Dienstplan erstellen – smart und effizient

Adäquate Personaleinsatzplanung ist eine der größten Herausforderungen der Unternehmensführung. Die Frage lässt sich also nicht im Handumdrehen beantworten. Die folgenden Tipps orientieren sich an den Anforderungen zeitgemäßer Personalverwaltung. Wer sie beherzigt, kommt dem perfekten Dienstplan schon etwas näher.

Warum ist ein guter Dienstplan so wichtig?

Eine gute Dienstplanung wird als wichtiges Element angesehen, um Mitarbeitern einen möglichst angenehmen Arbeitsalltag zu gestalten. Zufriedenheit mit den Arbeitszeiten wirkt sich natürlich auch positiv auf das Unternehmen aus. Darüber hinaus hilft ein guter Dienstplan, Stillstandszeiten zu verhindern oder wenigstens zu minimieren.

Die Optimierung der Dienstplangestaltung stellt also einen ganzheitlichen Ansatz dar, von dem viele Unternehmensbereiche profitieren können.

Wer schreibt den Dienstplan?

Der Arbeitgeber ist grundsätzlich zur Erstellung von Dienstplänen befugt. Er übt dadurch sein in der Gewerbeordnung geregeltes Weisungsrecht aus. Allerdings besitzen sowohl der Betriebsrat als auch andere Organe der Arbeitnehmervertretung Mitbestimmungsrechte. Diese müssen vom verantwortlichen Personalplaner beachtet werden.

Auf welche Aspekte ist bei der Erstellung des Dienstplans besonders zu achten?

Das Erstellen und die Verwaltung von Dienstplänen können zu einer großen Herausforderung werden – speziell bei großen Belegschaften. Unter anderem sollten Aspekte wie Sicherheit, Erfahrung und Produktivität der Mitarbeiter in die Planung einfließen. Auch gesetzliche Vorgaben wie Ruhezeiten oder die Regelung von Nachtarbeit müssen Beachtung finden.

Diese vier Punkte gelten als besonders wichtig bei der Dienstplanung:

Zeitabhängiger Personalbedarf

Ein guter Weg, um den Personalbedarf für bestimmte Tage oder Tageszeiten zu ermitteln, ist die Analyse der Umsatzprognose. Normalerweise existieren im Unternehmen oder der betreffenden Abteilung gewisse Erfahrungswerte diesbezüglich. Wenn es etwa in einem Gastronomiebetrieb mittags regelmäßig zu einem Ansturm hungriger Kunden kommt, sollte das in der Dienstplanung berücksichtigt werden.

In anderen Branchen kann es starke saisonale oder über die verschiedenen Wochentage verteilte Schwankungen geben. Diese Abhängigkeiten im Bedarf sollten also stets im Blick behalten werden, bevor über Schichtzeiten und Dienstpläne entschieden wird. Eine Faustregel besagt: Zu Stoßzeiten sollten die qualifiziertesten Mitarbeiter eingesetzt werden.

Anzahl der Mitarbeiter und Schichtlänge

Die Schichtlänge wird von zwei wichtigen Faktoren beeinflusst: vom Personal und den Betriebsabläufen. Längere Dienste ermöglichen in der Theorie mehr freie Tage am Stück. Für die praktische Umsetzung muss die Größe der Belegschaft eine bestimmte kritische Masse erreichen.

Sich überlappende Zuteilungen sind insbesondere zu Stoßzeiten eine Option. Zusätzliche Flexibilität schafft der Einsatz sogenannter Springer. Letztlich steht und fällt aber alles mit einem gut eingespielten Team und dessen Kommunikation.

Arbeitsfreie Tage

Die Regelung von freien Tagen und Ruhezeiten ist entscheidend für ein gut funktionierendes Arbeitsumfeld. Ihre Freizeit ist Arbeitnehmern naturgemäß fast genauso wichtig wie ihr Urlaub. Das gilt umso mehr, wenn in Nachtschichten, an Wochenenden oder in Randschichten gearbeitet werden muss.

