Zehn Tipps & Tricks für ein erfolgreiches Intranet samt Mitarbeiter-App

Ein zeitgemäßes Intranet samt benutzerfreundlicher Mitarbeiter-App revolutioniert die Art und Weise, wie Informationen geteilt, Zusammenarbeit gefördert und Wissen ausgetauscht wird. Es bringt nicht nur massive Zeiteinsparungen, sondern reduziert auch Fehler. Wichtige Informationen müssen nicht ständig neu recherchiert werden. Schlüsselarbeitskräfte können sich wichtigeren Projekten widmen. Ein gut konzipiertes Intranet ist somit ein entscheidender Faktor für den betrieblichen Erfolg.

Allerdings erreicht nicht jedes System diese Ziele gleich effektiv. Daher finden Interessierte hier zehn entscheidende Faktoren für ein erfolgreiches Intranet:

Eine klare Vision und definierte Ziele sind das Fundament eines erfolgreichen Intranets. Am besten wird vorab festgelegt, welche Funktionen das Intranet erfüllen soll. Sollen Mitarbeitende auch mobil auf wichtige Informationen zugreifen können? Qualitativ hochwertige Anbieter von Intranet-Lösungen wie KenCube bieten hier viele Funktionen und unterstützen Betriebe bei der Umsetzung spezifischer Anforderungen.

Ein Beispiel dazu: Ein Unternehmen implementiert ein Intranet, um den Informationsfluss zu beschleunigen. Ein klares Ziel könnte hier sein, dass bei einer wichtigen Unternehmensankündigung alle Beschäftigten durch automatisierte Benachrichtigungen innerhalb kürzester Zeit informiert sind.

2. Benutzerfreundlichkeit

Ein intuitives und benutzerfreundliches Design entscheidet darüber, wie leicht sich Nutzer zurechtfinden. Eine übersichtliche Navigation und leistungsstarke Suchfunktion sind unerlässlich, ebenso wie schnelle Ladezeiten und zuverlässige Performance.

Auch hier ein Beispiel: Häufig genutzte Dokumente wie Urlaubsanträge und Schichtpläne sollten mit nur einem Klick erreichbar sein. Das erhöht die Nutzungsrate und Mitarbeiterzufriedenheit deutlich.

3. Optimale Zugänglichkeit

Ein erfolgreiches Intranet muss jederzeit und auf allen Geräten zugänglich sein. Deswegen ist das Intranet am besten automatisch auch über eine Mitarbeiter-App benutzbar. Die Mitarbeiter-App stellt das Intranet in einem für mobile Geräte optimierten Format bereit. So ist gewährleistet, dass auch jene Beschäftigten ohne festen Arbeitsplatz im Büro, wichtige Informationen stets zur Hand haben.

Beispiel: Ein Außendienstmitarbeiter greift über sein Smartphone auf das Intranet zu, um die neuesten Produktinformationen abzurufen, bevor er einen Kunden besucht. Die mobile App stellt sicher, dass er sich auch unterwegs stets informieren kann.

4. Relevanter und interessanter Inhalt

Inhalte, die den Mitarbeitern bei ihrer Arbeit helfen oder organisatorische Prozesse erleichtern, fördern die regelmäßige Nutzung des Intranets. Eine ausgewogene Mischung aus praktischen und informativen Inhalten ist hierbei der Schlüssel.

Beispiel: Ein Unternehmen integriert einen Onboarding-Bereich im Intranet. Dieser ist speziell auf die Bedürfnisse neuer Mitarbeitenden ausgerichtet ist und enthält Einarbeitungspläne, Organigramm, Kontaktdaten von Ansprechpartnern und hilfreiche FAQs.

5. Aktualität

Ein Intranet samt Mitarbeiter-App muss regelmäßig mit aktuellen Inhalten gepflegt werden. Veraltete Informationen führen zu Frustration und sinkendem Vertrauen in das System.

Beispiel: Die IT-Abteilung nutzt das Intranet, um die Belegschaft über Software-Updates und neue IT-Richtlinien zu informieren. Die Inhalte werden wöchentlich aktualisiert, um sicherzustellen, dass alle Informationen auf dem neuesten Stand sind.

Eine Anpassung des Intranets an spezifische Betriebsanforderungen und Benutzerpräferenzen steigert die Nutzungsfrequenz. Individuelle Dashboards und Benachrichtigungseinstellungen helfen den Nutzern, relevanten Inhalt schneller zu finden.

Beispiel: Das Intranet-Dashboard wird individuell angepasst, sodass Mitarbeitende schnellen Zugriff auf für sie relevante Informationen wie Aufgaben, Lagerbestände oder Verkaufszahlen haben.

7. Mitarbeitende einbeziehen

Intranet und Mitarbeiter-App leben von der aktiven Beteiligung seiner User. Interaktionsmöglichkeiten wie Kommentare, Likes, Umfragen und Chats steigern das Engagement der Mitarbeiter und stärken deren Bindung an das System.

Beispiel: Ein eigener Bereich für Ideen-Management ermöglicht es allen Mitarbeitenden, Ideen für interne Verbesserungen einzureichen und darüber abzustimmen. Dies fördert die Beteiligung und Kreativität im gesamten Unternehmen.

8. Kontinuierliche Verbesserungen

Ein Intranet ist nie "fertig". Ein Redaktionsteam sollte es kontinuierlich anpassen und basierend auf dem Feedback der User und Artikel-Statistiken verbessern.

Beispiel: Rückmeldungen der User können ergeben, dass die Suchfunktion im Intranet für bestimmte Inhalte nicht effizient genug ist. Die Suchfunktion kann entsprechend optimiert werden, um zukünftig Inhalte besser zu finden.

9. Schulung und Support

Die Einführung neuer Technologien erfordert oft eine gewisse Eingewöhnungszeit. Schulungen und ein Support-Team sind entscheidend für den erfolgreichen Einsatz des Intranets und die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden.

Beispiel: Den Beschäftigten steht eine kurze Videoanleitung zur Verfügung, die Schritt für Schritt zeigt, wie die neue Mitarbeiter-App auf Mobilgeräten installiert und eingerichtet werden kann. Zusätzlich wird eine Ombudsstelle im Unternehmen eingerichtet, die gerne Fragen zur Intranet-Nutzung beantwortet.

10. Sicherheit und Datenschutz

Ein sicheres Intranet, das den Datenschutz gewährleistet, ist unerlässlich. Die Belegschaft muss darauf vertrauen können, dass ihre Daten sicher sind. Eine klare Datenschutzerklärung zu Beginn der Nutzung unterstreicht dieses Vertrauen.

Auch hier noch ein letztes Beispiel dazu: Beim erstmaligen Login der Mitarbeitenden ins neue Intranet wird ein Informationsfenster eingeblendet. Dieses Fenster erklärt klar und verständlich, wie Mitarbeiterdaten im Intranet verwendet werden, welche Sicherheitsmaßnahmen implementiert sind und wie die DSGVO-Konformität gewährleistet wird. Beschäftigte müssen diese Informationen zur Kenntnis nehmen und diese aktiv bestätigen, bevor sie Zugang zum Intranet erhalten. Dadurch wird das Bewusstsein für Datenschutz gestärkt und das Vertrauen in die Plattform gefördert.