Die Bedarfsanforderung effizient digital realisieren

Die Einkaufsabteilung ist in jedem Unternehmen oder Betrieb eine wesentliche Komponente der Wertschöpfungskette. Die Wirtschaftlichkeit und Effizienz anderer Abteilungen kann entscheidend davon abhängen, dass alle erforderlichen Materialien zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung stehen. Dafür sind komplexe Aufgaben zu bewältigen, um gleichzeitig auch noch mit maximaler Wirtschaftlichkeit für das Unternehmen zu arbeiten.

Die eingekauften Artikel oder Materialien müssen den jeweiligen Anforderungen entsprechen und trotzdem möglichst kostengünstig eingekauft werden. Zu berücksichtigen sind viele weitere Faktoren wie zum Beispiel die erforderliche Lagerhaltung, die wiederum auch mit Kosten verbunden ist, und eine optimale Planung der finanziellen Ressourcen – sonst kann es passieren, dass zu viel eingekauft und damit auch zu viel Kapital gebunden wird.

Zu planloses Einkaufsverhalten kommt zum Beispiel auch durch einzelne Mitarbeiter vor, die entweder die Situation nicht überblicken oder die mit einer vermeintlich sinnvollen Eigeninitiative weit über das Ziel hinausschießen. Dieses sogenannte Maverick Buying kann aus vielen Gründen auftreten. In jedem Fall gilt es aber, Strukturen und Abläufe rund um Einkauf und Bedarfsanforderung (BANF) so zu definieren und zu etablieren, dass sie auch tatsächlich einen optimierten Beschaffungsprozess ermöglichen. In Sachen Bestellung von Artikeln zum Beispiel kann dafür auch eine engere Zusammenarbeit von Einkauf und Fachabteilung hilfreich sein, um gegenseitig die Anforderungen und Möglichkeiten besser zu verstehen. Denn zwar sind die Optionen für den Einkauf durch Globalisierung und Internet enorm gewachsen, entsprechend hat aber auch die Komplexität von Beschaffungsprozessen zugenommen.

Im gesamten Beschaffungsprozess werden begonnen bei der Bedarfsanforderung laufend große Mengen an Informationen und Daten ausgetauscht. Um dabei eine größtmögliche Effizienz und Verlässlichkeit zu erreichen, ist eine durchgehende Digitalisierung erforderlich. Die komplett elektronisch durchgeführte Bedarfsanforderung eBANF, die konsequent auch ohne von Hand angefertigte Mails und Excel-Tabellen auskommt, ist letztlich der Schlüssel zur zukunftsfähigen Prozessoptimierung.

Herkömmliche papierbasierte Abläufe sind keine zeitgemäße Art mehr, den Beschaffungsprozess abzuwickeln. Der notwendige hohe Einsatz von Arbeitszeit dafür steht in keinem Verhältnis zu den dazugehörigen Kosten. Abgesehen davon ist die Fehlerquote viel zu hoch. Berichtigungen im Nachhinein erfordern hohe manuelle Aufwände, durch Fehler gestörte Abläufe rund um den Einkauf können den gesamten Betriebsablauf empfindlich stören. Nicht zuletzt dauert es einfach viel zu lange, bis die Kommunikation auf Papier mit Lieferanten, Abteilungen und Logistik abgestimmt ist.

Wirtschaftlich gesehen kommt noch dazu, dass erst mit einer modernen IT-Lösung für das Beschaffungswesen auch alle erforderlichen Zahlen und Informationen in Echtzeit zur Verfügung stehen. Dadurch entsteht eine hohe Transparenz bei den Geschäftsabläufen, die dann bei Bedarf unmittelbar sich ändernden Situationen angepasst werden können. So können zukunftsfähige, agile Strukturen geschaffen werden, die die Wettbewerbsfähigkeit deutlich erhöhen.

Überprüfungen und Freigaben, die ohne Verzögerung vorgenommen werden können, tragen ebenso zu einer Steigerung von Effizienz und Produktivität im ganzen Unternehmen bei. Wenn die Bedarfsanforderung gleich digital in einem modernen, leistungsfähigen System vorgenommen wird, werden umgehend und weitgehend automatisiert alle erforderlichen Schritte eingeleitet. Diese reichen unter anderem vom Vergleich von Preisen und Einkaufskonditionen über Budgetkontrollen und Einhaltung von Freigaberegeln und Fristen bis zur Gewährleistung eines durchgängig laufenden Prozesses.

Sind die notwendigen Schnittstellen vorhanden, ist auch der schnelle Austausch von Daten und Informationen mit Drittsystem bei Lieferanten oder anderen Geschäftspartnern kein Problem. Damit stehen für den Einkauf die aktuellen Preise zur Verfügung, Verfügbarkeit und Lieferzeit werden automatisiert abgefragt und auf beiden Seiten freut sich die Finanzbuchhaltung über automatisiert gelieferte Informationen zu Transaktionen. Die elektronische Bedarfsanforderung oder auch eBANF kann je nach Bereich zum Beispiel auch aus vordefinierten Pflichtfeldern bestehen, sodass im gesamten Beschaffungsprozess keine Informationen vergessen werden oder verloren gehen. Der Einkauf kann schnell und effizient reagieren und mit den vorliegenden Stammdaten von Lieferanten und Waren agieren. Aber auch wer eine Materialanforderung auf den Weg gebracht hat, kann deren Status jederzeit einsehen und Arbeitsabläufe entsprechend optimal gestalten.

Eine zeitgemäße Lösung zeichnet sich vor allem auch durch ihre webbasierte Struktur aus. Unabhängig vom Typ des Endgeräts wie Desktop-Rechner, Laptop, Tablet oder Smartphone stehen die individuell erforderlichen Informationen zur Verfügung. Eine umfassende Rechteverwaltung sorgt für differenzierte Zugänge. Die Automatisierung kann so weit gehen, dass das System nach der Bedarfsanforderung von sich aus Anbieter vorschlägt, die den vorgegebenen Kriterien entsprechen. Nur in Einzelfällen muss dann noch manuell eine Auswahl erfolgen. Der Einsatz einer IT-Lösung wie das intex preCenter ermöglicht auch dessen nahtlose Anbindung an das sonstige ERP-System.

Das Purchase-to-Pay Center der intex Informations-Systeme GmbH deckt den gesamten Prozess von der Bestell- beziehungsweise Bedarfsanforderung über die Auftragsbestätigung, Verarbeitung von Rechnungen und Gutschriften bis hin zur revisionssicheren Archivierung ab. Die Lösung wird bereits in vielen Branchen wie Maschinenbau, Handel, Logistik, Lebensmittel und Getränke, Automotive und im Dienstleistungssektor eingesetzt.