Digitalisierung in Anwaltskanzleien: Ohne Anwaltssoftware geht es nicht

Die Corona-Pandemie hat die Digitalisierung beschleunigt, weil sie gezeigt hat, dass digitales Arbeiten Flexibilität ermöglicht. Kanzleien, die einen datenschutzkonformen Zugang zum digitalen Arbeitsplatz von zu Hause aus anbieten konnten, waren während der Pandemie klar im Vorteil.

Die digitale Transformation in der Rechtsberatung hat durch die Pandemie einen entscheidenden Schub erhalten, aber es gibt weitere Katalysatoren, die langfristig eine wichtige Rolle spielen werden, wie zum Beispiel das elektronische Anwaltspostfach. Dieses ist ab dem 1. Januar 2022 für die Korrespondenz mit den Gerichten verpflichtend und wird damit die herkömmliche Papierakte sukzessive durch die digitale Aktenführung ersetzen.

Ein weiterer Treiber der Digitalisierung in Anwaltskanzleien sind technikaffine Mandantinnen und Mandanten. Sie haben bereits einen hohen Digitalisierungsgrad erreicht und erwarten auch von ihren Rechtsberatern digitale Prozesse. Laut einer Studie von Wolters-Kluwer planen mehr als 80 Prozent der Rechtsabteilungen, in den nächsten drei Jahren von ihren Rechtsberatern Informationen darüber zu verlangen, wie Technologien eingesetzt werden können, um produktiver und effizienter zu arbeiten.

In der Rechtsbranche ist Flexibilität ein wichtiger Faktor für die Bindung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an das Unternehmen. Eine Studie hat ergeben, dass 70 Prozent der Beschäftigten auch nach der Pandemie von zu Hause aus arbeiten möchten. Neben der Ortsunabhängigkeit ermöglicht eine digitale Kanzlei mehr Flexibilität, was die Kanzlei in Krisenzeiten widerstandsfähiger macht. Darüber hinaus steigert die Automatisierung die Effizienz und spart Ressourcen, was wichtig ist, um auf dem hart umkämpften Markt zu bestehen.

Die Auswahl einer neuen Kanzleisoftware ist sowohl für neue als auch für etablierte Kanzleien eine Herausforderung. Schon allein deshalb, weil der Markt sehr groß ist und die Anforderungen von Kanzlei zu Kanzlei unterschiedlich sind. Natürlich wäre eine individuell programmierte Kanzleisoftware eine Lösung. Jedoch ist diese oft zu teuer, sodass Anwältinnen und Anwälte aus dem breiten Angebot an Standardsoftware die passende Lösung auswählen müssen.

Da, wie bereits erwähnt, die Anforderungen an eine Kanzleisoftware je nach Kanzlei und Rechtsgebiet unterschiedlich sind, ist zunächst die Frage zu klären, welche Funktionen und Module die Kanzleisoftware bieten soll. Hier empfiehlt es sich, im Vorfeld eine Bestandsaufnahme zu machen und die Anforderungen an die Software genau zu definieren. Welche Funktionen und Module werden benötigt, um die täglichen Aufgaben in der Kanzlei zu bewältigen? Gehören zum Beispiel automatische Zeiterfassung, Fristenüberwachung, Dokumentenverwaltung, Rechnungserstellung, Mandantenverwaltung, Aktenführung und -verwaltung sowie automatische Textverarbeitung zum gewünschten Leistungsspektrum? Es empfiehlt sich, verschiedene Softwareanbieter und deren Produkte zu vergleichen und zu prüfen, ob die angebotenen Funktionen und Module den Anforderungen der Kanzlei entsprechen. Einige Anbieter bieten auch individuelle Lösungen an, die auf die spezifischen Bedürfnisse der Kanzlei zugeschnitten sind.

Natürlich sind auch die Kosten einer Kanzleisoftware ein wichtiger Faktor bei der Entscheidungsfindung. Dabei ist zu beachten, dass neben den Anschaffungskosten für die Software in der Regel auch laufende Kosten, zum Beispiel für Wartung, Updates und Support, anfallen. Bei Cloud-Software kommen oft noch monatliche Gebühren hinzu. Es empfiehlt sich, die Kosten im Vorfeld genau zu kalkulieren und verschiedene Angebote zu vergleichen, um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen.

Auch die Benutzerfreundlichkeit der Software spielt eine Rolle. Eine Anwaltssoftware sollte einfach zu bedienen sein und die täglichen Abläufe in der Kanzlei unterstützen. Denn eine komplexe Software, die ein umfangreiches Schulungsprogramm erfordert, kann schnell zur Belastung werden. Es empfiehlt sich, die Software vorab auf ihre Benutzerfreundlichkeit zu testen und sich auch bei anderen Kanzleien über deren Erfahrungen mit der Software zu informieren.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass die Software eine einfache und fehlerfreie Datenübernahme ermöglichen muss. Außerdem sollte der Anbieter ein zuverlässiger Partner sein, der schnell auf Gesetzesänderungen und technologische Fortschritte reagiert. Darüber hinaus ist es wichtig, dass der Anbieter einen guten Service bietet, um bei Problemen schnell Hilfe leisten zu können. Dazu gehören beispielsweise eine gut erreichbare Hotline, Schulungsmöglichkeiten und die Möglichkeit der Fernwartung.

Je modularer die Software ist und je flexibler die Integration von Daten und Programmen über Schnittstellen funktioniert, desto zukunftssicherer ist sie, da die Anwaltssoftware individuell an die Bedürfnisse der Kanzlei angepasst werden kann. Natürlich sollte auch die Frage gestellt werden, ob die Integration anderer Softwarelösungen möglich ist oder ob Informationen aus der Software über eine externe Schnittstelle abgerufen werden können.

Eine der Softwarelösungen für Anwaltskanzleien, die all die genannten Faktoren erfüllt, ist Advolux.

Die Anwaltssoftware Advolux ermöglicht eine weitgehende Automatisierung der Texterstellung für Schriftsätze und Dokumente. Sie dient als Schnittstelle für den internen Austausch und die Kommunikation nach außen sowie für weitere Schnittstellen wie EGVP, beA, EDA-Mahnverfahren oder Webakten der e.consult AG. Über den Export von XML-Dateien können eigene Schnittstellen konfiguriert werden. Die Installation und Integration der Lösung ist einfach und kann lokal oder in der Cloud erfolgen. Die Software minimiert Fehler und den Schulungsaufwand für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Advolux bietet Support für die beA-Nutzung, Abrechnungsarten und eine Lizenz für Lexware Buchhaltung Pro.