Arbeitszeit sparen durch Controlling-Software für die Unternehmens- und Finanzplanung

Der Arbeitsmarkt entwickelt sich seit vielen Jahren von einem Arbeitgeber- zu einem Arbeitnehmermarkt: Betriebe suchen Personal, bekommen freie Stellen jedoch nicht besetzt. Viele Branchen benötigen händeringend Fachkräfte und leiden an Personalengpässen. Besonders eklatant ist der Mangel in Sozialberufen wie Erziehung, Kinderbetreuung und Altenpflege, wie die Statistik des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) in Köln zeigt. Doch auch im Einzelhandel, in MINT-Berufen sowie im Handwerk fehlen qualifizierte Mitarbeiter.

Ein Trend, der die Entwicklung zusätzlich verschärft, ist der Wunsch nach einem ausgewogenen Arbeit-Freizeit-Verhältnis, nach sogenannter Work-Life-Balance. Laut einer weiteren Umfrage aus dem Jahr 2022, in Auftrag gegeben vom Haftpflichtverband der Deutschen Industrie (HDI), befürwortet ein wachsender Anteil von Angestellten eine Vier-Tage-Woche und ist bereit, dafür finanzielle Einbußen hinzunehmen. Mit fast einem Viertel der Befragten wünschen sich vor allem Mitarbeiter in der Industrie eine Reduktion ihrer Wochenarbeitszeit, gefolgt von den Branchen IT und Kommunikation, Lehre, Bau, Architektur und Gebäudetechnik.

Jedem Mitarbeiter, der es sich leisten kann, sei die Vier-Tage-Woche gegönnt. Arbeitgeber aber müssen ein Fünftel der sonst zur Verfügung stehenden Arbeitszeit kompensieren, sofern kein Zehn-Stunden-Tag eingeführt wird. Bei spezialisierten, arbeitsteiligen Berufen dürfte der tatsächliche Verlust wertschöpfender Arbeitszeit sogar noch größer sein: durch höheren Abstimmungsbedarf mit Kollegen, Geschäftspartnern und Kunden sowie durch ein ungünstigeres Verhältnis von Produktiv- zu Rüstzeiten. Der Verlust an Arbeitszeit von 20 Prozent und mehr ist daher ein heftiger Einschnitt in die Produktivität und muss betriebswirtschaftlich erst einmal aufgefangen werden.

Auch das in Freiburg ansässige Softwareunternehmen Kern AG steht vor den beschriebenen Herausforderungen. CEO Eckhard Moos konstatiert: "Hinter der Aufmunterung zur Work-Life-Balance steht faktisch der Trend „vom Work zum Life“ mit dem Effekt, dass bei konstantem Headcount das kumulierte FTE sinkt." FTE oder Full Time Equivalent bezeichnet das rechnerische Äquivalent zur Arbeitsleistung einer Vollzeitarbeitskraft.

Diese teils heftigen Einschränkungen registrieren nicht nur die Kern AG selbst, sondern auch ihre weltweit über 300 Kunden unterschiedlichster Branchen und Größen, darunter bekannte Namen wie ADAC, adidas, Migros, RWE und WMF. All diese Unternehmen müssen auf die Veränderungen am Arbeitsmarkt reagieren.

Als einen Baustein, um die Produktivität von Firmen auch bei verringerten Arbeitszeiten hoch zu halten, entwickelten die Freiburger Spezialisten die Software Allevo. Das Controllingtool ermöglicht die direkte Integration einer Excel- oder Web-Benutzeroberfläche in das bereits genutzte SAP-System der Kunden. Damit entfällt die übliche manuelle Datenübertragung zwischen SAP und Excel mitsamt Buchungsfehlern und Aufwand für doppelte Datenpflege. Die Verwaltung findet direkt und zentral in SAP statt, wobei die firmeneigenen Berechtigungseinstellungen berücksichtigt werden.

Allevo stellt insbesondere für die Bereiche Finanzen, Controlling und Logistik eine immense Erleichterung dar. Die Planung von Kostenstellen, das Erstellen von Bilanzen, die Verwaltung von Preisen, prozentualen Abschlägen oder Lieferzuschlägen sowie das Verfassen von Reportings und zahlreiche weitere Prozesse bei der Unternehmensplanung konnten bei den Kunden der Kern AG um bis zu 85 Prozent beschleunigt werden.

Die beeindruckende Produktivitätssteigerung verdankt sich dem Know-how der Kern AG aus über 25 Jahren Softwareentwicklung und der Erfahrung aus tausenden SAP- und Excel-Projekten. Deren Resultate wurden nach den Kriterien der Process Intelligence modelliert und für Allevo optimiert: "Wir geben unseren Kunden ein Instrument in die Hand, mit dem sie viel mehr Aufgaben in der gleichen Zeit oder dieselben Aufgaben in weniger Zeit erledigen können", bringt Eckhard Moos den Gewinn durch die Software auf den Punkt.