Autohaus-Software: Mobiles Arbeiten stärkt Teamwork und Kundenorientierung

Das DMS ist die wichtigste Datengrundlage in der IT-Landschaft des gesamten Autohauses und bildet zudem die Basis für die heute und zukünftig immer wichtiger werdende Automatisierung und intelligente Steuerung von Geschäftsprozessen. Dies betrifft den Service, die Werkstatt, den Fahrzeughandel (Neu- und Gebrauchtwagen), die Lagerverwaltung (Teilehandel), das Marketing, die Buchhaltung und das Controlling.

Leistungsfähige, mobile Endgeräte und moderne DMS-Lösungen erlauben es, Prozesse im Autohaus dort zu bearbeiten, wo sie stattfinden. Durch die Erfassung über ein mobiles Endgerät mit Echtzeit-Synchronisation ins DMS-System lassen sich viele bisher papierbasierte Prozesse in einen digitalen Ablauf transformieren.

Mehr Transparenz und Produktivität

Die mobile DMS-Lösung KfzPilot® @select2GO!® von attRiBut bildet alle Daten in einem zentralen System ab, und das nicht nur auf dem PC, sondern auch auf dem Smartphone oder dem Tablet. Für die mobile Nutzung ist lediglich ein Internet-Browser erforderlich, der ohnehin auf jedem Endgerät schon vorinstalliert ist.

Die Vorteile von KfzPilot® @select2GO!® sind vielfältig, denn neben dem mobilen Zugriff auf alle Kunden und Fahrzeugdaten können auch Aufträge und Arbeitszeiten mobil erfasst werden, was zu einer enormen Zeitersparnis führt. So haben alle Beteiligten immer eine transparente Übersicht über die aktuellen Aufträge, inklusive dem aktuellen Bearbeitungsstatus. Service-Mitarbeiter können die Wartungshistorie des Kunden zu jeder Zeit und an jedem Ort einsehen und sind damit in der Lage schneller im Gespräch zu reagieren. Alle Aufträge können überall einheitlich bearbeitet und sogar über Tablet oder Smartphone erfasst werden. Der integrierte Fahrzeugscheinscanner spart Zeit bei der Aufnahme von Kunden und Fahrzeugdaten. Gemeinsam mit dem Kunden kann dann der Werkstatt-Auftrag direkt am Fahrzeug genauestens aufgenommen und auch per Foto erfasst werden. Schäden werden damit rechtssicher dokumentiert. Reparaturen (Potenziale), die später erledigt werden sollen, werden im System hinterlegt und können beim nächsten Kundenbesuch bearbeitet werden. Die Datenschutzerklärung wird im mobile Device unterschrieben, in der Vorgangsakte gespeichert und dem Kunden per E-Mail geschickt, ein entspannter und papiersparender Workflow.

Die attRiBut Software verfügt über eine umfassendes Materialmanagement für das Autohaus und die Kfz-Werkstatt. Hauptziel ist dabei, reibungslose Abläufe mit hoher Verfügbarkeit der relevanten Teile und Zubehöre für Kunden und Fahrzeuge zu ermöglichen. Die mobile DMS-Lösung bietet eine medienbruchfreie und responsive Darstellung, ist mehrmarkenfähig und nutzt diverse Schnittstellen zu Hersteller-IT-Systemen, wie Teilekatalogen und Bestellsystemen. Materialentnahmen, genauso wie Inventuren, können mit KfzPilot® @select2GO!® statt auf herkömmlichem Weg über Kommissionier- und Inventurlisten, mobil per Barcodescan papierlos und fehlerfrei erfolgen.

