Steuerberater: Digitalisierung trifft auf KI

Die Digitalisierung gewinnt in immer mehr Bereichen der Geschäftswelt an Bedeutung. Davon bleiben auch Steuerberater nicht verschont. Viele Kanzleien haben längst die Vorzüge der Digitalisierung für sich erkannt. Digitale Innovationen tragen dazu bei, dass sich Abläufe effizienter gestalten lassen. Das spart Zeit und Kosten und stärkt zugleich die Kundenbindung. Denn letztendlich fordern auch immer mehr Mandanten von ihrem Steuerberater die Digitalisierung ein. Sie erhoffen sich damit einen möglichst nahtlosen elektronischen Austausch von Daten. Dokumente und Informationen lassen sich dank digitaler Lösungen binnen Sekunden übertragen. Das schont Ressourcen und sorgt für zügige Abläufe. Die Zeiten, in denen Aktenordner transportiert oder verschickt werden mussten, gehören damit der Vergangenheit an.

Viele Unternehmen verfügen ohnehin über keine Aktenordner mehr, in denen sie ihre Dokumente abheften. Sie setzen auf papierlose Büros und verlangen das dementsprechend auch von der Steuerkanzlei. Der Austausch der Daten muss für sie auf digitalem Wege erfolgen. Dennoch zeigt sich in der Praxis, dass viele Steuerberater noch längst nicht alle Schritte hin zur vollständigen Digitalisierung vollzogen haben. Während einige wenige Basistätigkeiten digitalisiert wurden, setzen viele noch auf manuelle Prozesse. Der Kostenaufwand für entsprechende Softwarelösungen und die Einarbeitung werden oftmals gescheut. Doch was jetzt noch vielen Kanzleien gelingt, kann sich innerhalb weniger Jahre ganz anders darstellen. Denn die Digitalisierung schreitet in großen Schritten voran. Das zeigt allein ein Blick auf die letzten fünf Jahre. Ohne konsequente Digitalisierung wird es Kanzleien in naher Zukunft schwer fallen, die gewohnten Gewinne erwirtschaften zu können. Die Ansprüche der Mandanten haben sich verändert, wodurch auch die Kanzleien offen für neue Lösungen sein sollten.

Tilman Walch, CEO der milia GmbH, geht noch einen Schritt weiter und sieht die Notwendigkeit darin, dass Kanzleien Vorreiter sein und sich digital auf die Zukunft vorbereiten sollten. So sagte er: "Die Steuerberatung muss zu einem Vorbild bei der Verwirklichung der Mensch-Maschine-Interaktion werden. Intelligente Automatisierung sollte die Kanzleiausrichtung dominieren. Nur so können die KMU in Deutschland nachhaltig digital aufgestellt werden."

Die Digitalisierung der Prozesse und Abläufe in Steuerkanzleien lässt sich auf verschiedenen Wegen vollziehen. Dazu stehen unterschiedliche technologische Lösungen bereit, bei welchen im Einzelfall die Kosten und der Nutzen gegenübergestellt werden sollten. Zugleich kommt es auf eine möglichst einfache Implementierung an. Steuerkanzleien möchten neue Technologien möglichst ohne großen Aufwand nutzen können. Damit verbunden bedarf es der passenden Schnittstellen, beispielsweise zu DATEV. Sind diese vorhanden, versetzt das Steuerkanzleien in die Lage, manuelle Routineaufgaben zu umgehen. Das Ablegen von Dokumenten in DATEV oder das Anfordern von Dokumenten auf dem Postweg sind Arbeitsschritte, die damit nicht mehr erforderlich sind. Alles lässt sich per Mausklick auf digitalem Wege vollziehen.