Natürlich wollen die meisten Mitarbeiter am Wochenende freihaben, um ihren Hobbys nachgehen oder Zeit mit ihren Familien verbringen zu können. Hier als Schichtplaner das richtige Gleichgewicht zu finden, ist nicht einfach. Selten sind alle Interessen unter einen Hut zu bringen. Softwaregestützte Dienstplanung kann diese anspruchsvolle Aufgabe aber erleichtern.

Feste und Wechselschichten

Feste Schichten und das Wechselschicht-Modell haben jeweils verschiedene Vor- und Nachteile. Wechselschichten sind flexibler, da sie Mitarbeitern die Möglichkeit geben, sich etwa nach einem Monat mit Nachtschichten zu erholen. Der ständige Wechsel der Arbeitszeit kann allerdings den Biorhythmus und die Motivation des Mitarbeiters stark beeinträchtigen. Die Gewöhnung an feste Schicht-Zuteilungen fällt dem Personal meist leichter. Aber Routine kann zum Trott werden und dadurch die Arbeitsleistung negativ beeinflussen. Hier sind offene Gespräche unerlässlich. Das so gewonnene Feedback sollte als wichtiger Faktor bei der Festlegung von Dienstplan-Art und Schichtlänge einfließen.

Es gibt natürlich zahlreiche Möglichkeiten, Dienstpläne zu erstellen. Die wichtigsten sind:

Dienstplan mit Stift und Zettel

Zettel und Bleistift stellen wohl die älteste Methode der systematischen Dienstplanerstellung dar. Der niedrigschwellige Ansatz kommt gänzlich ohne den Einsatz von Hard- und Software aus. Natürlich können Papierpläne auch gescannt oder anderweitig digitalisiert werden.

Dienstplan erstellen mit Excel

Microsoft Excel ist der bekannteste Vertreter im Bereich Tabellenkalkulation. Generell ist Excel ein in vielen Unternehmen präsentes Programm, das auf zahlreiche Arten genutzt wird.
Excel bietet eine ideale Umgebung, um Namenslisten zu erstellen und zu verwalten – und damit eine gute Basis für die Erstellung eines Dienstplans. Diesen von Grund auf selbst zu erstellen, ist nicht sonderlich schwer. Es lassen sich aber auch online genug brauchbare Tipps und kostenlose Vorlagen finden. Diese können einen Großteil der Arbeit bei der Erstellung eines Dienstplans abnehmen.

Dienstplan mit Google-Tabellen

Auch Google-Tabellen stellen eine gute Möglichkeit für den Einstieg in die Welt der Dienstpläne dar. Der Online-Dienst ist Teil der kostenlosen Docs Editors Suite von Google. Zu diesem webbasierten Office-Paket gehören weitere Programme wie Google Docs, Google-Präsentationen oder Google-Notizen.

Google-Tabellen bieten zunächst einmal vergleichbare Funktionen wie Excel. Durch die Einbindung in Googles cloudbasiertes Ökosystem bietet es aber noch weitreichendere Funktionen. Interessant ist vor allem der kooperative Ansatz. Eine Tabelle kann also von mehreren Anwendern gleichzeitig bearbeitet werden.

Dienstplan via App

Mit der Nutzung einer Dienstplan-App können zahlreiche Betriebsabläufe optimiert werden. Ein Umstieg kann zudem helfen, den Überblick über die verschiedenen Dienstpläne in einem Unternehmen zu behalten oder zurückzugewinnen.

Die meisten Apps bieten die Möglichkeit der Zeiterfassung. Das bietet sich insbesondere bei Außendienstlern oder Arbeitnehmern im Homeoffice an. Das integrierte Nachrichtensystem ist zudem ideal, um diesen remote arbeitenden Teil der Belegschaft stets erreichen zu können. Dienstplan-Apps sind häufig in Versionen für iOS und Android erhältlich.

