Die digitale Betriebsanleitung von kothes: Wie man moderne Informationslösungen realisiert und Mehrwert schafft.

Digital schön und gut, aber was ist überhaupt erlaubt? Die digitale Betriebsanleitung sorgt bei den Informationsverantwortlichen in puncto Rechtssicherheit schon länger für Kopfzerbrechen, besonders im Maschinen- und Anlagenbau. Damit könnte allerdings bald Schluss sein, denn die EU-Kommission hat die Zeichen der Zeit erkannt und in ihrer neuen Maschinenverordnung das Thema erstmals klar adressiert. Das Ergebnis: Die Verordnung erlaubt es den Herstellern ausdrücklich, die Anleitung zu einer Maschine in rein digitaler Form zur Verfügung zu stellen. Ein paar Einschränkungen gibt es aber dennoch. So müssen die Unternehmen innerhalb eines Monats nach dem Kauf eine kostenlose Papierform nachliefern, wenn der Kunde das wünscht. Trotz der Auflagen dürfte die Maschinenverordnung von den meisten Herstellern als positives Signal und wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung von Nutzerinformationen angesehen werden.

Wie genau können Hersteller von der Digitalisierung ihrer Nutzerinformationen profitieren? Im ersten Schritt lassen sich durch den Wegfall der Print-Anleitung natürlich Druckkosten einsparen – vorausgesetzt, dass die Kunden keine gedruckte Version fordern. Im zweiten Schritt und mit der richtigen Strategie können die Informationen aus der Technischen Dokumentation auch als Grundlage für zusätzliche digitale Services und Geschäftsmodelle dienen. Wie so etwas funktionieren kann, zeigt folgendes Beispiel: Ein Hersteller baut ein Informationsportal auf, in dem alle Technischen Informationen zu seinen Maschinen an zentraler Stelle verfügbar sind. Über ein Rollen- und Rechtesystem erhalten die verschiedenen Zielgruppen – vom Enduser über Servicekräfte bis hin zu Lieferanten und Partnern – Zugriff auf die für sie relevanten Informationen. Je nach Abo- und Preismodell können die Portalnutzer nun einzelne Funktionsbausteine dazubuchen und erhalten so zum Beispiel Zugriff auf Chatbots, geführte Fehlersuchen und weitere digitale Assistenten. Ein weiterer Vorteil: Durch die Auswertung der Userdaten und direktes Userfeedback im Portal lassen sich die eigenen Produkte und Prozesse gezielt verbessern.

Informationsspezialisten sind gefragt

Neben den technischen Voraussetzungen sind die Informationsersteller selbst ein entscheidender Faktor für die Umsetzung solcher Lösungen. Ob digital oder klassisch gedruckt: Ein Informationsprodukt zu erstellen, das echten Mehrwert für die Nutzer bietet, ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Sie erfolgreich zu lösen, verlangt umfangreiche sprachliche, didaktische und technische Fachkenntnisse. Die zunehmende Professionalisierung in diesem Bereich hat dazu geführt, dass in den letzten Jahrzehnten ein eigenes Berufsbild mit Hochschulqualifikation entstanden ist – der Technische Redakteur. In den Unternehmen werden Technische Redakteure heute als hochqualifizierte Informations- und Wissensvermittler eingesetzt. Ihr Spezialgebiet ist die Schnittstellenkommunikation zwischen Experten und Anwendern, bei der die Redakteure auch hochkomplexe Inhalte verständlich und zielgruppengerecht aufbereiten.

Welche Möglichkeiten haben Unternehmen, die Hilfe bei der Konzeption und Erstellung ihrer Nutzerinformationen benötigen? Die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Dokumentationsdienstleister wie kothes verspricht personelle und fachliche Unterstützung für eine maximale Output-Qualität.

Die kothes GmbH wurde im Jahr 2003 von Firmeninhaber Lars Kothes gegründet und zählt mittlerweile mehr als 150 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an 12 verschiedenen Standorten. Betreut werden Unternehmen aus verschiedensten Branchen sowie in jeder Größe – vom Mittelstand bis hin zum DAX-Konzern. Für sie entwickelt der Dienstleister individuelle Informationslösungen, konzipiert und erstellt Betriebsanleitungen und übersetzt diese in alle Weltsprachen.

Geschäftsführer Lars Kothes erklärt, warum Hersteller gleich in mehrfacher Hinsicht von der Zusammenarbeit mit dem kothes-Team profitieren können:

"Ob es um die schnelle Unterstützung bei der Erstellung einer klassischen Betriebsanleitung geht oder eine Strategie für digitale Nutzerinformationen entwickelt werden soll – als Full-Service-Partner unterstützen wir unsere Kunden in allen Bereichen der Technikkommunikation und genau in dem Umfang, der sinnvoll für die Unternehmen ist. Ein weiterer Vorteil für unsere Kunden: Bei kothes erhalten sie alle Leistungen auf direktem Weg und ohne Reibungsverluste aus einer Hand. Möglich macht das unser interdisziplinäres Expertenteam aus unterschiedlichsten Fachbereichen – etwa IT-Beratung und -Entwicklung, Technische Redaktion, Übersetzung und Qualitätssicherung. So können die Unternehmen ihre eigenen Ressourcen schonen und trotzdem auf die neuesten Technologien und Methoden bei der Erstellung von Technischer Dokumentation zurückgreifen."