Damit das gelingt, bedarf es digitaler Lösungen, die über die erforderlichen Schnittstellen verfügen und sich nahtlos in den Kanzleialltag einfügen. Oftmals werden aber nicht alle Prozesse über eine Plattform abgebildet. Mit der zentralen Plattform milia.io ist das anders. Diese Plattform dient dem transparenten Informationsaustausch und verfügt über eine entsprechende Schnittstelle zu DATEV. Sie lässt sich als All-in-one-Lösung nutzen und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandat. Das ist möglich, da sich dank der integrierten Schnittstellen und der Workflows eine maximale Automatisierung erzeugen lässt. Steuerkanzleien können somit eine einzige Technologie verwenden, um Daten und Informationen sicher auszutauschen. Dazu ist milia.io mit allem ausgestattet, was erforderlich ist, um als alleinige Plattformlösung genutzt werden zu können:

• "DATEV DMS"-Integration

• integrierte E-Signatur-Prozesse

• Kommunikation durch Nachrichten und Kommentare

• Austausch von Dokumenten per Knopfdruck

• Übersichtliche Aufgabenverwaltung

• Pflege und Organisation von Stamm- und Bewegungsdaten

• Mandantenapp

Somit erhalten Steuerkanzleien mit milia.io ein System, welches eine vollumfängliche digitale Arbeitsweise ermöglicht.

Durch die gemeinsame Nutzung einer digitalen Dokumentenverwaltung mit Mitarbeitenden und Mandanten versprechen sich beide Seiten eine hohe Zeitersparnis. Wie hoch diese im Detail ausfällt, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Zu diesen zählen beispielsweise die Größe des Unternehmens sowie die Anzahl der Mandanten. Genaue Zahlen lassen sich daraus nicht ableiten, denn in jedem Unternehmen müssen andere Faktoren beachtet werden. Jedoch gibt es Anhaltspunkte, die darauf hinweisen, wie hoch das Einsparpotenzial sein könnte. Gemäß einer im Jahre 2019 erschienenen Studie des Bundesverbandes der Bilanzbuchhalter und Controller sollen sich durchschnittlich 30 Prozent durch die digitale Zusammenarbeit einsparen lassen.

Es bedarf jedoch individueller Berechnungen, um im Einzelfall das mögliche Einsparpotenzial darstellen zu können. Ein Anhaltspunkt kann die Stundenanzahl sein, die zuvor im Unternehmen für manuelle Tätigkeiten aufgewandt wurde. Eine Kanzlei, in der beispielsweise 15 Mitarbeitende insgesamt 20 Stunden damit verbringen, Dokumente manuell zu suchen, könnte diese Stunden vollständig einsparen. Mit Einführung einer digitalen Dokumentenverwaltung wäre eine manuelle Suche nicht mehr erforderlich.

Die Plattform milia.io ermöglicht den vereinfachten Informationsaustausch. Zugleich dient diese der Prozessautomatisierung durch Workflows in Kombination mit Wissensautomatisierung durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz, kurz KI. Damit bietet die milia GmbH eine einzigartige Lösung am Markt an, die zukunftsfähig zur Automatisierung verschiedenster Prozesse und Dienstleistungen beiträgt.

Kanzleien erhalten durch die zentrale Plattform eine verbesserte Struktur und Übersichtlichkeit. Sämtliche Dokumente, Aufgaben oder Fristen einer Kanzlei lassen sich über eine einzige Plattform abbilden. Das verschafft eine hohe Ersparnis bei internen Prozesskosten und trägt zu mehr Transparenz bei. Die beschleunigte Kommunikation kann sich in einer verbesserten Auftragslage und einer erhöhten Mandantenzahl widerspiegeln. Denn letztendlich werden Kanzleiinhaber damit in die Lage versetzt, bei gleichem Aufwand mehr zu leisten und mehr Mandanten zu betreuen.

Kanzleien wird ein Instrument bereitgestellt, mit welchem sie ihr Geschäftsmodell auf die Zukunft vorbereiten können. Denn die Steuerberatung wird sich verändern, davon ist auch Co-Founder und CRO der milia GmbH Michael Menk überzeugt: "Das Geschäftsmodell Steuerberatung, wie wir es heute kennen, wird sich grundlegend verändern. Die Steuerberatung kann (und muss) sich durch Automatisierung grundlegend neu erfinden. Das ist eine fundamentale Möglichkeit für alle Beteiligten."