehmen zukunftssicher.

• Effizienzsteigerungen: Die mit der IT-Transformation einhergehende Erneuerung der IT-Systeme gestattet es, Prozesse zu automatisieren und zu optimieren. Dies entlastet die Belegschaft, die nun den Fokus auf strategische Tätigkeiten legen kann.

• Flexibilität: Moderne IT-Strukturen lassen sich schneller an neue Marktanforderungen anpassen.

• Unterstützung von Innovation: Durch eine fortschrittlichere IT-Umgebung fördert die IT-Transformation die Nutzung neuer Technologien wie KI zur Entwicklung innovativer Produkte und Dienstleistungen.

• Erhöhte Sicherheit: Mit der Einführung neuester Technologien sorgt die IT-Transformation für aktualisierte Sicherheitsstandards und besseren Schutz vor Cyberbedrohungen.

• Kostensenkungen: Effizienzsteigerungen und Cloud-Nutzung senken Kosten und optimieren den Ressourceneinsatz.

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So vorteilhaft eine IT-Transformation auch ist – sie birgt viele Herausforderungen und scheitert oft an ihrer eigenen Komplexität. Häufige Gründe sind fehlende Fachkenntnisse und eine unzureichende Planung. Ob Produktion, Warenwirtschaft, Personalabteilung oder Buchhaltung: Da sich die Einführung eines neuen Systems auf das gesamte Unternehmen auswirkt, sind eine gut durchdachte Strategie und eine umfassende Vorbereitung ein Muss. Mangelt es dann zusätzlich an Erfahrungswerten aus der Praxis, ist es nicht verwunderlich, dass ein solches IT-Großprojekt trotz hoher Investitionskosten scheitert.

Wie unterstützen BPM die IT-Transformation?

Nicht zuletzt aufgrund der vielen Herausforderungen sind Unternehmen zögerlich, eine IT-Transformation umzusetzen. Doch genau hier kann Business Process Management (BPM) hilfreich sein. Es unterstützt dabei, Geschäftsprozesse zu definieren, zu analysieren und zu optimieren, wodurch sich die IT-Transformation effizienter und erfolgreicher gestalten lässt.

Ein noch höheres Maß an Effizienz und Fehlervermeidung lässt sich durch die Kombination von BPM mit Enterprise Architecture Management (EAM) erzielen.

Durch den zusätzlichen Einsatz eines EAM-Tools erhalten Unternehmen einen umfassenden, mehrdimensionalen Überblick über ihre aktuelle IT-Landschaft: So stehen ihnen technische Details zu ihren Applikationen ebenso zur Verfügung wie Informationen zu verknüpften Prozessen und Daten sowie zu Abhängigkeiten und verbundenen Schnittstellen für Applikationen und IT-Komponenten. Eine solche Transparenz ist unabdingbar bei der IT-Transformation.

Doch wie genau gelingt nun die erfolgreiche IT-Transformation? Was ist zu beachten, um die gesteckten Ziele zu erreichen? Insbesondere sind es die folgenden fünf Schritte, die ein Unternehmen bei der effizienten und zielgerichteten Umsetzung der IT-Transformation unterstützen.

1. Anforderungsdefinition und -planung: Eine erfolgreiche IT-Transformation erfordert genaue Kenntnisse über die betrieblichen Abläufe. Mit BPM – am besten in Kombination mit Enterprise Architecture Management – lassen sich die Geschäftsprozesse, Applikationen, Daten, Stakeholder et cetera ermitteln, die es bei der IT-Transformation zu betrachten gilt. BPM ermöglicht es dann, diese entsprechend zu optimieren, neu aufzusetzen oder umzugestalten.

2. Prozessdefinition: Plant ein Unternehmen auf ein aktuelles System umzusteigen, muss es zuerst wissen, ob es dieses komplett neu aufsetzen möchte (Greenfield-Ansatz) oder ob die Prozesse erst einmal übernommen werden sollen (Brownfield-Ansatz). Entsprechend bieten sich unterschiedliche Szenarien beziehungsweise Technologien für die Umsetzung an.

3. Prozessanalyse: Nach der Definition der Prozesse folgt im nächsten Schritt die Analyse vorhandener Abläufe. Hierbei bedient sich BPM verschiedener Technologien. Die Prozessanalyse ermöglicht es, Schwachstellen zu identifizieren und liefert fundierte, datenbasierte Entscheidungsgrundlagen für eine erfolgreiche IT-Transformation. EAM-Tools bieten dazu wertvolle Einblicke und fördern die Transparenz über die gesamte IT-Landschaft hinweg.

4. Soll-Prozessmodellierung: Der nächste Schritt ist die Modellierung der Prozesse. BPM-Tools helfen bei der intuitiven Modellierung und Verwaltung dieser Prozesse. Zudem lassen sie sich dazu einsetzen, Anpassungen effizient durchzuführen und zu dokumentieren. Die Integration von EAM-Tools sorgt dabei für einen vollumfänglichen Überblick über die gesamte Unternehmensarchitektur sowie einen vereinfachten Zugriff auf Stammdaten.

5. Prozessautomatisierung: Auch die Prozessautomatisierung spielt eine entscheidende Rolle in der IT-Transformation – insbesondere im Bereich Low-Code/No-Code. Denn Low-Code-/No-Code-Plattformen ermöglichen es, Prozesse mit minimalem oder ganz ohne Programmieraufwand zu automatisieren, was die Umsetzung erheblich erleichtert und beschleunigt. Unternehmen dient die Prozessautomatisierung dabei als leistungsfähiges Werkzeug, mit dem sich ihre Wettbewerbsfähigkeit und Rentabilität steigern lässt.

Beachtet ein Unternehmen diese fünf Schritte – von der Anforderungsdefinition über die Implementierung bis zur Prozessautomatisierung – und nutzt es Business Process Management sowie Enterprise Architecture Management integrativ, ist es bestens gerüstet, um die Herausforderungen der IT-Transformation erfolgreich zu meistern und nachhaltige Vorteile zu realisieren.