Digitalisierung im Einkauf:
So wird aus einem superstarken Einkauf ein supereffizienter Einkauf

Es gilt den Einkaufsprozess zu revolutionieren. Das bedeutet, die mühsame Tätigkeit des Tippens, das sind immerhin 75 Prozent bei einer Anfrage, zu eliminieren, um sich auf die wesentlichen Aspekte des Einkaufs konzentrieren zu können. Wie ein Roboter, einmal programmiert, sollte ein System im Hintergrund arbeiten und völlig neue Möglichkeiten bieten,
Es ist sinnvoll, mit den im Unternehmen bekannten und bereits freigegebenen Lieferanten zu arbeiten, um immer höchste Qualität zu gewährleisten. Dennoch sollte die Möglichkeit bestehen, auf einfache Weise auch neue Lieferanten zu testen. Lieferantenbeziehungen sollten erweitert und entwickelt werden können, während gleichzeitig mehr Bedarfe bei einer größeren Anzahl von Lieferanten angefragt werden.

Denn werden mehr Lieferanten angefragt, wird erreicht, dass der für diesen Bedarf ideale Lieferant, was Preis und/oder Lieferzeit betrifft, gefunden wird. Doch viele Lieferanten anfragen, bedeutet im Standard Mehraufwand. Daher braucht es digitale Helfer, die dem Einkauf die Möglichkeit geben, alle Lieferanten zu einem Produktbereich anzufragen, ohne damit Mehraufwand zu haben. So kann die Entscheidung, wer was liefert, an den Lieferanten übergeben werden, denn der kennt seine Möglichkeiten und sein Produktportfolio am besten. Die Revolution im Einkauf bedeutet, das Wissen der Lieferanten komplett nutzen zu können und dabei noch Zeit zu sparen.

Damit werden auch geringwertige Teile beim optimalen Lieferanten gekauft, und es ermöglicht die Identifizierung von Lieferanten, die auch bei einem dringenden Bedarf termingerecht liefern können. Bei geringwertigen Teilen (B+C-Teile) wurden mit dem richtigen Tool-Einsparungen von bis zu 40 Prozent nachgewiesen.

Aber welches der zahlreichen Tools auf dem Markt eignet sich am besten für schnelle und sinnvolle Verbesserungen? Was muss es können?

Benutzerfreundlichkeit für Käufer und Lieferanten

Braucht es ein aufwendiges Portal, das einen großen Einführungsaufwand erfordert? Akzeptieren Lieferanten so etwas, bei dem sie sich einloggen müssen? Ein gutes Anfragesystem muss nicht nur für den Nutzer, sondern auch für den Lieferanten von Nutzen sein, damit es akzeptiert wird. Das Ziel ist es, schnell effizienter zu werden, um sich mit den noch offenen dringenden Problemthemen befassen zu können. Die Digitalisierung sollte kein aufwendiges Mammutprojekt sein, sondern schnell und einfach erfolgen. Einfachheit und Effizienz haben oberste Priorität. Das Tool sollte ohne Schulung nutzbar und intuitiv bedienbar sein, um hohe Nutzerakzeptanz sicherzustellen. Komplizierte und zeitaufwendige Prozesse werden vom System übernommen und befreien den Nutzer davon.

Die Anpassungsfähigkeit des Tools an die Bedürfnisse des Unternehmens, der Einkäufer/-innen und der Lieferanten ist von entscheidender Bedeutung. Die Sprache muss flexibel an die Lieferanten und das Unternehmen anpassbar sein. Ebenso sollte das Anfragesystem Anhänge aller Art und vor allem jeder Dateigröße verarbeiten und versenden können.

Anbindung an Bestellsysteme (ERP)

Die digitale Anbindung an Bestellsysteme ist wichtig. Das Anfragesystem sollte eine einfache Möglichkeit bieten, Daten zu übergeben, beispielsweise in Form von XML-Dateien. Dadurch können Daten aus dem Anfragetool ohne zusätzliche Tipparbeit und Systembrüche direkt im Bestellsystem genutzt werden. Ebenso sollten natürlich auch Daten aus dem Bestellsystem einfach in das Anfragetool übernommen werden können.

Projekt-/Sammelanfragen

Um den größtmöglichen Nutzen bei großen Projekten oder gesammelt auftretenden Bedarfen zu erzielen, sollten auch Projektanfragen möglich sein, bei denen ein zusätzlicher Projektrabatt abgefragt wird.

Vertretung und Transparenz

Und mit einer der wichtigsten Vorteile eines Anfragesystems ist natürlich die Transparenz und problemlose Vertretbarkeit von Kolleg/-innen. Die heute übliche Vorgehensweise über E-Mail anzufragen, wirft große Probleme auf, wenn ein(e) Mitarbeiter/in ad hoc fehlen zum Beispiel durch Krankheit. Ein Zugriff auf den Mail-Account ist nicht möglich, somit besteht keine Möglichkeit, den aktuellen Stand abzufragen beziehungsweise weiter zu bearbeiten. Und auch ein späterer Zugriff ist damit nicht möglich, daher sollten alle Vorgänge in einem Anfragesystem im Hintergrund archiviert werden, um spätere Nachverfolgungen zu ermöglichen.

ExprAn verfolgt die Philosophie, dass nicht die IT bestimmen sollte, was in einem Anfragesystem möglich ist, sondern die Einkäufer/-innen sollten festlegen, was es können muss. ExprAn wurde in der Praxis für die Praxis entwickelt, um die fortschreitende Digitalisierung hier optimal zu nutzen. Daher setzt es all die oben angesprochenen Punkte um und es werden auch ständig weitere Ideen von Einkäufern/-innen integriert. Die Welt entwickelt sich rasant weiter. Um nicht abgehängt zu werden, müssen neue Wege beschritten werden. Die Digitalisierung im Einkauf bietet die Möglichkeit, aus einem bereits starken Einkauf eine noch effizientere Abteilung zu machen. Durch die Automatisierung von Prozessen können Unternehmen Kosten senken, gleichzeitig die Qualität und Versorgung sicherstellen. ExprAn ist der Weg in die Zukunft des Einkaufs 5.0.