Picklisten für einen Auftrag werden direkt an die Mobilgeräte der Mitarbeiter im Teilelager gesendet und müssen nicht mehr in Papierform ausgedruckt und durchs Lager geschickt werden. Damit beschleunigt sich die Zusammenarbeit zwischen Werkstatt und Teilelager. Die Kommissionierung zum Auftrag erfolgt in Echtzeit per Barcodescan. Der komplette Bestand kann dabei über mehrere Lager hinweg schnell und unkompliziert gehandhabt werden. Detaillierte Auswertungen informieren umfassend über das eingesetzte Material und unterstützen dabei, die Bestände fortlaufend zu optimieren und somit die Kapitalbindung nachhaltig zu senken.

Der saisonale Räderwechsel-Termin ist für Autohäuser ein wichtiger Kundenkontakt-Punkt, den es zu nutzen gilt. Mit aktiver Angebotsansprache ("Boxen-Stopp", "Reifen-Flatrate" und weitere) stärken Autohäuser die Bindung zu ihren Kunden. Mit der mobilen Räderdatenerfassung wird der Reifenschein vom Tablet oder Smartphone gedruckt oder direkt in der Vorgangsakte sowie der Dokumentenverwaltung gespeichert. Der Reifenschein wird dann per E-Mail dem Kunden geschickt. Dies entlastet die Mitarbeiter im Service und schont die begrenzte Zeit der Kunden. Last but not least profitiert auch die Geschäftsführung, denn sie hat mit KfzPilot® @select2GO!® alle Autohaus-Daten zu jeder Zeit im Blick. Hier stehen vielfältige Informationsmöglichkeiten zur Verfügung, um die Geschäftsdaten zu skalieren und zu interpretieren, sodass bessere Entscheidungsgrundlagen vorliegen. Statt starrer Kennzahlen-Cockpits bietet die Software flexible, auf die Datenbank Abfragen des Anwenders zugeschnittene Auswertungen, auch zum Beispiel für eine gezielte Kundenansprache zum richtigen Anlass.

Abfragen und Reports, die zur Vorbereitung von E-Mail-Marketing-Aktionen genutzt werden, sind beispielsweise: "Alle Kunden, bei denen in der Vergangenheit Service-Potenziale erfasst wurden" oder "Alle Kunden, mit demnächst ablaufenden Anschlussgarantien" und viele mehr. Damit sind Marketing-Teams in die Lage, Kunden gezielt und mit relevantem Content anzusprechen.

Die Vorteile für Nutzer von KfzPilot® @select2GO!® sind:

• Mobiler Zugriff auf Unternehmensdaten, Auswertungen und Kennzahlen.
• Zeitersparnis durch mobile Erfassung der Auftrags- und Arbeitszeiten.
• Jederzeit aktuelle Informationen zum Kunden und Auftrag für die Mitarbeiter vor Ort.
• Aufträge mobil erfassen und bearbeiten, mit aktuellem Bearbeitungsstatus.
• Echtzeit-Kommissionierung per Barcodescan.
• Mobile Bilderfassung am Fahrzeug mit Übertragung in die Vorgangsakte/Dokumentenverwaltung.
• Beschleunigte Prozesse im Teilelager mit verbesserter Datenqualität.
• Reduzierter Papierverbrauch.
• Schnellere Fakturierung der erbrachten Leistungen.

Die attRiBut GmbH ist ein erfahrenes IT-Systemhaus, das Autohäusern in ganz Deutschland Beratung, Softwareentwicklung, Projektmanagement und Support bietet. Zu den Kunden der attRiBut GmbH zählen Kfz-Unternehmen, die ein besonders leistungsstarkes DMS benötigen – etwa engagierte (freie und markengebundene) Werkstätten mit ein bis zehn Mitarbeitern, mittelständische Automobilhändler mit bis zu 300 Mitarbeitern, Behörden-Fuhrparks und -Werkstätten. Mit dem jüngsten Produklaunch der mobilen DMS-Lösung KfzPilot® @select2GO!® ist sich Geschäftsführer Rolf Bastian sicher: "Ein Dealer-Management-System (DMS), das via mobile Device angesteuert werden kann, unterstützt die eigenen Teams digital zu organisieren und sorgt für eine bessere und schnellere Kommunikation mit den Kunden."