Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren enorme Fortschritte gemacht und Unternehmen jeglicher Größe vor neue Herausforderungen gestellt. Ein elementarer Aspekt dabei ist die Kommunikation im Unternehmen, insbesondere die Telefonie. Traditionelle Telefonanlagen (TK-Anlagen) haben über viele Jahrzehnte hinweg gut funktioniert, doch mit der fortschreitenden Digitalisierung und den gestiegenen Anforderungen an Flexibilität und Mobilität stoßen sie zunehmend an ihre Grenzen. Hier kommt Microsoft Teams ins Spiel, das sich mittlerweile als umfassende Kommunikationsplattform und TK-Anlage im Unternehmen etabliert hat.
In diesem Ratgeber möchten wir Unternehmern einen umfassenden Überblick über die Vorteile von Microsoft Teams als TK-Anlage geben, den Vergleich zu herkömmlichen Telefonanlagen anstellen und auf die Kosten sowie die nötigen Endgeräte eingehen.
1. Der Unterschied zwischen Microsoft Teams und einer herkömmlichen TK-Anlage
Eine herkömmliche TK-Anlage (Telekommunikationsanlage) ist eine hardwarebasierte Lösung, die speziell für die Verwaltung von Telefongesprächen in Unternehmen entwickelt wurde. Sie wird typischerweise vor Ort installiert und erfordert spezielle Endgeräte wie Tischtelefone. Die Integration in andere Systeme ist oft nur über zusätzliche Hardware- oder Softwarelösungen möglich, was sowohl die Kosten als auch den Aufwand erhöht.
Im Gegensatz dazu ist Microsoft Teams eine cloudbasierte Plattform, die nicht nur Telefonie, sondern auch Chat, Videokonferenzen, Dateifreigabe und vieles mehr umfasst. Während herkömmliche TK-Anlagen oft separat betrieben werden, integriert Microsoft Teams die gesamte Kommunikation eines Unternehmens in einer einzigen Plattform.
- Flexibilität: Herkömmliche TK-Anlagen sind meist ortsgebunden, während Microsoft Teams in der Cloud betrieben wird. Das bedeutet, dass Mitarbeiter von überall aus auf ihre Kommunikationsmittel zugreifen können, ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.
- Skalierbarkeit: TK-Anlagen sind häufig auf eine feste Anzahl von Endgeräten und Leitungen beschränkt. Microsoft Teams hingegen lässt sich problemlos skalieren, je nach Bedarf des Unternehmens, ohne dass physische Hardware hinzugefügt werden muss.
- Integration: Während herkömmliche TK-Anlagen oft wenig Flexibilität bei der Integration in andere Systeme bieten, ist Microsoft Teams Teil des Microsoft 365 Ökosystems. Es lässt sich nahtlos in Outlook, SharePoint, OneDrive und andere Anwendungen integrieren.
2. Vorteile von Microsoft Teams als TK-Anlage im Unternehmen
Die Entscheidung, Microsoft Teams als Telefonanlage im Unternehmen einzusetzen, bietet zahlreiche Vorteile, insbesondere in Bezug auf Effizienz, Kostenersparnis und Zukunftssicherheit.
a) Kostenersparnis durch weniger Hardware und Wartung
Traditionelle TK-Anlagen erfordern nicht nur die Anschaffung teurer Hardware, sondern auch regelmäßige Wartung und Updates. Mit Microsoft Teams entfallen diese Kosten größtenteils, da die Plattform cloudbasiert ist. Unternehmen müssen keine physischen Server oder Vermittlungssysteme vor Ort betreiben, was sowohl die anfänglichen Investitionen als auch die laufenden Betriebskosten reduziert.
b) Mobilität und Flexibilität
Ein großer Vorteil von Microsoft Teams ist die Mobilität, die es Unternehmen bietet. Mitarbeiter können über ihren Laptop, ihr Smartphone oder Tablet auf die Plattform zugreifen und Anrufe tätigen oder entgegennehmen. Dies ist besonders wertvoll in einer Zeit, in der flexible Arbeitsmodelle und Homeoffice immer mehr an Bedeutung gewinnen.
c) Nahtlose Integration in Microsoft 365
Microsoft Teams ist tief in das Microsoft 365-Ökosystem integriert. Das bedeutet, dass Nutzer nicht zwischen verschiedenen Plattformen wechseln müssen, um E-Mails, Kalender, Dateien oder Besprechungen zu verwalten. Alle Informationen sind in einer zentralen Anwendung zugänglich, was die Produktivität erheblich steigert. Zudem sind alle Daten durch die Sicherheitsstandards von Microsoft geschützt.
d) Einfache Skalierbarkeit
Unternehmen wachsen und verändern sich ständig. Mit einer herkömmlichen TK-Anlage ist es oft kompliziert und teuer, zusätzliche Leitungen oder Endgeräte hinzuzufügen. Microsoft Teams hingegen lässt sich mit wenigen Klicks erweitern. Neue Nutzer oder zusätzliche Funktionen können einfach hinzugebucht werden, ohne dass technische Anpassungen vor Ort erforderlich sind.
e) Bessere Zusammenarbeit
Teams ist weit mehr als nur eine Telefonanlage. Es bietet umfassende Funktionen für die Zusammenarbeit. Mitarbeiter können in Echtzeit an Dokumenten arbeiten, Videokonferenzen abhalten oder in Gruppenchats kommunizieren. Dies fördert die Teamarbeit und erhöht die Effizienz, da alle Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge in einer Plattform vereint sind.
