Jugendhilfe: Dienstplan und Arbeitszeiterfassung in moderner Software digitalisieren

Die Pflicht zu elektronischen Zeiterfassung besteht in Deutschland bereits seit dem Jahr 2023. Das bedeutet, dass im Jahr 2024 alle Arbeitgeber eine elektronische Zeiterfassung gemäß BAG-Urteil nutzen müssen. Diese Regelung ist rechtlich bindend, auch für ambulante Teams oder andere Sonderfälle wie die Jugendhilfe. Was die Unternehmen also benötigen, ist eine hochmoderne sowie leistungsstarke Software, um die Arbeitszeiterfassung rechtssicher sowie praktisch umzusetzen. Dann kann sie viele Prozesse erleichtern sowie beschleunigen und insgesamt für mehr Transparenz bezüglich der Arbeitszeiten sorgen. Bestenfalls steht die Arbeitszeiterfassung auch als App zur Verfügung, wie beispielsweise bei Kilanka, um sie zeit- sowie ortsunabhängig nutzen zu können – wann immer sie gerade benötigt wird. Kilanka ermöglicht es den Nutzern, Arbeitszeiten, Termine, Einsätze, Schichten sowie Pausen und vieles mehr digital zu erfassen und zu verwalten.

"Mithilfe unserer Zeitkonten lassen sich die unterschiedlichen freien und an Termine gebundenen Arbeitszeiten differenziert erfassen und auswerten", erklären die Experten. Damit dies nicht nur stationär gelingt, sondern auch beim mobilen Arbeiten, kann Kilanka wahlweise als App auf dem Smartphone genutzt werden. Sie steht für Android- und iOS-Geräte zur Verfügung. Dies erleichtert zugleich die Erfassung von Arbeitszeiten aus ambulanten Leistungen, denn "für die ambulanten Teams ergibt sich die Arbeitszeit aus direkten und indirekten Anteilen und Tätigkeiten", erläutert das Team hinter Kilanka. Die Zeiterfassung wurde deshalb so konzipiert, dass sich die Arbeitszeiten aus unterschiedlichen Tätigkeiten in übersichtlichen Arbeitszeitkonten zusammenführen lassen, entweder über die Kilanka-Browser-Version oder erneut per App.

Kilanka bietet aber nicht nur die praktische Zeiterfassung im mobilen Arbeiten, sondern auch bei stationären Wohnformen. Hierzu erklären die Experten von Kilanka: "Bei stationären Hilfen kann die Arbeitszeit auf eine vorherige Planung gegengebucht werden und wird übersichtlich in unserem Dienstplan dargestellt." Dadurch entsteht ein praktischer Soll-Ist-Vergleich, der eine wichtige Steuerungskomponente im Unternehmen darstellt. Die Dienstpläne können außerdem für beliebige Zeitintervalle erstellt werden, beispielsweise wochen- und monatsweise oder komplett individuell. Die eingeteilten Schichten werden den Mitarbeitern daraufhin in ihrem persönlichen Bereich angezeigt und können dort bestätigt und direkt als Arbeitszeit oder Leistung gebucht werden. So funktionieren die digitalen Dienstpläne und Arbeitszeiterfassungen mit nur wenigen Klicks.

Auch die Arbeitgeberseite profitiert derweil von der maximalen Transparenz. Sie sehen in der Wochenansicht, welche Mitarbeiter in welchen Schichten eingeteilt sind. Eine rote Kopfzeile macht sie außerdem auf einen Blick darauf aufmerksam, falls es eine Unterbelegung oder unvollständige Planung gibt. Die noch offenen Schichten können dann per "Drag and Drop" auf die freien Mitarbeiter verteilt werden. Ist die obere Zeile mit den noch offenen Schichten leer, ist die Planung vollständig. Zudem sind selbstverständlich die Stundenübersichten für Arbeitgeber und -nehmer jederzeit sichtbar, wobei die Erfassung von Betreuungs- und Arbeitszeit grundsätzlich separat erfolgt. "Es ist jedoch möglich, bei der Erfassung von Betreuungszeiten durch das Setzen eines Häkchens diese auch mit auf das Arbeitszeitkonto zu buchen", fasst Kilanka zusammen.

Eine letzte wichtige Funktion von Kilanka und der Kilanka App ist die Abwesenheitsverwaltung. So lassen sich unterschiedliche Abwesenheitsarten wie Urlaub, Krankheit, Fortbildung, Elternzeit und Co. einzeln erfassen, auswerten und direkt in die Lohnbuchhaltung exportieren. "Kilanka bietet viele Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung unter Berücksichtigung rechtlicher und organisatorischer Faktoren", erklären diesbezüglich die Experten von Kilanka. Damit ermöglichen es die Software und die App, Arbeitszeiten genau dort zu erfassen, wo sie entstehen, ob ambulant oder stationär, auf dem Smartphone, Tablet oder Laptop.

Die Vorteile für die Dienstplanung und Arbeitszeiterfassung in der Jugendhilfe durch Kilanka lassen sich demnach wie folgt zusammenfassen: Sie bieten eine

• einfache Bedienung mit App und im Browser,
• praktische Verwaltung aller Arbeitszeiten,
• lückenlose Aufzeichnung,
• Integration unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle,
• Übersicht über die Zeitkonten für Ist- und Sollarbeitszeit,
• Auswahl an verschiedensten Pausenregelungen und Schichten sowie
• Auswertung in Echtzeit von An- und Abwesenheiten.

Dadurch erleichtert Kilanka die Planung von Schichten und Belegungen in beliebig vielen Dienstplänen, die Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitstagen, die Planung von Anwesenheits-, Pausen- und Nachtzeiten, die Erfassung von Überstunden und Zuschlägen, die Planung von Soll- und Ist-Belegungen, die Bewertung von Krankheitstagen nach bereits geplanten Schichten und die Berechnung der Zuschläge laut Tarif.