Arbeitsplatzbuchungssystem: darauf sollten Entscheider bei der Auswahl achten

Nach dem Ende der Corona-Krise werden immer wieder namhafte Unternehmen durch die Medien geführt, die ihre Mitarbeiter (zumindest teilweise) zurück ins Büro holen wollen. Fast scheint es, die Errungenschaft des mobilen Arbeitens soll nach dem Boom in der Pandemiephase schrittweise rückabgewickelt werden. Doch hinter den Kulissen zeigt sich ein völlig anderes Bild. Laut der Studie "Hybrid Work 2023" von Foundry geht nur rund ein Prozent der Befragten davon aus, das Rad würde eines Tages wieder auf den Stand vor Corona zurückgedreht werden. 74 Prozent denken hingegen, ihr Unternehmen wird sich in Zukunft noch stärker für Hybrid Work engagieren. Besonders ausgeprägt ist hybrides Arbeiten laut der Studie nicht mehr in Großunternehmen, sondern vor allem in Organisationen mit weniger als 500 Mitarbeitern.

Hybrides Arbeiten ist also gekommen, um zu bleiben. Entsprechend sollten sich Unternehmen organisatorisch und technologisch so aufstellen, dass das Arbeitsmodell optimal verwaltet werden kann. Wer auf Desk Sharing setzt, benötigt hierfür ein leistungsfähiges Arbeitsplatzbuchungssystem. Dieses sollte nicht nur für Effizienz in den Buchungsprozessen sorgen, sondern auch auf eine positive Mitarbeitererfahrung abzielen. Immerhin kann diese dazu motivieren, wieder häufiger im Büro präsent zu sein. Außerdem sollte die Software Transparenz zu der Frage schaffen, wo sich Teammitglieder und Kollegen heute und in den nächsten Tagen aufhalten. Denn dies nimmt maßgeblich Einfluss auf die Planung.

Ein Arbeitsplatzbuchungssystem, das die oben genannten Anforderungen erfüllt, ist goconut – eine Lösung der gleichnamigen Goconut GmbH & Co. KG aus Baden-Württemberg. goconut leistet weitaus mehr als ein reines Buchungstool. Mit der Lösung verwalten Unternehmen neben Desk Sharing auch Meetingräume, Arbeitszeiten, Urlaub, Homeoffice und andere Ressourcen wie Parkplätze oder E-Ladesäulen. Es handelt sich also um ein umfangreiches Workplace Management Tool.

goconut arbeitet ohne zusätzliche Hardware. Die Anfangsinvestition geht damit fast gegen null. Auch das Set-up der Cloud-Lösung ist schnell erledigt. Zu Beginn wird die Software lediglich mit einer Bilddatei versorgt, die den möblierten Grundriss der Bürofläche abbildet. Innerhalb von nur einer Woche ist das System dann bereits einsatzbereit. Wer nicht über solch einen Grundriss verfügt, kann ihn vom Software-Anbieter erstellen lassen.

Die Mitarbeiter buchen ihre Arbeitsplätze bequem via PC, Laptop oder Smartphone. Dabei haben sie mehrere Optionen:

• Arbeitsplatz auf der Karte auswählen


• Team-Buchung: Buchen ausgewählter Bereiche für die Zusammenarbeit von Teams


• Buchung nach Aktivität: automatischer Vorschlag für den benötigten Arbeitsmodus (konzentriert, kreativ, kommunikativ)


• Buchung neben bestimmten Kollegen: nächstmöglicher Platz neben der gewünschten Person

Für Unternehmen, die ihre Mitarbeiter wieder verstärkt ins Office holen möchten, ist zudem das integrierte Belohnungssystem interessant. Es belohnt Nutzer für verschiedene Aktionen wie das Buchen eines Arbeitsplatzes mit Punkten. So entsteht spielerisch eine Art Wettbewerb beim Personal, der Anreize für mehr Präsenz setzt.

Für mehr Effizienz in der Meetingplanung sorgt darüber hinaus der integrierte "Meeting Finder". Das intelligente Tool liefert in nur drei Sekunden den optimalen Termin für eine Besprechung, wodurch eine deutliche Zeiteinsparung entsteht. Optional bietet goconut im Übrigen die Installation von kabellosen Meetingraumdisplays an. Diese sind via WLAN angebunden und mit Akkus ausgestattet, die eine Laufzeit von drei bis vier Monaten aufweisen.

Nicht nur die durchdachten Funktionen von goconut sprechen für das Arbeitsplatzbuchungssystem. Positiv hervorzuheben ist auch der qualitativ hochwertige Kundenservice: Unternehmen erhalten stets einen persönlichen Ansprechpartner im Support. Zudem ist Datenschutz ein zentraler Bestandteil von goconut. Durch die Einhaltung der DSGVO in Deutschland erfüllt die Lösung höchste Ansprüche in puncto Datenschutz. Ebenso gewährleistet sie die Sicherheit sensibler Unternehmensinformationen.

Die Kontrolle über die Administration des Systems liegt jederzeit beim Unternehmen. Alle Änderungen an Räumen, Plätzen und weiteren Objekten können selbst durchgeführt werden. Nicht zuletzt lässt sich das Desk-Sharing-System sehr intuitiv anwenden. Die ausgeprägte Benutzerfreundlichkeit macht das Workplace Management Tool leicht zugänglich und unterstützt zudem die effiziente Nutzung. Aufwendige Schulungen sind nicht notwendig.