3. Welche Endgeräte sind notwendig?
Die Nutzung von Microsoft Teams als TK-Anlage im Unternehmen erfordert keine teuren, speziellen Endgeräte. Ein Großteil der Kommunikation kann bereits über Standardgeräte wie Computer, Laptops und Smartphones abgewickelt werden.
- Computer oder Laptop: Ein Computer oder Laptop mit Mikrofon und Lautsprecher (oder besser noch mit Headset) reicht aus, um über Microsoft Teams Anrufe zu tätigen und entgegenzunehmen. Es gibt zudem spezialisierte USB- und Bluetooth-Headsets, die für den Einsatz im Büro optimiert sind.
- Smartphones: Über die Microsoft Teams-App können Mitarbeiter direkt auf ihrem Smartphone telefonieren und auf alle weiteren Funktionen der Plattform zugreifen. Dies bietet eine flexible Lösung für Mitarbeiter, die viel unterwegs sind.
- Teams-fähige Telefone: Für Unternehmen, die weiterhin klassische Tischtelefone bevorzugen, gibt es spezielle Teams-fähige Telefone, die nahtlos in die Plattform integriert sind. Diese Geräte bieten die gleiche Benutzerfreundlichkeit wie herkömmliche Telefone, jedoch mit den erweiterten Funktionen von Microsoft Teams.
- Videokonferenzsysteme: Sollten Videokonferenzen eine wichtige Rolle in der Kommunikation spielen, können Unternehmen in spezialisierte Videokonferenzsysteme investieren, die ebenfalls mit Microsoft Teams kompatibel sind.
4. Kosten: Was kommt auf Unternehmen zu?
Die Kosten für den Einsatz von Microsoft Teams als TK-Anlage im Unternehmen hängen von verschiedenen Faktoren ab, insbesondere von der Unternehmensgröße und den genutzten Funktionen.
a) Lizenzkosten
Microsoft Teams ist Teil der Microsoft 365-Plattform und erfordert daher eine entsprechende Lizenz. Für die reine Telefonfunktion wird zusätzlich ein „Phone System“-Add-On benötigt. Unternehmen können aus verschiedenen Lizenzmodellen wählen, je nachdem, welche Funktionen sie benötigen. Die Kosten für Microsoft 365-Lizenzen beginnen bei etwa 10 Euro pro Nutzer und Monat, während das Phone-System-Add-On zusätzliche Kosten von etwa 7 bis 10 Euro pro Nutzer verursacht.
b) Zusatzkosten für Endgeräte
Wie bereits erwähnt, sind in vielen Fällen keine speziellen Endgeräte notwendig. Sollten Unternehmen jedoch in Teams-fähige Telefone oder spezielle Konferenzsysteme investieren wollen, fallen hier zusätzliche Kosten an. Ein Teams-kompatibles Telefon kann zwischen 150 und 300 Euro kosten, während Videokonferenzsysteme teurer sein können, je nach Größe und Ausstattung.
c) Implementierung und Schulung
Die Implementierung von Microsoft Teams als TK-Anlage im Unternehmen kann weitgehend von internen IT-Teams übernommen werden. Je nach Komplexität und Größe des Unternehmens kann jedoch auch externe Unterstützung erforderlich sein. Auch Schulungen für Mitarbeiter sind empfehlenswert, um die Funktionen von Microsoft Teams effizient zu nutzen. Die Kosten hierfür hängen von der jeweiligen Unternehmensgröße und den Schulungsanforderungen ab.
5. Warum sollten Unternehmen auf Microsoft Teams umstellen?
Die Umstellung auf Microsoft Teams als TK-Anlage im Unternehmen bietet zahlreiche Vorteile und ermöglicht es Unternehmen, ihre Kommunikation und Zusammenarbeit auf eine neue Ebene zu heben. Gerade in Zeiten von Homeoffice und zunehmender Mobilität ist es entscheidend, eine flexible, skalierbare und kosteneffiziente Lösung zu haben.
- Zukunftssicherheit: Microsoft Teams wird ständig weiterentwickelt und bietet Unternehmen die Sicherheit, dass sie immer auf dem neuesten Stand der Technik bleiben.
- Kostenersparnis: Durch den Wegfall teurer Hardware und die Reduktion von Wartungskosten können Unternehmen langfristig Geld sparen.
- Integration: Die tiefe Integration in das Microsoft 365-Ökosystem sorgt für reibungslose Abläufe und erhöht die Produktivität der Mitarbeiter.
- Flexibilität: Mitarbeiter können von überall aus arbeiten und dennoch auf alle Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge zugreifen.
Insgesamt bietet Microsoft Teams eine umfassende Lösung, die weit über die Funktion einer herkömmlichen TK-Anlage hinausgeht. Unternehmen, die sich für diesen Schritt entscheiden, investieren in eine zukunftsfähige Technologie, die den Anforderungen der modernen Arbeitswelt gerecht wird.
