Gesetzeskonformes Hinweisgebersystem mit der Online-Lösung von Whistlelink

Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz ist nach mehreren Anläufen im Juli 2023 in Kraft getreten und sollte offiziell mittlerweile von allen betroffenen Unternehmen umgesetzt werden. Alle Organisationen mit 50 oder mehr Mitarbeitern müssen nachweislich eine Lösung implementieren, die Berichte über "erhebliche Verstöße" im arbeitsbezogenen Kontext abgibt. Es bietet damit die Möglichkeit, solche Verstöße vertraulich zu melden, ohne dass die Hinweisgebenden Angst vor Repressalien haben müssen.

Die Vorteile einer Whistleblowing-Lösung liegen für Unternehmen auf der Hand. Sie ermöglicht eine frühe Risikoerkennung und fördert eine offene Unternehmenskultur. Mitarbeiter fühlen sich ermutigt, auf Probleme hinzuweisen. Unternehmen sind dadurch besser vor Compliance-Verstößen geschützt und können ihr gutes Images gegenüber Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern pflegen.

Das Hinweisgebersystem muss dabei folgende Eigenschaften erfüllen:

1. Anonyme Meldungen
Es besteht keine Verpflichtung, anonyme Meldungen zu ermöglichen. Unternehmen müssen allerdings anonym eingehende Meldungen zuverlässig bearbeiten.

2. Art der Meldung
Die Meldung muss schriftlich, mündlich oder persönlich (auf Wunsch des Hinweisgebers) möglich sein. Dafür müssen Unternehmen über eine Online-Plattform, per Telefon oder eine andere Kommunikationskanäle erreichbar sein.

3. Zeitfenster
Wenn eine Organisation eine Whistleblower-Meldung erhält, ist der Whistleblower innerhalb von sieben Tagen darüber zu informieren, dass die Meldung eingegangen ist. Nach drei Monaten muss das Unternehmen dem Hinweisgeber eine Rückmeldung zu geplanten Maßnahmen geben.

Insbesondere für mittelständische Firmen sind einige Herausforderungen bei der Umsetzung zu meistern. Während sehr große Firmen und Konzerne häufig bereits geeignete Berichtskanäle eingerichtet haben, stehen Mittelständler vor der Aufgabe, diese erst zu finden und in die eigenen Strukturen zu implementieren.

Durch die lange Zeit der Unsicherheit haben einige Unternehmen bis heute noch kein internes Whistleblowing-System eingerichtet. Zum Schutz vor Strafen sollten sie dies allerdings zeitnah nachholen. Sollten Organisationen gegen die Bestimmungen des deutschen Hinweisgebergesetzes verstoßen, kann ihnen ein Bußgeld von bis zu 50.000 Euro drohen.

Unternehmen stellen mit einer guten Whistleblowing-Lösung nicht nur Compliance her, sondern bauen sich eine loyale Belegschaft auf und können bei Problemen schnell reagieren, bevor die Lage eskaliert. Ohne eine solche Lösung kann es schnell passieren, dass Informationen durch Geschädigte an die Öffentlichkeit getragen werden – mit erheblichen Konsequenzen für das eigene Image.

Unternehmen haben verschiedene Möglichkeiten, ein Whistleblowing-System intern einzurichten. Üblich sind beispielsweise physische oder virtuelle Postfächer, Telefon-Hotlines oder Messaging-Dienste. Besonders vorteilhaft sind allerdings Online-Systeme, die ein gesetzeskonformes Hinweisgebersystem implementieren. Physische und virtuelle Postfächer können häufig nicht die hohen Anforderungen an die Sicherheit und die Anonymität der Meldekanäle gewährleisten.

Mit einer Online-Lösung wie Whistlelink wird ein hohes Maß an Datensicherheit und DSGVO-Konformität gewährleistet. Hinweisgeber haben dadurch die Möglichkeit, vertrauliche Informationen sicher an den Adressaten zu leiten. Die Online-Lösung ist sämtlichen Personen einfach per Link zugänglich.

Mit Whistlelink bekommen alle betroffenen Unternehmen eine effiziente Online-Lösung, mit der sie innerhalb von zehn Minuten ein gesetzeskonformes Hinweisgebersystem einrichten können. Das System entspricht sämtlichen Bestimmungen der EU-Richtlinie und bündelt alle Funktionen auf einer Plattform. Es handelt sich dabei um ein SaaS-Produkt, das in über 40 Sprachen verfügbar ist. Wer Whistlelink vorab prüfen möchte, kann sich für eine kostenlose Testversion des Whistleblowing-Systems registrieren.

Die Plattform ist äußerst intuitiv bedienbar und ermöglicht sowohl eine schriftliche als auch eine mündliche Berichterstattung. Aufgrund des Hostings in der EU erfüllt sie auch sämtliche Anforderungen an den Datenschutz.

Carsten Schönwald, Territory Manager DACH:

"Das Versprechen von Whistlelink ist es, es jedem Unternehmen extrem einfach zu machen, mit dem Whistleblowing-Gesetz konform zu gehen. Tausende von Kunden in ganz Europa bestätigen die einfache Implementierung und Effektivität unseres Systems."

Sicherheit ist ein Schlüsselelement des Whistleblowing-Systems