ESRS-Software unterstützt den Mittelstand bei der Einhaltung neuer EU-Standards für Nachhaltigkeitsberichte

Bislang betraf Nachhaltigkeitsberichterstattung nur große Unternehmen, in Deutschland rund 500. Ab 2025 gelten die Anforderungen der CSRD auch für über 50.000 größere europäische mittelständische Unternehmen, darunter etwa 15.000 in Deutschland. Sie müssen zukünftig Rechenschaft ablegen über ihren Einfluss auf Umwelt und Gesellschaft sowie über ihre Unternehmensführung – also darlegen, inwieweit sie ESG-Kriterien erfüllen (Environmental, Social, Governance).

Die neuen European Sustainability Reporting Standards (ESRS) definieren dabei, welche Inhalte die entsprechenden Nachhaltigkeitsberichte abdecken müssen und auf welche Weise zu berichten ist. Umfang und Vorgaben gehen dabei weit über rein finanzielle Kennzahlen hinaus. Die adressierten Unternehmen müssen auch komplexe Zusammenhänge wie Liefer- und Wertschöpfungsketten, unternehmerische Sorgfaltspflichten und ihre Strategie abbilden. Entsprechende Informationen sind dem Geschäftsbericht anzugliedern und spätestens vier Monate nach Geschäftsjahresende zu veröffentlichen.

Die Vorgaben verlangen von mittelständischen Unternehmen, frühzeitig umfangreich Daten zu erheben und auszuwerten.

Die neue Nachhaltigkeits-Berichtspflicht der EU betrifft 15.000 Unternehmen in Deutschland. Umfang und Vorgaben werden deutlich umfangreicher
Der ESRS gliedert sich auf in insgesamt zwölf einzelne Sektoren mit zwei übergreifenden Standards für allgemeine Themen sowie zehn spezifischen Standards für die Bereiche Umwelt, Soziales und Unternehmensführung. Das rund 280 Seiten umfassende Regelwerk ist komplex und kleinteilig, mit Fokus auf Kennzahlen und Strategien. Sein Herzstück ist die sogenannte doppelte Wesentlichkeitsanalyse, mit der Unternehmen die für sie relevanten Nachhaltigkeitsthemen identifizieren.

Sie verlangt, dass ein Unternehmen die Wesentlichkeit von Nachhaltigkeitsaspekten immer aus zwei Perspektiven betrachtet: zum einen die Outside-In Perspektive, die sich auf nachhaltigkeitsbezogene finanzielle Risiken und Chancen für das Unternehmen bezieht; zum anderen die Inside-out-Perspektive, die die Auswirkungen des Unternehmens auf Umwelt und Menschen betrachtet. Jeder Aspekt, der unter mindestens einer der beiden Perspektiven als "wesentlich gilt, zählt insgesamt für das Unternehmen als wesentlich.

Aus der doppelten Wesentlichkeitsanalyse kann abgeleitet werden, welche Themen gemäß ESRS fokussiert werden müssen: Welche Standards sind für das jeweilige Unternehmen verbindlich, welche entfallen, wo besteht Spielraum und wo Handlungsbedarf? Eine Gap-Analyse wird zum Beispiel Lücken in der bisherigen Datenerhebung offenbaren.

Daran anschließend müssen Mittelständler erwägen, wie das Datenmanagement bewältigt werden kann. Denn eines ist klar: Lediglich mit Excel-Sheets zu arbeiten, stieß bereits in der Vergangenheit an Grenzen. Mit den neuen EU-Vorgaben ist es schon gar nicht mehr handhabbar. Bei der nun geforderten Komplexität ist eine spezialisierte Software unabdingbar.

Diese Software Substain wurde von der Substain GmbH eigens entwickelt. Die Gesellschaft ging zum Jahreswechsel 2024 als eigenständiges Unternehmen aus dem auf Nachhaltigkeit und Klimaschutz spezialisierten Münchner Beratungsunternehmen ConClimate hervor, das das Programm 2021 ursprünglich im Rahmen seiner umfassenden Mittelstandsberatung entwickelte. Heute ist Substain eine der umfassendsten und flexibelsten Lösungen für ESRS-konformes digitales Nachhaltigkeitsmanagement, wird flexibel und anwenderfreundlich als Software-as-a-Service (SaaS) angeboten und hat sich bereits in mehr als 100 Unternehmen bewährt.

Da Substain von Beginn an themenübergreifend konzipiert wurde, eignet sich die Software für so unterschiedliche Aufgaben wie die automatische Berechnung von Kennzahlen über CO2-Emissionen inklusive Scope 3, Energieverbrauch oder Abfallmenge. Daten zu allen vom ESRS definierten ESG-Bereichen stehen zentral zur Verfügung, lassen sich automatisiert auswerten und in verschiedenen Berichtsformaten zusammenführen. Die SaaS-Plattform gibt so das Gesamtbild sämtlicher ökologischer, ökonomischer und sozialer Auswirkungen und Risiken der Unternehmenstätigkeit.

Um speziell die Nachhaltigkeitsberichterstattung zu erleichtern, verfügt Substain über darauf angepasste Eingabemasken: Die Software führt durch den Prozess und zeigt automatisch nur relevante Felder an. Daneben können diese Standardmasken unternehmensspezifisch angepasst werden, sodass sie die individuelle Organisationsstruktur abbilden – zum Beispiel nach Bereichen, Standorten, Kostenstellen oder Gesellschaften.

Dank ihrer umfänglichen Bandbreite eignet sich die Software neben der Nachhaltigkeitsberichterstattung auch für weitere Reportings, etwa zur CO2-Bilanzierung einzelner Produkte oder als Vorbereitung auf Audits für Zertifizierungen nach ISO 9001, ISO 14001 oder ISO 50001.