Dienstplan per Software-Lösung

Dienstplan-Software können Unternehmen neben der Planung von Diensten in der Regel auch zur Kommunikation mit den Mitarbeitern nutzen. Einige Programme bieten außerdem ein Verfügbarkeitsmanagement und die Integration von Lohnabrechnungen – und das softwareübergreifend in gängigen Buchhaltungsprogrammen.

Die Verwendung einer modernen Dienstplan-Software gestaltet sich in der Praxis deutlich komfortabler als die Nutzung von Excel. Neben der Pflege der notwendigen Informationen kann sie auch weitere Aufgaben für den Dienstplaner übernehmen. So behält dieser leichter die Übersicht. Urlaubsplanung, Erfassung von Überstunden oder die Möglichkeit der digitalen Zeiterfassung sind typische Features.

Ein guter Dienstplan sollte eine Reihe von Kriterien erfüllen. Diese werden im folgenden Abschnitt näher vorgestellt.

Betriebliche Ziele

Eine bestimmte Schicht ist stets so zu gestalten, dass die anfallende Arbeit im Rahmen der gesetzten Qualitätsstandards erledigt werden kann. Dazu müssen vor allem die Qualität der Mitarbeiter und die Stärke der Besetzung berücksichtigt werden. Ein guter Dienstplan sollte also jederzeit den Fokus auf das betriebliche Planungsziel und ähnliche Anforderungen legen.

Gesetzliche Vorgaben

Durch das bereits erwähnte Weisungsrecht kann der Arbeitgeber prinzipiell die Ausgestaltung des Dienstplans bestimmen. Es gibt aber bestimmte Einschränkungen zu beachten. Besonderes Augenmerk muss auf die Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes gelegt werden.

Zugleich sind Arbeitgeber mit der Aushändigung eines Dienstplans an diesen gebunden. Kurzfristige Änderungen sind nicht ohne Weiteres möglich. In einem solchen Fall muss zunächst Rücksprache mit den betreffenden Arbeitnehmern gehalten werden.

Verträge der Mitarbeiter

In vielen Unternehmen mit Schichtbetrieb arbeiten Beschäftigte mit Tarifverträgen. In diesen ist oftmals exakt geregelt, mit wie vielen Tagen Vorlauf der neue Schichtplan bekannt gegeben werden muss. Daran hat sich der Arbeitgeber zu halten. Auch für Auszubildende gelten besondere Bestimmungen.

Mitarbeiterakzeptanz

Mitarbeiterakzeptanz ist ein wesentliches Qualitätsmerkmal einer guten Planung. Zufriedene Arbeitnehmer halten ihre Pläne besser ein und sorgen für ein gutes Betriebsklima. Dazu kann auch beitragen, wenn Kollegen selbstständig miteinander Dienste tauschen können – etwa mittels der zum Einsatz kommenden Dienstplan-App.

Arbeitswissenschaftliche Kriterien

Es existieren einige arbeitswissenschaftliche Planungskriterien, die der Dienstplan-Autor befolgen sollte:

• Vorwärtswechsel der Schichten: Frühschichten > Spätschichten > Nachtschichten
• Regelmäßigkeit in der Schichtfolge
• der Beginn einer Frühschicht sollte nicht zu früh erfolgen
• Vermeidung von Perioden mit acht oder mehr Arbeitstagen am Stück
• genug freie Wochenenden
• Begrenzung der Anzahl aufeinander folgender Nachtschichten

Abwesenheitszeiten

Es liegt in der Natur der Sache, dass auch die Abwesenheit von bestimmten Arbeitskräften bei der Dienstplanung eine Rolle spielt. Egal, ob diese wegen Urlaub, Fortbildung, Krankheit oder Mutterschutz nicht verfügbar sind. Mit Ausnahme von kurzfristigen Krankheitsfällen lassen sich Abwesenheiten proaktiv im Plan berücksichtigen.

Frühzeitige Veröffentlichung

Nicht nur aufgrund gesetzlicher Vorgaben sollten Dienstpläne möglichst frühzeitig zur Ansicht freigegeben werden. Nicht ohne Grund gehört Planungssicherheit für alle Seiten zu den wichtigsten Themen im Unternehmensalltag.

Strategische Möglichkeiten der Dienstplanerstellung

Auch für die Dienstplanerstellung haben sich einige Tipps und Strategien besonders bewährt.

Auf Basis des letzten Plans

Hier dient einfach der letzte Dienstplan als Kopiervorlage. Im zweiten Schritt wird der alte Plan an neue Gegebenheiten angepasst, zum Beispiel an veränderte Verfügbarkeiten der Mitarbeiter.

Diese Strategie funktioniert recht passabel mit Wochenplänen, für Monatspläne ist sie hingegen weniger gut geeignet. Sie sind hinsichtlich Verwaltung und Pflege für diese Vorgehensweise schlichtweg zu komplex.

Auf Basis eines Rollplans

Ein rollierender Dienstplan zielt darauf ab, einen Arbeitsplan mit wechselnden Schichten zu erstellen. Diese Schichten können Tag-, Früh-, Spät- und Nachtschichten umfassen. Bei dieser Art von Dienstplan deckt jeder Mitarbeiter jede Art von Dienst während eines festgelegten Zeitraums ab.

Der Planungsprozess mit einer wiederkehrenden Folge von Schichten ist unter unterschiedlichen Bezeichnungen bekannt – neben Rollplan sind auch Rahmenplan und Grunddienstplan geläufig. Diese Strategie kommt häufig in der Pflege zur Anwendung.

Auf Basis von Mitarbeiterwünschen

Mitarbeiterzufriedenheit ist ein hohes Gut. Ein fairer Umgang mit Überstunden oder die Berücksichtigung von Mitarbeiterwünschen bei der Ausarbeitung des Dienstplans können einen positiven Einfluss haben.

Dieses Vorgehen stößt in der Praxis allerdings an seine Grenzen. Es können nie alle Wünsche Berücksichtigung finden. Unpopuläre Dienstzeiten würden sich sonst nicht angemessen besetzen lassen. Der Ansatz dient also eher als Ergänzung, kann den Dienstplaner aber durchaus bei seiner Arbeit unterstützen.

Infobox: Mitarbeiterintegration

Wenn sich Mitarbeiter aktiv an der Dienstplanung beteiligen können, sorgt das in der Regel für mehr Zufriedenheit. Zudem werden bei der Dienstplanerstellung nach diesem Prinzip weniger Ressourcen gebunden. Das entlastet den eigentlichen Dienstplaner und damit das Unternehmen.

Selbstplanung der Mitarbeiter

Das Prinzip der Selbstplanung ist eng mit der zuvor vorgestellten Strategie verwandt. Hier schreibt der Dienstplaner zunächst die zu besetzenden Dienstperioden aus. Die Mitarbeiter tragen sich dann selbstständig mit Nach- und Vornamen in den Plan ein.
Die Selbsteinteilung leidet unter ähnlichen Problemen wie die Einteilung nach Mitarbeiterwünschen. Bei unbeliebten Diensten kann es zu Engpässen kommen. Gleichzeitig findet meist ein Wetteifern um begehrte Arbeitszeiten statt. Das sorgt für mangelnde Fairness bei der Dienstverteilung und Frust in Teilen der Belegschaft.

Kombination der Strategien

Jeder, der schon einmal einen Dienstplan erstellen musste, stellte sich zu Beginn wohl die gleichen Fragen: Können bei der Dienstplanung alle Interessen des Unternehmens und die Bedürfnisse der Mitarbeiter unter einen Hut gebracht werden? Wie bleibt man in der Rolle des Dienstplanmachers am besten im Bild?

Schon allein deshalb ist die Planung von Arbeitszeiten eine große Herausforderung. Diese lässt sich durch eine individuell angepasste Kombination der aufgelisteten Strategien am ehesten bewältigen.

Fazit: Immer mehr Unternehmen entscheiden sich bei der Dienstplanerstellung für eine Software-Lösung